Thema: Büro-Organisation – Teil 2 von 3 (Teil 1)
Tipps für eine effiziente Büroorganisation:
- Räumen Sie Ihren Schreibtisch bzw. Ihre Arbeitsfläche soweit leer, dass nur die notwendigen Arbeitsgeräte stehenbleiben bzw. die im Moment zu bearbeitenden Unterlagen vorliegen. (Papierberge auf dem Schreibtisch sind Energieblockaden!) Entfernen Sie alle Gegenstände, die Sie nicht täglich brauchen, von Ihrem Schreibtisch und geben Sie ihnen einen anderen festen Platz. Achten Sie darauf, dass die Dinge, die Sie täglich benötigen, ihren festen Platz auf Ihrem Schreibtisch haben und im Laufe des Tages behalten.
- Vermeiden Sie, dass ganze Ordner auf Ihrem Schreibtisch deponiert werden. Warum sollten Sie sich mit einem ganzen Ordner belasten, wenn sich Ihre Aufgabe nur auf ein einziges, in dem Ordner befindliches Blatt bezieht? Machen Sie von diesem Blatt eine Arbeitskopie und stellen Sie den Ordner zurück an seinen Platz. So halten Sie Ihren Schreibtisch frei von unnötigem Ballast und können gleich mit dem Wesentlichen beginnen.
- Entmüllen Sie regelmäßig Ihre Unterlagen und fragen Sie sich bei jedem Dokument: Brauche ich das noch? Wenn ja: Wofür und wann? Wann habe ich es zuletzt benutzt? Welcher Aufwand wäre es, das Dokument neu zu beschaffen?
- Eliminieren Sie alles aus Ihrem Arbeitsalltag, was unnötig geworden ist. Durchdenken Sie dazu regelmäßig alle Ihre Arbeitsabläufe. Sind sie so überhaupt noch nötig? Denn Zeitdruck ist oft unnötig und hausgemacht, wenn Sie sich mit Dingen beschäftigen, die nicht (mehr) getan werden müssen.
- Richten Sie Ablagefächer/Plastikkörbchen ein! Beschriftung z. B.: »Eingang«, »in Bearbeitung«, »Ausgang«, »Ablage«, und sortieren Sie die (eingehenden) Unterlagen sofort ein. Wiedervorlagen kommen in die Wiedervorlage (digital oder als Mappe), die täglich durchzusehen ist.
- Verwenden Sie für die Archivierung Ordner. Rückenschilder werden grundsätzlich so beschriftet (leserlich gedruckt), dass jeder erkennt, was sich darin befindet. Unbeschriftete Ordner, handschriftlich bekritzelte oder überfüllte Ordner sind zu vermeiden. Mit Registern und Trennstreifen können Sie den Inhalt der Ordner nach Themen unterteilen.
- Führen Sie Ihre Aufgabenliste möglichst im PC – so kann auf dem Schreibtisch nichts “untertauchen”. Outlook hält dafür die recht komfortable Option “Aufgaben” bereit. Sie können Aufgaben eintragen und diesen ein Datum und eine Uhrzeit zuweisen. Wenn Sie das Kästchen “Erinnerung” aktivieren, zeigt Outlook Ihnen beim Programmstart gleich alle fälligen und überfälligen Aufgaben an. Ebenso kann man Aufgaben auch z. B. in den Outlook-Terminkalender eintragen.
- Achten Sie auf die korrekte, lückenlose Führung Ihres Terminkalenders (ob jetzt in Outlook oder anderer digitaler Form). Termine und Uhrzeiten von … bis, ob im Hause oder außer Haus oder Urlaub o. a. Dies ist nicht nur für die Strukturierung Ihres Tagesablaufs notwendig, sondern dient Ihnen auch als Nachschlagewerk bei späteren Recherchen, und ist außerdem eine wichtige Informationsquelle für Mitarbeiter, die darauf zugreifen können/müssen. Nichts ist peinlicher als die Auskunft: „Wir wissen nicht wo Herr/Frau X ist …“. Es spricht nicht für Stil, Sie suchen zu müssen und erweckt den Eindruck, von mangelndem Teamgeist und fehlenden Grundkenntnissen der Organisation. Aber selbst bei noch so perfekter Tagesplanung können Sie Unvorhergesehenes nicht vermeiden. Kalkulieren Sie deshalb einen Zeitblock (Pufferzeiten) für solche nicht planbaren Ereignisse ein. Verläuft der Tag doch nach Plan, nutzen Sie diese Zeitblöcke für Ihre ganz persönliche Entspannung.
- Machen Sie am Abend eine Liste mit den Aufgaben für den nächsten Tag. Wenn Sie dann eine Liste mit z. B. 10 Punkten haben, suchen Sie die 2 Punkte heraus, die am wichtigsten sind. Setzen Sie diese beiden Aufgaben ganz nach oben auf die Liste und nehmen Sie diese beiden Punkte am nächsten Morgen sofort in Angriff, ohne sich vorher mit etwas anderem zu beschäftigen.
- Klotzen Sie am Dienstag richtig ran. Den Dienstag sollte niemand mit unwichtigen Routinearbeiten verbringen oder gar vertrödeln. An diesem Wochentag geht die Arbeit am leichtesten von der Hand. Nach dem für viele Menschen unproduktiven Montag, an dem man am besten nur Routineaufgaben anpacken sollte, läuft der Organismus am Dienstag zu seiner absoluten Höchstform auf. Nur am Donnerstag verspricht der menschliche Biorhythmus noch einmal einen ähnlichen Produktivitätsschub, wenn auch nicht mehr ganz so stark.
- Beherzigen Sie den Grundsatz: “Eine Arbeit ist erst dann beendet, wenn ihre Spuren beseitigt sind.” Beispiel: Sie haben eine Präsentation fertiggestellt, bei der Sie zahlreiche Tabellen und Statistiken brauchten, die Ihnen in Papierform vorlagen. Ihr Arbeitsplatz sieht dementsprechend voll aus. Die Spuren der Arbeit zu beseitigen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Gleichzeitig schaffen Sie Platz für Ihre nächste Aufgabe, bei der Sie nicht von unnützem Durcheinander abgelenkt werden.
