Thema: (Büro-) Organisation – Teil 1 von 3

Organisation ist die konsequente Einhaltung von Standards und eine optimale Grundlage für nachhaltigen Geschäftserfolg.

Chaos, schlampiges Arbeiten, das Suchen von Dateien und Unterlagen sowie eine schlechte Organisation, mindern nicht nur die Auskunfts- und Servicefähigkeit eines Unternehmens, sondern verursachen auch überflüssige Kosten und einen enormen Imageschaden. Den Unternehmen kostet das Hinnehmen von Unordnung und strukturlosem Vorgehen jährlich Hunderttausende von EUROS.

Nicht nur der Schreibtisch, sondern Ihr gesamtes Büro/Betätigungsfeld sollte eine professionelle Arbeitsatmosphäre ausstrahlen. Dabei gilt: Je ordentlicher desto besser. Jeder einzelne Raum sollte „Augenschön“ sein, also auf den ersten Blick angenehm und aufgeräumt wirken. Ein Büro ist keine Baustelle. Berge von Ausdrucken, Geschäftsdokumenten, Notizen, (Fach-) Zeitschriften etc. stellen gefährliche Informationsgräber dar, vor allen Dingen, wenn die Stapel überwiegend aus Unterlagen zu längst erledigten Aufträgen, Werbesendungen oder bloß “interessanten” Zeitungsartikeln bestehen.
Überquellende Schreibtische mit Aktennotizen im Papierstapel, Post-it-Terror, angefangene Arbeiten, offen herumliegende Aktenordner, Essensreste, Getränkeflaschen, Kaffeetassen, verstreute Schreibutensilien, Unterlagen auf dem Fußboden verteilt usw. usw., vermitteln kein Vertrauen in Ihre Arbeitsorganisation.

Trotz digitaler Arbeitsplätze kämpfen (Büro-) Menschen nach wie vor gegen das tägliche Chaos, das sie selbst fabrizieren. In den Augen des Betrachters: Vermittlung von Schlampigkeit! Stellt sich die Frage: Nur auf dem Schreibtisch, oder auch in der Arbeit, im Projekt, in der Aufgabenerfüllung …? Lassen Sie nicht zu, dass das Märchen vom „kreativen Chaos” Ihr Leben bestimmt.

Im hektischen Büroalltag kann man schnell den Überblick verlieren. Unter hoher Arbeitsbelastung bleibt oft zu wenig Zeit, den Arbeitstag so zu strukturieren, dass Projekte, Aufgaben, Termine und Besprechungen übersichtlich bleiben. Dabei ist mangelnde Organisation Sand im Arbeitsgetriebe.
Hinzu kommen „Aufreger“ wie ein ungünstiges Arbeitsumfeld, mangelhafte Zusammenarbeit, schlechte Organisation und chaotische Zustände der Arbeitsplätze manch Ihrer KollegenInnen und Chefs. Immer öfter wird über die Notwendigkeit geklagt, einen Teil der eigenen Arbeitszeit mit dem Auffangen von Schlamperei und der schlechten Organisation anderer verbringen zu müssen. Man leistet Schadensbegrenzung für das Unternehmen (Gedankt wird es selten), für Chaos, das andere verursachen, für die unternehmerisches, ganzheitliches Denken und organisatorisches, strukturiertes Arbeiten scheinbar nicht existieren, oder für überflüssig gehalten wird.

Was heißt Organisation? Darüber gibt es Hunderte von Büchern, Abhandlungen und Vorträge.
Einfach: Organisation ist Bewerkstelligung – planmäßig gestalten, ordnen, einrichten, aufbauen.
Im Begriff “Organisation” steckt die griechische Wurzel “organon”, was so viel bedeutet wie “Hilfsmittel, Werkzeug”. Das mag uns daran erinnern, was Organisation wirklich sein soll: Sie soll nicht im Mittelpunkt stehen, sondern Werkzeug sein, Hilfsmittel, um Arbeiten, Probleme und Aufgabenstellungen leichter, schneller und effizienter lösen zu können.
Organisation verlangt Methode, Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Fleiß, Sparsamkeit, Ordnung, Takt, Wissen und die Fähigkeit, die Mittel den Zwecken anzupassen.

Man liest regelmäßig, dass mangelnde Ordnung in Büros 20 – 30 % Zeitverlust verursachen, da lange nach Unterlagen oder Arbeitsmitteln gesucht werden muss. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Ordnung im Büro einen massiven Zeitgewinn bringt. Häufig kommt das Argument zum Tragen, dass man keine Zeit zum Ordnung schaffen hat, da es so viel zu tun gäbe. Es stimmt, dass kurzfristig oft die Zeit fehlt. Langfristig kostet Unordnung aber mehr Zeit als das Aufräumen kurzfristig gekostet hätte.

Auf die Verschwendung in schlecht organisierten Büros entfallen nahezu jährlich 70 Tage, an denen man selber bzw. die Angestellten “sinnlose Dinge treiben”. Ein Schreckensbefund für alle Personalchefs. Mehr noch: Ein chaotischer Arbeitsplatz kann ein “Karrierekiller” sein. Geschäftsführer größerer Unternehmen in Deutschland sehen einen direkten Zusammenhang zwischen “Ordnung und Produktivität”. Ordentliche Mitarbeiter werden bei Beförderungen bevorzugt.

Die Fähigkeit Organisation zu lernen
und das Gelernte schnell in Taten umzusetzen,
ist ein ultimativer Wettbewerbsvorteil.

Wer meint, sein übervoller Schreibtisch signalisiere besonders gute Auslastung, der ist auf dem Holzweg. Denn die Signalwirkung ist eine andere: „Hier arbeitet ein Papier-Messie mit Sammelwut und Dokumenten-Nostalgie“, oder schlimmer noch: „Was für ein Chaot, wie kann der/die noch produktiv arbeiten …? Außerdem erzeugen unordentliche Räume Misstrauen bei fremden Besuchern. Ein sauberes Erscheinungsbild weckt Vertrauen in die Kompetenz und Zuverlässigkeit. Studien belegen, dass ordentliche Menschen generell bessere Anstellungs- und schließlich Aufstiegschancen haben, weil ihnen mehr Entscheidungsfreude zugetraut wird. Denn versäumte Termine, verschlampte Unterlagen und fehlender Zugriff auf wichtige Informationen kosten nicht nur Geld und Nerven, sondern vergraulen früher oder später auch Kunden und Geschäftspartner.

Ein ordentlicher Schreibtisch und ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld fördert also nicht nur die Effizienz, sondern steigert auch die Karrierechancen.

Erkenntniswert:
So sehen uns Besucher, Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter oder der Chef.
Produktionsgewinne von bis zu 20 % sind durch geordnete Schreibtische zu erreichen.

• Erhöhte Arbeitszufriedenheit
• Reduzierte Personalkosten
• Gesenkte Verwaltungskosten
• Verbesserte Übersicht
• Optimierte Teamarbeit
• Zeitgewinn durch geprüfte Methoden
• Raumgewinn durch schlanke Organisationsmittel

Ein übersichtlicher Schreibtisch, ein halbwegs aufgeräumtes Büro, oder auch eine ordentliche Werkstatt, dienen der Gefahrenabwehr und setzen zugleich auch positive Energien frei!

“Ästhetik der Ordnung” wirkt entlastend, befreiend und ist dem konzentrierten Arbeiten zuträglich:

• Sie sind weniger abgelenkt und erledigen einzelne Aufgaben zügiger.
• Sie haben einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben.
• Sie sehen sich nicht vor bedrohlichen, unüberwindlich wirkenden Bergen von Anforderungen.

„Wer sich nicht selbst organisiert, dem rückt das Chaos die Möbel.“

Jede Sache braucht ihren festen Platz. Und nach Gebrauch legen Sie es auch genau an diesen Platz zurück.

Haben Sie solche Worte auch schon einmal gehört? „Oh … wie sieht es denn hier im Büro aus..?” Weil

– sich dauerhaft Papierstapel bilden,
– Zettel und Unterlagen auf Schreibtisch und Boden umherfliegen,
– loses Papierwerk in Regalen verstreut ist,
– Kaffeetassen, Getränkeflaschen, Essensreste etc. Ihren Arbeitsplatz zieren,
– Sie Dokumente nicht wiederfinden,
– Sie den Überblick über Ihre Termine und Aufgaben verlieren,
– Sie keine Zeit mehr für Ihre Kernaufgaben haben,
– Sie sich dauerhaft gestresst und unter Zeitdruck fühlen,
– Sie Ihre wertvolle Zeit mit Suchen verschwenden müssen!

Das Leben ist zu kurz, um es mit Suchen zu verbringen! Vergeuden Sie nicht weiter Ihre wertvolle Energie! Lassen Sie nicht zu, dass das Märchen vom „kreativen Chaos” Ihr Leben bestimmt. Heute ist der Tag, an dem Sie den entscheidenden Schritt machen können, um mit professioneller Ordnung und Organisation wieder die vollständige Kontrolle zu übernehmen.

Was motiviert Sie? Wie kommen Sie “in Fluss” und gehen mit mehr Leichtigkeit an ungeliebte, aber notwendige Tätigkeiten heran? Finden Sie Ihren “Motivationsschlüssel”! Dann bleibt Ihnen mehr Zeit für all das, was das Leben für Sie lebenswert macht. Sind Sie “Volltischler” oder “Leertischler”? Es gibt ja nach wie vor die Sorte Büro-Arbeiter, die behauptet, “Herr ihres Chaos” zu sein. Doch Kreativität lässt sich am besten in klingende Münze umsetzen, wo Sie Dank geordneter Verhältnisse alles schnell im (Zu-) Griff haben. Auch wenn Sie ein Aufräum-Muffel sind, sollten Sie sich regelmäßig Zeit für den “Büroputz” nehmen. Sie werden staunen, wie zügig Ihnen die Arbeit von der Hand geht, wenn Sie nicht erst zeitaufwendig Ihre Unterlagen suchen müssen.

Teil 2 folgt – Tipps für eine effiziente Büroorganisation