2 Von der E-Mail-Manie zum professionellen E-Mail-Umgang.

18. November 2017 0
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Teil 2               (Teil 1)

  1. Mehr direkte Absprachen! Oft klärt man schneller per Telefon!
    Bitte stellen Sie sich generell die Frage, ob eine E-Mail nötig ist, oder ob man den Sachverhalt auch am Telefon oder im persönlichen Gespräch (schneller) klären kann. Über eine E-Mail sollten nur Fakten und Sachverhalte, die nicht weiter zu diskutieren sind, verschickt werden. Alles, was einer Abstimmung bedarf, wie Terminvereinbarungen, sollte man direkt absprechen.
  2. Jede E-Mail sollte wie ein offizielles Schreiben auf Papier behandelt werden!
    Also nicht einfach flüchtig etwas runter schreiben und versenden, sondern vor dem Senden noch einmal gründlich auf Rechtschreibfehler kontrollieren. Nachdenken, hat man alles Wichtige zum Thema gesagt. Mehrere Nachrichten zum gleichen Thema nerven. Korrektur lesen gilt auch für die Namen der Geschäftspartner. Wer den falsch schreibt, obwohl er in den meisten Fällen der Signatur oder E-Mail-Adresse zu entnehmen ist, wirkt unaufmerksam. E-Mails sollten kurz und bündig (aber nicht unfreundlich) gehalten werden. Besonders im Job sind längere E-Mails zeitraubend, für den Empfänger und den Versender. Wer mehr zu sagen hat, macht das über das Telefon oder im persönlichen Gespräch.
  3. Wichtig: Die Betreff-Zeile – aussagefähig – sinnvoll – kurz und knackig!
    Ihre E-Mail muss empfängerfreundlich gestaltet und geschrieben sein. Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird, oder schlimmer noch, im Papierkorb landet. Wer keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich die ganze E-Mail sparen. Überhaupt keine Angaben im Betreff zu machen, ist absolutes No-Go! Geben Sie stets eine Betreffzeile an. Tun Sie das nicht, trifft Ihre Mail mit dem automatischen Betreff »no subject« ein. Wer kann damit etwas anfangen? Vermeiden Sie in der direkten Antwort Endlosketten (Re: oder AW:) im Betreff. Ein Negativ-Beispiel: »Re:AW:Re: Angebot«. Die bessere Lösung: Erweitern Sie den Betreff in Ihrer neuen E-Mail, solange es um dasselbe Thema geht: »Angebot angenommen«. Und wählen Sie einen neuen Betreff, sobald es um ein neues Thema geht, damit für den Empfänger auf den ersten Blick ersichtlich ist, worum es in der E-Mail geht.
    Versehen Sie Ihren elektronischen Brief mit einem aussagekräftigen (aber nicht endlosen) Titel. Denn Sie wissen selbst: Der Betreff ermöglicht dem Empfänger Ihrer Nachricht einen effektiven Umgang damit. Ist der Betreff aussagekräftig, hat dies den Vorteil, dass E-Mails nach Prioritäten geöffnet und bearbeitet werden können. Bei der heutigen E-Mail-Flut ist ein Arbeiten nach Prioritäten unumgänglich. Deshalb: Erleichtern Sie den Empfängern mit eindeutigen, kurzen Betreffs die bessere Verwaltung.
  4. Richtiger Umgang mit „cc“-Feld.
    Finger weg heißt es auch beim allzu beliebten Feld „cc“. Es werden zu viele Mitarbeiter in Kopie gesetzt, auch die, die nur am Rande mit einem Projekt oder einer Fragestellung zu tun haben. Es ist unsinnig, im Zweifelsfall zu sagen: »Ich habe es geschickt, ob ihr es dann lest oder nicht, ist nicht meine Sache«. Daher sollte man sehr genau überprüfen, wer eine Information wirklich als Kopie benötigt. Würde man all denjenigen auch einen Brief schicken, oder sie wegen des Sachverhalts anrufen? Es gilt: Wer im „cc“ steht, erhält lediglich eine Information. Darauf wird nicht geantwortet.
  5. Anlagen nur verschicken, wenn es nötig ist!
    Heute ist es ein Leichtes, an eine E-Mail noch Dateien anzuhängen. Dem Computer ist es völlig egal, wie groß diese Dateien sind (wenn es keine interne Begrenzung geben sollte). Ob Sie eine große PowerPoint-Präsentation oder eine riesige Excel-Datei ergänzen, spielt dabei keine Rolle. Leider vergisst man dabei sehr oft, dass diese großen Dateien das Firmennetzwerk belasten. Denken Sie daran und hängen Sie nur dann Dateien an Ihre E-Mails, wenn der Empfänger diese wirklich benötigt (und sie auch öffnen kann). Wenn Ihre Datei deutlich größer als 5 MB ist, verkleinern („zippen“) Sie diese. Diesbezüglich auf firmeninterne Anweisungen achten.
  6. Knigge im täglichen E-Mail-Verkehr … »Bildung lässt sich nicht downloaden«!
    Die Kommunikation per E-Mail ist in den meisten Unternehmen inzwischen üblicher als der herkömmliche Brief. Geschrieben wird, was das Zeug hält. Der E-Mail-Austausch steht für schnelle, unkomplizierte Kommunikation. Bei einem Brief zerbricht man sich eher den Kopf, was man wie schreibt. Nur bei E-Mails geht’s meist ruckzuck. Hier besteht die Gefahr, dass um der Schnelligkeit willen einige Gesetze, Empfehlungen, Regeln oder Höflichkeitsformeln missachtet werden! Aber: Höflichkeit, Korrektheit, sinn- und stilvoller Umgang gehören auch zu den E-Mail-Regeln und sollten fester Bestandteil einer jeden E-Mail sein! Was in der brieflichen Korrespondenz gute Sitte ist, bleibt auch als E-Mail-Regel bestehen! Eigentlich reden wir hier über Selbstverständlichkeiten. Doch immer weniger Teilnehmer am E-Mail-Verkehr wissen was sich gehört! Vermeiden Sie ebenfalls die ausschließliche Kleinschreiberei oder in ganzen Sätzen nur Großbuchstaben! Das ist nicht nur irritierend, unhöflich und schwer zu lesen, sondern strengt den Empfänger auch unnötig an. Rechtschreibregeln gehören auch zu den E-Mail-Regeln! E-Mails zählen zur zwischenmenschlichen Kommunikation. Wie bei einem persönlichen Gespräch gelten auch hier bestimmte Höflichkeitsregeln.

Diese Basics werden leider oft missachtet!

  • Eine Anrede muss (fast) immer sein!
    E-Mails sind so herrlich unkompliziert, und außerdem soll es immer ganz schnell gehen. Leider bleibt dabei häufig eine ordentliche Anrede auf der Strecke. Sparen Sie wirklich Zeit, wenn Sie auf eine Anrede verzichten? Zu jeder geschäftlichen E-Mail gehört eine Anrede. Eine Anrede gehört zum guten Ton! Dies gilt für den Versand von internen und externen Mails. Die Empfehlungen für E-Mail-Anreden stimmen mit denen für die Brief-Korrespondenz überein. Wenn Sie jemanden in einem herkömmlichen Brief nicht mit „Hallo, Herr Müller“ anreden würden, sollten Sie dies in einer E-Mail auch nicht tun.
    Ausnahme: Sie mailen mit einer Person in ständigem Wechsel (Ping-Pong-E-Mail), um einen Sachverhalt binnen kürzester Zeit zu klären. Ab Ihrer dritten Antwort würde ein „Sehr geehrter Herr Schneider“ albern und überflüssig erscheinen. Hier können Sie auf die Anrede verzichten.
  • Grußformeln ohne Abkürzungen!
    Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Gruß, wie Sie es auch in einem Brief tun. Setzen Sie dabei den Gruß mit einer Leerzeile vom Text ab. Verzichten Sie auf Abkürzungen wie etwa MfG. Selbst bei internen Mails hinterlässt ein MfG oft einen unhöflichen Nachgeschmack. Üben Sie sich im guten Umgangston, und nehmen Sie sich bei jeder E-Mail die Zeit für einen ausgeschriebenen Gruß. Richten Sie Ihre Signatur so ein, dass ein Gruß automatisch enthalten ist. Ausnahme: Sie stehen in direktem E-Mail-Online-Kontakt: Frage-Antwort-Frage-Antwort. In diesem Fall ist es natürlich nicht notwendig, immer einen Gruß hinzuzufügen.
  • Wann Sie Cc durch Bcc ersetzen sollten.
    Vielen ist lediglich das „Cc“ und nicht das „Bcc“ bekannt. „Cc“ bedeutet, dass jemand eine Kopie dieser E-Mail erhält. Die eingegebene E-Mail-Adresse ist dann sowohl für den Erst-Empfänger als auch für alle im „Cc“ eingegebenen Adressaten ersichtlich. Und das ist in vielen Fällen der Haken. Oft ist es unhöflich oder unangebracht, die E-Mail-Adressen allen anderen zugänglich zu machen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie versenden per E-Mail eine Ausschreibung oder schreiben an Kunden und führen alle Adressen im „Cc“ auf. Das wäre nicht besonders intelligent, wenn deren E-Mail-Adressen herumgeschickt und anderen zugänglich gemacht werden. Außerdem nehmen Sie der E-Mail das Persönliche, wenn alle sehen, wie viele Adressaten noch angeschrieben wurden.
    Deshalb: Wenn Ihre Mail an mehrere Personen geschickt wird, die den Verteiler nicht kennen sollen, setzen Sie deren Adressen ins „Bcc“! (Blind Carbon Copy).
  • Wenn Sie um etwas bitten, vergessen Sie nicht, »Bitte« zu sagen!
    Wenn jemand etwas für Sie getan hat, tut es nicht weh, sich zu bedanken. Wenn das auch trivial oder sogar belehrend wirkt, so ist es doch erstaunlich, wie viele Personen, die im täglichen Umgang sehr zuvorkommend sind, bei elektronischer Post plötzlich sämtliche Manieren verlieren.
  • Liefern Sie genügend Informationen für eine Antwort!
    Wenn Sie eine Nachricht mit einer Frage verschicken, auf die Sie eine Antwort erwarten, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Informationen bereitgestellt haben, die es dem Empfänger ermöglichen, die E-Mail überhaupt beantworten zu können. Wenn Sie z. B. anfragen: „Was ist mit meiner Bestellung passiert?“, tragen Sie nicht gerade dazu bei, dem Problem wirklich auf den Grund gehen zu können. Wenn Sie technische Fragen haben, fügen Sie immer eine genaue Problembeschreibung und die verwendete Programmversion bei. Wenn Sie Fragen an einen Lieferanten haben, achten Sie darauf, dass Sie die Bestellnummer, Ihren Namen und Ihre Firma sowie weitere Details angeben, die zur Nachverfolgung Ihrer Bestellung hilfreich sind.
  • Erwarten Sie keine unmittelbare Antwort!
    Allein die Tatsache, dass Sie nicht sofort eine Antwort auf eine Nachricht erhalten, bedeutet noch lange nicht, dass der Empfänger Sie ignoriert. Es könnte einfach sein, dass er/sie gar keine Zeit hatte, Ihre Nachricht auch nur zu lesen, geschweige denn, zu beantworten. Gedulden Sie sich eine Weile. Falls Sie dringend auf eine Antwort angewiesen sind, erwähnen Sie dies in Ihrer Nachricht. „Für eine Rückmeldung bis 15:00 Uhr wäre ich Ihnen dankbar.“ Nicht immer erhält der Versender sofort eine Antwort. Auch wenn es dringend ist: Per E-Mail sollte nicht gedrängelt werden. Im Notfall besser anrufen, das beantwortet auch die Frage, ob der Adressat überhaupt da ist.
  • Schicken Sie keine sensiblen Informationen!
    Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass E-Mails kein sicheres Medium sind. Es ist nicht sehr klug, persönliche oder sensible Informationen via E-Mail zu schicken.

»Früher (das ist noch nicht einmal so lange her) erreichten uns Briefe nach zwei Tagen. Immer und überall erreichbar? Von wegen! Man nahm sich Auszeiten. In Zeiten von Smartphone, Terminstress und sekundenschnellen Twitter-Nachrichten wäre das für viele der reinste Horror. Natürlich war früher nicht alles besser. Aber übersichtlicher. Heute brauchen wir ein Navigationsgerät fürs Leben. Informationen prasseln auf uns ein, Technik macht ohnmächtig. Bei vielen geht die multimediale Angst um, etwas zu verpassen. Kinder nutzen bereits digitale Terminkalender mit automatischer Mail-Erinnerung. Wer sehnt sich nicht einmal nach einem einfacheren Alltag – ohne Qual der Wahl und ständigen Erreichbarkeit?«

Das ginge,
wenn wir die Technik zu unserem Vorteil nutzen
und uns nicht benutzen lassen würden …

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