Aktualisiert August 2023 – Thema: Büro-Organisation – Teil 2 von 3
Teil 1 Organisation ist die optimale Grundlage für nachhaltigen Geschäftserfolg.
Beherzigen Sie den Grundsatz: „Eine Arbeit ist erst dann beendet, wenn ihre Spuren beseitigt sind.“ Ordnung auf dem Schreibtisch steigert enorm Ihr Wohlbefinden und Ihre Karrierechancen. Nachstehend jede Menge Tipps für eine effiziente (Büro-) Organisation:
- Räumen Sie Ihren Schreibtisch bzw. Ihre Arbeitsfläche soweit leer, dass nur die notwendigen Arbeitsgeräte stehenbleiben bzw. die im Moment zu bearbeitenden Unterlagen vorliegen. (Papierberge auf dem Schreibtisch sind Energieblockaden!) Entfernen Sie alle Gegenstände, die Sie nicht täglich brauchen von Ihrem Schreibtisch und geben Sie ihnen einen anderen festen Platz. Achten Sie darauf, dass die Dinge, die Sie täglich benötigen, ihren festen Platz auf Ihrem Schreibtisch haben.
- Vermeiden Sie, dass ganze Ordner auf Ihrem Schreibtisch deponiert werden. Warum sollten Sie sich mit einem ganzen Ordner belasten, wenn sich Ihre Aufgabe nur auf ein einziges in dem Ordner befindliches Blatt bezieht? Machen Sie von diesem Blatt eine Arbeitskopie und stellen Sie den Ordner zurück an seinen Platz. So halten Sie Ihren Schreibtisch frei von unnötigem Ballast und können gleich mit dem Wesentlichen beginnen.
- Entmüllen Sie regelmäßig Ihre Unterlagen und fragen Sie sich bei jedem Dokument: Brauche ich das noch? Wenn ja: Wofür und wann? Wann habe ich es zuletzt benutzt?
- Eliminieren Sie alles aus Ihrem Arbeitsalltag was unnötig geworden ist. Durchdenken Sie dazu regelmäßig Ihre Arbeitsabläufe. Sind die Utensilien, Unterlagen etc. überhaupt noch nötig? Denn Zeitdruck ist oft unnötig und hausgemacht, wenn Sie sich mit Dingen beschäftigen, die keinen Nutzen mehr haben bzw. nicht mehr zu erledigen sind.
- Richten Sie Plastikfächer/-boxen auf Ihrem Schreibtisch ein. Beschriftung beispielsweise »Posteingang«, »in Bearbeitung«, »Ausgang«, »Ablage«, und sortieren Sie die eingehenden Unterlagen sofort ein. Wiedervorlagen kommen in die Wiedervorlage (digital oder als Mappe), die täglich durchzusehen ist.
- Verwenden Sie für die Archivierung Ordner. Rückenschilder werden grundsätzlich so beschriftet (leserlich gedruckt), dass jeder Zugriffsberechtigte erkennt was sich darin befindet. Unbeschriftete Ordner, handschriftlich bekritzelte oder überfüllte Ordner sind ein No-Go! Mit Registern und Trennstreifen können Sie den Inhalt der Ordner unterteilen. Vertrauliche Ordner gehören eingeschlossen.
- Führen Sie Ihre Aufgabenliste möglichst im PC – so kann auf dem Schreibtisch nichts “untertauchen”. Outlook beispielsweise hält dafür die Option “Aufgaben” bereit. Sie können Aufgaben eintragen und diesen ein Datum und eine Uhrzeit zuweisen. Wenn Sie das Kästchen “Erinnerung” aktivieren, zeigt Outlook Ihnen beim Programmstart gleich alle fälligen und überfälligen Aufgaben an. Ebenso kann man Aufgaben auch in einen digitalen Terminkalender eintragen.
- Achten Sie auf die korrekte, lückenlose Führung Ihres digitalen Terminkalenders. Termine und Uhrzeiten von – bis, ob im Hause oder außer Haus oder Urlaub o. a. Dies ist nicht nur für die Strukturierung Ihres Tagesablaufs notwendig, sondern dient Ihnen auch als Nachschlagewerk bei späteren Recherchen. Außerdem ist er eine wichtige Informationsquelle für Mitarbeiter/innen, die darauf zugreifen können/müssen. Nichts ist peinlicher als die Auskunft: „Wir wissen nicht wo Herr/Frau X ist.“ Es spricht nicht für Stil, Sie suchen zu müssen und erweckt den Eindruck von mangelndem Teamgeist und fehlenden Grundkenntnissen der Organisation. Aber selbst bei noch so perfekter Tagesplanung können Sie Unvorhergesehenes nicht vermeiden. Kalkulieren Sie deshalb einen Zeitblock (Pufferzeiten) für solche nicht planbaren Ereignisse ein. Verläuft der Tag doch nach Plan, nutzen Sie diese Zeitblöcke für Ihre ganz persönliche Entspannung.
- Machen Sie am Abend eine Liste mit den Aufgaben für den nächsten Tag. Wenn Sie dann eine Liste beispielsweise mit 10 Punkten haben, suchen Sie die zwei Punkte heraus, die am wichtigsten sind. Setzen Sie diese beiden Aufgaben ganz nach oben auf die Liste und nehmen Sie sie am nächsten Morgen sofort in Angriff, ohne sich vorher mit etwas anderem zu beschäftigen.
- Klotzen Sie am Dienstag richtig ran. Den Dienstag sollte niemand mit unwichtigen Routinearbeiten verbringen oder gar vertrödeln. An diesem Wochentag geht die Arbeit am leichtesten von der Hand. Nach dem für viele Menschen unproduktiven Montag, an dem man am besten nur Routineaufgaben anpacken sollte, läuft der Organismus am Dienstag zu seiner absoluten Höchstform auf. Nur am Donnerstag verspricht der menschliche Biorhythmus noch einmal einen ähnlichen Produktivitätsschub, wenn auch nicht mehr ganz so stark.
- Beherzigen Sie bitte den Grundsatz: “Eine Arbeit ist erst dann beendet, wenn ihre Spuren beseitigt sind.” Beispiel: Sie haben eine Präsentation fertiggestellt, bei der Sie zahlreiche Tabellen und Statistiken brauchten, die Ihnen in Papierform vorliegen. Ihr Arbeitsplatz sieht dementsprechend voll aus. Die Spuren der Arbeit zu beseitigen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Gleichzeitig schaffen Sie Platz für Ihre nächste Aufgabe, bei der Sie nicht von unnützem Durcheinander abgelenkt werden.
