Teil 3     (Teil 1)     (Teil 2)

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Auf Ihrem Schreibtisch liegen noch drei Reklamationen und zwei Mängellisten, um die Sie sich kümmern müssen, mehrere Rechnungen sind zu überprüfen, dann wären da noch Briefe zu schreiben, eine betriebswirtschaftliche Analyse sowie Angebote auszuwerten, Mails zu bearbeitet und und und …

Erkennen Sie sich wieder? 

• Unterlagen auf dem Schreibtisch werden von rechts nach links geschoben.
• Unterlagen werden mehrfach in die Hand genommen und wieder weggelegt.
• Aufgaben müssen unter großem Zeitdruck erledigt werden, weil sie lange aufgeschoben wurden.

Sie wissen selber am besten: Je häufiger Sie Aufgaben vor sich herschieben, desto größer wird der Berg von Dingen, die es zu bearbeiten gilt.
Aber leider kommen Sie in der täglichen Hektik einfach nicht dazu, diese Vorgänge abzuarbeiten. Und seien Sie ehrlich: Manchmal ist das Tagesgeschäft auch eine schöne Ausrede vor sich selbst.

Wieso ist der Glaube so weit verbreitet, dass extrem umfangreiche Aufgaben “in einem Rutsch” erledigt werden könnten, ohne dass man den “Appetit” verliert? Wie die Praxis zeigt, gehen Versuche, große Projekte auf einmal in Angriff zu nehmen, schief. Trotzdem probieren wir es immer wieder. Ändern Sie Ihre Taktik.

• Festen Termin setzen
  Planen sie einen festen Termin ein, z. B. jeden Tag eine Stunde. Bis zu diesem Termin dürfen Sie Dinge, die nicht dringend sind, ohne schlechtes Gewissen aufschieben. Das hat auch den angenehmen Nebeneffekt, dass Sie den Kopf wieder für Wichtiges frei bekommen.
• Konsequent sein
  Ist es dann so weit, erledigen Sie die aufgeschobenen Dinge ohne Wenn und Aber. Halten Sie also Ihren Termin mit sich selber ein. Aber übertreiben (trödeln) Sie ist nicht: Ist die eingeplante Zeit abgelaufen, hören Sie auf und machen Sie beim nächsten Termin weiter.
• Sich motivieren
  Überlegen Sie sich etwas (Belohnung), dass Sie sich immer gönnen, wenn Sie den Termin mit sich selber eingehalten haben. Das können ein paar Pralinen sein, ein Spaziergang oder ein Besuch im Kino – was immer Sie erfreut.

Beispiel: Ein Papierstapel hat sich trotz der besten Vorsätze angesammelt. Statt zu versuchen, die Unterlagen an einem Tag komplett abzulegen, nehmen Sie sich vor, erst einmal vorzusortieren oder nur die Buchstaben A bis D abzulegen. Das nimmt der Aufgabe den Schrecken, lässt Sie Ihr Ziel einfacher erreichen und motiviert zu weiteren Schritten.

Manche Tage scheinen wie verhext – da prasseln unangenehme Aufgaben nur so auf Sie nieder. Eine natürliche und nachvollziehbare Reaktion wäre die, Unangenehmes anzusammeln. Doch genau das gilt es zu vermeiden. Ansonsten wächst der Stapel mit den (ungeliebten) Aufgaben ins Uferlose. Und ganz nebenbei verlieren Sie Ihre Prioritäten völlig aus den Augen.

Tipp: Bei Schwierigkeiten mit der zeitnahen Erledigung von (unangenehmen) Aufgaben, nehmen Sie sich vor, jeden Tag ohne großes Zögern mindestens eine davon anzugehen. Wenn die Aufgabe erledigt ist, geht es Ihnen gleich viel besser. Sie werden sehen.

Erfolgreiche Unternehmer unterscheiden sich von weniger erfolgreichen auch dadurch, dass sie weniger “offene Schubladen” haben. Mit diesen offenen Schubladen sind unerledigte Aufgaben gemeint, die uns zumindest teilweise von den wirklich wichtigen Aufgaben ablenken.

… Verlegte Papiere, vergessene Termine, wild blinkende E-Mail-Benachrichtigungen, Dauergeklingel von Telefon und Handy, nette Kollegen, die den Kopf zur Tür hereinstecken „kann ich mal kurz stören?“ – Und dann vielleicht noch eine Sekretärin, die Sie freundlich, aber bestimmt daran erinnert, dass Sie gerade im Begriff sind, Ihre Besprechung zu verpassen …
So oder so ähnlich sieht leider oft der Alltag in unseren Büros aus.

Am Ende eines Tages fragen wir uns dann, was wir heute eigentlich außer den E-Mails, Telefonaten und Gesprächen mit Kollegen geschafft haben? Habe ich nur (schwer) gearbeitet, oder war ich auch produktiv? Allerdings fragen wir uns das immer erst am Ende des Tages – während des Tages denken wir nicht daran. Wir fühlen uns wichtig, so viele Menschen fragen uns, brauchen uns, warten auf unsere Informationen und Antworten. Wir sind unverzichtbar, ohne uns läuft nichts – Wir sind wichtig.
Und wichtig sein heißt in unserer Gesellschaft meistens Erfolgreich sein. Beides wollen wir gerne: Wichtig und Erfolgreich sein. Und so fällt uns erst beim dritten Verschieben des Abgabetermins auf, dass mit unserem Zeitmanagement etwas nicht so ganz stimmt.

Eine Büroorganisation, die besser sein könnte, ein Zeitmanagement, das nicht immer so funktioniert, wie es sollte, eine Ablage, die systematischer sein sollte und eine Wiedervorlage, die einem Aktengrab mehr ähnelt als einer Arbeitshilfe. Ordnung? Fehlanzeige. Das eigentliche Problem dabei ist: Wir haben weder Büroorganisation noch Ablage gelernt. In keinem Studium und in keiner Ausbildung stehen Ablage, Büroorganisation oder Zeitmanagement auf dem Stundenplan. Selbst Sekretärinnen lernen in ihrer Ausbildung mehr über Korrespondenz, Aufbewahrungsfristen und DIN-Vorschriften, als über die sinnvollste Art und Weise, sich selbst und das Büro ihres Chefs so einfach wie möglich zu organisieren.
Büroorganisation ist ein Stiefkind unseres Bildungssystems!
Dabei sollte dies »wie schaffe ich Ordnung an meinem Schreibtisch/Arbeitsplatz und in meinem Kopf« eigentlich die Basis für jeden Schüler, Auszubildenden, Studenten, Mitarbeiter und auch Chefs/Führungskräfte sein.

Wirklich erfolgreiche Menschen springen nicht panisch herum auf der Suche nach einem verlegten Blatt Papier. Wirklich wichtige Menschen strahlen Ruhe aus. Die Ruhe aber kommt von großer Disziplin, genauestem Zeitmanagement und einer ausgeklügelten Ordnung. Das haben manche im Blut, andere müssen es lernen (wollen).

So werden Sie ein „Effizienz-Genie“
Vergessen Sie endlich Hektik, Stress, Papierberge, Termin- und Schreibtisch-Chaos. So arbeiten Sie leichter und effektiver, schaffen Ihre Termine rechtzeitig und haben Ihren Kopf für wirklich wichtige Entscheidungen frei: 

• Beseitigen Sie endlich ständiges Papierchaos
• Entdecken Sie bessere Ablage-Methoden (bzw. halten Sie sich an vorgegebene Strukturen / Standards)
• Vergessen Sie ständiges Suchen nach Unterlagen
• Arbeiten Sie leichter und mit mehr Spaß
• Eliminieren Sie Ihre „inneren“ Zeitdiebe
• Nutzen Sie neue effektivere Arbeitsmittel
• Organisieren Sie Ihre Termine endlich richtig (planen Sie Pufferzeiten ein)
• Entscheiden Sie effektiv und ohne Reue
• Erledigen Sie Ihre Aufgaben konzentrierter (richten Sie sich störungsfreie Zeiten ein)
• Bleiben Sie in Balance – auch unter Zeitdruck
• Räumen Sie Ihren Schreibtisch RICHTIG auf
• Setzen Sie sich und anderen Ziele, die wirklich weiter bringen
• Optimieren Sie Ihren persönlichen Arbeitsstil
• Tun Sie was für Ihre Weiterbildung (z. B. EDV-Kurse)

Auch virtuelles Putzen ist angesagt

Kennen Sie das Datenchaos, das sich nach einiger Zeit auf der Festplatte bildet, wenn Dokumente und Verzeichnisse nicht von vornherein mit sinnvollen Dateinamen benannt werden?
Damit das Aufspüren von Dokumenten leichter wird, sollten Sie bei der Vergabe von Dokumentennamen Regeln aufstellen (oder vorgegebene Strukturen einhalten). Wenn Sie sie konsequent anwenden, wird das Auffinden von Briefen, Berichten, Faxen und Memos zum Kinderspiel. Nicht suchen, sondern Finden! Ein sehr wichtiger Faktor, wenn in einem Netz mit vielen anderen Personen gearbeitet wird.

Über so genannte „sprechende“ Dateinamen erreichen Sie, dass Sie auf einen Blick erkennen können, welche Dokumentenart (Angebot, Protokoll, Einladung, Pressemitteilung …) sich hinter einem Dateinamen verbirgt und wann das Dokument fertig gestellt wurde. Ein Stichwort schafft zusätzlich Klarheit. So muss man nicht Dutzende von Dateien anklicken oder öffnen, bevor man das Dokument findet, das man braucht!

Hier nur einige Beispiele für Abkürzungen in Dateinamen:
LS – Lieferschein, RE – Rechnung, Bf – Brief, AW – Antwort, NT – Nachtrag, AN – Angebot, PR – Presse, VE – Vertragsergänzung usw.
Wichtig sind kurze prägnante Dateinamen, aus denen hervorgeht, um was es sich handelt (verwenden Sie bitte keine „Bandwurmsätze“ als Datei-/Verzeichnisnamen!!). Nicht nur Sie müssen beim „Überfliegen“ der Dateien erkennen, um was es geht, sondern auch Ihre Kollegen, Kolleginnen, Mitarbeiter, Chefs, Aushilfen etc. – also alle, die auch im Netz arbeiten. Die Einstellung „Hauptsache ich finde alle meine Daten“ zeugt nicht von Teamgeist und vermittelt außerdem mangelhafte Grundkenntnisse in der Organisation.

• Löschen Sie alle nicht mehr benötigten Nachrichten aus Ihrem Outlook-Postfach oder schieben Sie sie in sinnvolle Unterverzeichnisse, bzw. in ein dafür vorgesehenes Laufwerk mit Verzeichnisstruktur.
• Löschen Sie Dateien, die Sie nur vorübergehend genutzt haben.
• Deinstallieren Sie nicht mehr benötigte Software.
• Aktualisieren Sie Software-Versionen. Aktualisierungsangebote nicht aus Zeitmangel wegdrücken.
• Räumen Sie ab und zu Ihre “Platte” auf und werden Sie nicht zum Daten-Messie! Desto aufgeräumter, desto schneller ist Ihr Rechner. Datenmüll verlangsamt das Arbeiten.
• Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig!!! Z. B. auf einer externen Festplatte.

Kurzfassung:

• Lassen Sie nicht zu, dass das Märchen vom „kreativen Chaos” Ihr Leben bestimmt. „Ordnung entsteht nicht durch Aufräumen, sondern durch rationelle Gestaltung der Arbeit.”
• Halten Sie Ihren Arbeitsplatz und Ihr Arbeitsumfeld in Ordnung. Jede fachliche Qualifikation geht zum Teufel, wenn Ihr überquellender Schreibtisch den Eindruck von Schlampigkeit, Überforderung, Unübersichtlichkeit, Unorganisation, Chaos etc. vermittelt (wie will man so optimal arbeiten können?)
• Denken Sie daran: “Organisation” bedeutet so viel wie “Hilfsmittel, Werkzeug”. Das mag uns daran erinnern, was Organisation wirklich sein soll: Sie soll nicht im Mittelpunkt stehen, sondern Werkzeug und Hilfsmittel sein, um Arbeiten, Probleme, Aufgabenstellungen leichter, schneller und effizienter lösen zu können.
• Beachten Sie: Organisation ist ein optimales Mittel, die Kräfte des Einzelnen zu vervielfältigen. Ebenso Zweck und Ziel, die Stärken der Menschen produktiv zu machen und ihre Schwächen unwesentlich. Wo sind Ihre Stärken?
• Stehlen Sie keinem die Zeit. Zur Organisation gehört auch Zeitmanagement. Seien Sie nur dann bereit zu jemandem zu reden, wenn er bereit ist, Zeit dafür zu haben. (Ihr Gegenüber könnte ein Profi im Zeitmanagement sein.)
• Setzen Sie sich Zeitlimits – aber nicht unter Druck.
• Halten Sie sich vor Augen: Wer schlampt, vergeudet seine Zeit und die anderer Leute. Der Sieg über das Chaos spart über 100 (Such-) Stunden im Jahr.
• Beherzigen Sie den Grundsatz: “Eine Arbeit ist erst dann fertig gestellt, wenn ihre Spuren beseitigt sind“. So werden Sie ganz einfach zum Leertischler und vermeiden Energieblockaden.
• Gut strukturiert kommen Sie prima über den Tag und haben sogar noch Pausen für sich. Eine gute Organisation ist nicht nur unerlässlich für den beruflichen Erfolg, sie trägt auch entscheidend zu einem glücklichen und zufriedenen Leben bei.

Bürochaoten hinterlassen einen schlechten Eindruck!
Der Büro-Heilige „Konfucius Chaos“

“Konfucius Chaos” bringt seine Vorgesetzten und Kollegen dem Herzinfarkt näher.
Er hat keine Probleme. Nur die Firma hat sie mit ihm. Nicht, dass er unzufrieden oder unfreundlich ist. Nein: Er strahlt immer. Auch dann, wenn er fast verzweifelt wieder eine Unterlage sucht. Sie sehen es auf dem Bild: Ordnung ist nicht seine Stärke. Stapel unerledigter Vorgänge um ihn herum. Bleistift und Lineal in der Kaffeetasse deponiert. Die Telefonschnur erwürgt ihn fast. Ordner sind zum Abstützen da – oder gibt es dafür eine andere Verwendung?
Sie kennen diesen Kollegen (diese Kollegin) bestimmt. Wehe, wenn es jemand wagen sollte, seinen Schreibtisch aufzuräumen. In diesem „Fundbüro“ findet nur er sich zurecht. Dass er dabei Termine vergisst, Zusagen nicht unbedingt einhält, „Wichtiges“ von „Dringendem“ nicht unterscheiden kann/mag, häufig gemahnt werden muss – was soll’s? Nobody is perfect. Man kann eben nicht alles.

Kämpfen auch Sie manchmal mit der Zeit – oder besser gesagt – gegen Ihre Zeit? Werden auch Sie mit Ihrer Arbeit nie fertig? Nimmt Ihre Umgebung immer wieder Anstoß an der Art, wie Sie die Arbeit und Ihren Arbeitsplatz „bewältigen“?

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz erfreut auch die Mitarbeiter im Büro nebenan. Denn wer erst eine halbe Stunde nach der Rechnung oder einer wichtigen Unterlage suchen muss, die die Kollegin dringend braucht, macht sich im Team keine Freunde.

Bürochaoten hinterlassen einen schlechten Eindruck – und das schadet der Karriere. Vorgesetzte bevorzugen ordentliche Mitarbeiter. Sie halten unordentliche Untergebene für überfordert, amateurhaft und unzuverlässig – da lässt die Beförderung lange auf sich warten. Außerdem schont ein aufgeräumtes Büro nicht nur die Nerven seines Besitzers. Ein Unternehmen spart auch viel Geld, wenn seine Mitarbeiter ihren Tag mit sinnvolleren Aufgaben verbringen.