1 Von der E-Mail-Manie zum professionellen E-Mail-Umgang.

11. November 2017 0
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Teil 1

Mehr und mehr Unternehmen sehen sich mit Klagen ihrer Mitarbeiter konfrontiert. Der stetige Anstieg des zu bewältigenden E-Mail-Aufkommens, gleichzeitig mit dem Verlangen nach permanenter Erreichbarkeit, führt zur Überlastung der Mitarbeiter. Unter dem Schlagwort „Digitaler Stress“ ist dieses Thema schon länger ein Dauerbrenner.

E-Mails gehören mittlerweile zu den größten Zeitfressern und Produktivitätskillern. Die stets größer werdende E-Mail-Flut führt dazu, dass immer weniger Zeit für das Wesentliche bleibt, nämlich für produktive Arbeit. Mit der E-Mail, so das pessimistische Fazit der Fachzeitschrift PC- Welt, habe »die Computerindustrie ein Monster in die Welt gesetzt, und wollte doch nur ein Heinzelmännchen schaffen«.

Beim Blick ins E-Mail-Fach kann es einen manchmal schon gruseln. Eine neue Nachricht nach der anderen landet im Posteingang. Alte sind noch nicht beantwortet oder bereits vergessen. Man kommt mit der Bearbeitung nicht hinterher und verliert den Überblick. Das Ergebnis: Das ständige Senden und Empfangen setzt uns unter Stress. Aber das ist nicht nötig! E-Mails sind kein Teufelszeug: Man muss nur mit ihnen umgehen können.

Bis zu 100 E-Mails empfängt und verschickt ein Arbeitnehmer pro Tag – und die Zahl wird künftig noch weiter steigen. Bestimmt erhalten auch Sie täglich mehr E-Mails, als Ihnen lieb ist. Aber wie können Sie am besten mit dieser Nachrichten-Schwemme umgehen?

Die Lösung heißt Selbstorganisation. Und das geht so: 

  1. Sie selbst haben Einfluss darauf, wie viele E-Mails Sie bekommen!
  2. Benachrichtigungsfunktion ausschalten! Bearbeitungszeiten festlegen!
  3. Von Überflüssigem konsequent trennen! Nicht zum Datenmessie werden!
  4. Die aktuellste E-Mail immer zuerst lesen!
  5. Mails in Ordner/Verzeichnisse sortieren!
  6. Inhalte klar formulieren!
  7. Mehr direkte Absprachen! Oft klärt man schneller per Telefon!
  8. Jede E-Mail sollte wie ein offizielles Schreiben auf Papier behandelt werden!
  9. Wichtig: Die Betreff-Zeile!!!
  10. Richtiger Umgang mit dem „cc“-Feld!
  11. Anlagen nur verschicken, wenn es wirklich nötig ist!
  12. Knigge im täglichen E-Mail-Verkehr! Basics werden leider oft missachtet!
  1. Sie selbst haben Einfluss darauf, wie viele E-Mails Sie bekommen!
    Senden Sie selbst weniger Mails und schränken Sie den Kreis der Empfänger ein. Widerstehen Sie der Versuchung, Nachrichten nur mit einem Wort zu schicken, wie z. B. »Danke«! Benutzen Sie den »Allen antworten«-Button nicht! Es sei denn, es müssen wirklich alle wissen, was Sie zu sagen haben. Verlassen Sie sich nicht auf E-Mails, um große Entscheidungen zu treffen oder komplexe Probleme zu lösen. Das führt nur zu einem endlosen Hin und Her. Lernen Sie zu unterscheiden, welche Dinge Sie besser persönlich klären oder per E-Mail. Indem Sie selbst ein gutes E-Mail-Management anwenden, werden Sie andere ermutigen, nur E-Mails zu schicken, wenn es wirklich nötig und angebracht ist.
  2. Benachrichtigungsfunktion ausschalten und Bearbeitungszeiten festlegen!
    E-Mail dient Ihnen, nicht umgekehrt. Schalten Sie den Alarm, die automatische Meldung bei ständig ankommenden Nachrichten aus, damit Sie nicht immer wieder aus Ihrem Arbeitsrhythmus, aus Ihrer Konzentration gerissen werden. Bündeln Sie Ihre E-Mail-Bearbeitung und legen Sie Zeiten fest, in denen Sie Ihren Posteingang bearbeiten. Bestimmen Sie die Zeiten selbst, zu denen Sie E-Mails beantworten. Das kann 1x in der Stunde oder 2x am Tag sein, je nach Job und Aufgabe. Am besten reservieren Sie morgens und abends eine entsprechende Zeit in Ihrer Tagesplanung. Widerstehen Sie der Versuchung, ständig das Postfach aufzurufen. Wir brauchen klar definierte (Arbeits-) Pausen.
  3. Von Überflüssigem konsequent trennen! Werden Sie nicht zum Datenmessie!
    Falls Sie Hunderte von E-Mails in Ihrem Posteingang, in Gesendete, Gelöschte und Unterordnern »bunkern« – bitte sofort aufräumen!!! Sicherlich wollen Sie nicht den Eindruck erwecken, ein Datenmessie zu sein … oder? An Ihrem Haus haben Sie mit Sicherheit auch nicht Dutzende von Briefkästen, in denen Sie ab und zu Ihre Post sortieren, oder schlimmer noch, tage- und wochenlang aufbewahren.
    Filtern Sie unerwünschte Absender direkt heraus. Bestellen Sie Rundbriefe und unnötige Nachrichten ab.
    Vermeiden Sie nach Möglichkeit, sich in cc setzen zu lassen.
    Newsletter kündigen oder nach dem Lesen sofort zuordnen oder löschen.
    Benachrichtigungen von (sozialen) Netzwerken per Mail abstellen.
    Übersichtliche Struktur (nicht zu viele Unterordner!) in Outlook anlegen, um Mails zu sortieren. Besser noch, sie sofort in ein festgesetztes Laufwerk / Verzeichnis kopieren und Mail dann löschen.
    Denken Sie daran, Ihr Postfach regelmäßig aufzuräumen bzw. zu löschen! Unterordner, Posteingang, Gesendete und Gelöschte Objekte, und dann außerhalb der Tagesarbeit zu komprimieren. Das räumt nicht nur auf, sondern macht das Postfach zusätzlich kleiner und schneller. Wenn Sie das nicht tun, wird Ihr Postfach irgendwann überlaufen und nichts geht mehr. Sie benötigen dann bedeutend mehr wertvolle Arbeitszeit, als für das konstante Aufräumen!
  4. Die aktuellste E-Mail immer zuerst lesen und E-Mail nur 1 x öffnen!
    Ist die Mail geöffnet sofort eine Entscheidung treffen, was damit zu tun ist. Auf der Stelle ausdrucken, oder beantworten, oder weiterleiten, oder in Ordner kopieren und/oder löschen. Erinnerung in den elektronischen Kalender eintragen, was Sie später (Wiedervorlage) bearbeiten wollen. Setzen Sie sich dazu Termine! Alles, was nicht binnen 10 Minuten bearbeitet werden kann, wird terminiert. Der Absender erhält noch am selben Tag des Posteingangs eine Antwort, bis wann der Inhalt der Mail bearbeitet wird. Z. B.: »Sie erhalten die gewünschten Unterlagen bis kommenden Freitag um 14.00 Uhr.« Dass man sich daran hält, versteht sich von selbst. Im Posteingang sollten am Ende eines Tages gar keine, oder nicht mehr als 3 E-Mails sein!
  5. Mails in Ordnern/Verzeichnisse sortieren!
    Ein- und ausgehende Mails werden grundsätzlich nach den Richtlinien des Unternehmens entsprechend gespeichert. Für die Bearbeitung/Sortierung der Mails können Sie sich in Ihrem Postfach (nicht zu viele) sinnvolle Unterordner einrichten, in die neue Nachrichten verschoben werden. Welche Ordner nötig sind, überlegt sich jeder selbst, je nachdem, welchen Job und welche Aufgaben er hat. Der Posteingang sollte aufgeräumt und in diese Ordnerstruktur einsortiert werden. Damit nicht bald wieder Chaos herrscht, muss man das Sortieren beibehalten. Nichtdestotrotz müssen wichtige Mails aber entsprechend den Firmenrichtlinien (zusätzlich) in das festgelegte Laufwerk/Verzeichnis kopiert/eingestellt werden, damit andere Mitarbeiter im Netz, zur Erfüllung ihrer Aufgaben, Zugriff auf diese Daten haben. Da kein anderer an Ihr Postfach kann, liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihren E-Mail-Schriftverkehr dementsprechend zugänglich zu machen, damit dem Unternehmen kein Schaden durch Vorenthalten von Informationen entsteht. Ihr Firmen-E-Mail-Postfach ist kein Aktenschrank und kein isolierter Datenspeicher!
  6. Inhalte klar formulieren! Formulieren Sie immer sorgfältig!
    Inhalte einer E-Mail sind oft unklar formuliert. Also muss man nachfragen, was wieder per E-Mail erfolgt. Missverständliche Formulierungen wie: »Könnten Sie bitte …?« sollten durch klare Ansagen wie: »Bitte erledigen Sie folgenden Auftrag bis zum …« ersetzt werden. Je klarer, desto weniger Missverständnisse, denn die E-Mail bietet weder Mimik noch Gestik, sondern nur Text. So kann einiges hineingelesen werden, was gar nicht gemeint ist. Es kommt darauf an, wie eine E-Mail verfasst ist! Am besten kurz, informativ, mit klarem Betreff, sofort zur Sache kommend, ohne Schnickschnack und unverständliche Abkürzungen. Wenn Sie beim Formulieren die wichtigsten E-Mail-Regeln befolgen, hat Ihre elektronische Post beim Empfänger garantiert gute Karten. Alle Zeit, die Sie darauf verwenden, eine E-Mail klar und deutlich zu formulieren, ist gut angelegt. Sie sollten sich diese Zeit nehmen, wie Sie es auch bei einem Brief auf Papier tun würden. Ein Sachverhalt = 1 E-Mail. Mehrere Sachverhalte = mehrere E-Mails. So wird nichts vergessen. Setzen Sie Textbausteine und Muster-E-Mails ein, wenn es nur um kurze Mitteilungen geht, und Sie ein Routineschreiben vertreten können.

Teil 2 folgt

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