Der (Büro-) Arbeitsalltag nervt manchmal. Bekämpfen Sie die Aufschieberitis!

25. Oktober 2017 0
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Aktualisiert August 2023 – Büro-Organisation Teil 3 von 3
Teil 1:  Organisation ist die optimale Grundlage für nachhaltigen Geschäftserfolg.
Teil 2:  Ein aufgeräumter Schreibtisch vermeidet Suchen, Stress und Ärger.

Motivation beginnt im Kopf – wer sie woanders sucht, wird sie nicht finden.
(Alexander Christiani)

Es ist nicht schwer ein „Effizienz-Genie“ zu werden und gut strukturiert über den Tag zu kommen. Ab sofort mehr Zeit für Wesentliches.

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Auf Ihrem Schreibtisch liegen noch drei Reklamationen und zwei Mängellisten, um die Sie sich kümmern müssen, mehrere Rechnungen sind zu überprüfen, dann wären da noch Briefe zu schreiben, eine betriebswirtschaftliche Analyse sowie Angebote auszuwerten, E-Mails zu bearbeitet usw.
Da möchte man doch manchmal am liebsten … ja was?

Auf keinen Fall mehr
– Unterlagen auf dem Schreibtisch von rechts nach links schieben.
– Vorgänge mehrmals in die Hand nehmen und wieder weglegen.
– Aufgaben plötzlich unter großem Zeitdruck erledigen, weil lange aufgeschoben.

Das ist ab sofort vorbei!
Denn eigentlich wissen wir es – je häufiger wir Aufgaben vor uns herschieben, desto größer wird der Berg von Dingen, die es zu bearbeiten gilt. Das Tagesgeschäft ist oft und gerne eine willkommene Ausrede: „In der täglichen Hektik komme ich einfach nicht dazu, manche Vorgänge zu bearbeiten.“
Und was sehr umfangreiche Aufgaben/Projekte anbetrifft, ist es ein weit verbreiteter Irrglaube, „dass diese in einem Rutsch erledigt werden können“ ohne, dass man den “Appetit” verliert. Wie die Praxis zeigt, gehen derartige Versuche, alles auf einmal in Angriff zu nehmen, schief. Trotzdem wird es immer wieder probiert. Dabei müssen wir nur unsere Taktik verändern.

  • Feste Termine setzen.
    Planen sie einen festen Termin ein, beispielsweise jeden Tag eine Stunde. Bis zu diesem Termin dürfen Sie Dinge, die nicht dringend sind, ohne schlechtes Gewissen aufschieben. Das hat auch den angenehmen Nebeneffekt, dass Sie den Kopf wieder für Wichtiges frei bekommen.
  • Konsequent sein.
    Ist es dann soweit, erledigen Sie die aufgeschobenen Dinge ohne Wenn und Aber. Halten Sie also Ihren Termin mit sich selber ein. Aber übertreiben (trödeln) Sie nicht: Ist die eingeplante Zeit abgelaufen, hören Sie auf und machen Sie beim nächsten Termin weiter.
  • Sich motivieren.
    Überlegen Sie sich etwas (Belohnung), dass Sie sich immer gönnen, wenn Sie den Termin mit sich selber eingehalten haben. Das können ein paar Pralinen sein, ein Spaziergang oder ein Besuch im Kino – was immer Sie erfreut.

Beispiel: Ein Papierstapel hat sich trotz der besten Vorsätze angesammelt. Statt zu versuchen die Unterlagen an einem Tag komplett abzulegen, nehmen Sie sich vor, erst einmal vorzusortieren oder nur die Buchstaben A bis D abzulegen. Das nimmt der Aufgabe den Schrecken, lässt Sie Ihr Ziel einfacher erreichen und motiviert zu weiteren Schritten.

Manche Tage scheinen wie verhext – da prasseln unangenehme Aufgaben nur so auf Sie nieder. Eine natürliche und nachvollziehbare Reaktion wäre die, Unangenehmes anzusammeln. Doch genau das gilt es zu vermeiden. Ansonsten wächst der Stapel mit den (ungeliebten) Aufgaben ins Uferlose. Und ganz nebenbei verlieren Sie Ihre Prioritäten aus den Augen. 

Tipp: Bei Schwierigkeiten mit der zeitnahen Erledigung von (unangenehmen) Aufgaben, nehmen Sie sich vor, jeden Tag ohne großes Zögern mindestens eine davon anzugehen. Wenn die Aufgabe erledigt ist, geht es Ihnen gleich viel besser. Sie werden sehen. Erfolgreiche Menschen unterscheiden sich von weniger erfolgreichen auch dadurch, dass sie weniger “offene Schubladen” haben. Mit diesen offenen Schubladen sind unerledigte Aufgaben gemeint, die meistens von den wirklich wichtigen Aufgaben ablenken.

Verlegte Papiere, vergessene Termine, Dutzende E-Mail-Benachrichtigungen, Dauergeklingeln von Telefon/Handy/Smartphone, nette Mitarbeiter/innen, die den Kopf zur Tür hereinstecken „kann ich mal kurz stören?“ oder freundlich, aber bestimmt an die stattfindende Besprechung erinnern, die man gerade im Begriff ist zu verpassen. So oder so ähnlich sieht oft unser Arbeitsalltag aus.
Am Ende eines Tages fragen wir uns dann, was wir heute eigentlich geschafft haben? Habe ich nur (schwer) gearbeitet oder war ich auch produktiv? Allerdings fragen wir uns das immer erst am Ende eines Tages – während des Tages denken wir nicht daran. Wir fühlen uns wichtig, so viele Menschen fragen uns, brauchen uns, warten auf unsere Informationen und Antworten. Wir sind unverzichtbar, ohne uns läuft nichts – wir sind wichtig. Und wichtig sein heißt in unserer Gesellschaft meistens erfolgreich sein. Beides wollen wir gerne: Wichtig und erfolgreich sein. Und so fällt uns erst beim dritten Verschieben des Abgabetermins auf, dass mit unserem Zeitmanagement etwas nicht stimmt.

Eine (Büro-) Organisation, die besser sein könnte; ein Zeitmanagement, das nicht immer so funktioniert wie es sollte; eine Ablage, die systematischer sein dürfte und eine Wiedervorlage, die einem Aktengrab mehr ähnelt als einer Arbeitshilfe. Ordnung? Fehlanzeige. Das eigentliche Problem dabei ist: Wie und wo lernen wir Büroorganisation? Büroorganisation ist ein Stiefkind unseres Bildungssystems! Dabei sollten diese wichtigen Themen: „Wie schaffe ich Ordnung auf meinem Schreibtisch, an meinem Arbeitsplatz und in meinem Kopf?“ eigentlich die Basis für jeden Schüler, Auszubildenden, Studenten, Mitarbeiter/innen und auch für Führungskräfte sein.

So werden Sie ein „Effizienz-Genie“!
Vergessen Sie Hektik, Stress, Papierberge, Termin- und Schreibtisch-Chaos. So arbeiten Sie leichter und effektiver, schaffen Ihre Termine rechtzeitig und haben Ihren Kopf für wirklich wichtige Entscheidungen frei:

Auch virtuelles „Putzen“ ist angesagt.
Wir kennen alle das Datenchaos, das sich nach einiger Zeit auf der Festplatte bzw. auf dem Server bildet, wenn Dokumente und Verzeichnisse nicht von vornherein mit sinnvollen Dateinamen benannt und vorgegebene Strukturen nicht eingehalten werden. Besonders wenn mehrere Personen sich im Netz tummeln, wird es einem oft nicht leichtgemacht. Sollte es keine Regeln geben, machen Sie welche!

  • Damit das Aufspüren von Dokumenten einfacher wird, muss sich jeder an Regeln/Strukturen bei der Vergabe von Dokumenten-/Verzeichnisnamen halten. Konsequent angewendet, wird das Auffinden von Briefen, Berichten und allen anderen Dokumenten ein Leichtes sein. Nicht suchen, sondern Finden! Ein sehr wichtiger Faktor, wenn in einem Netz mit vielen anderen Personen gearbeitet wird.
  • Über sogenannte „sprechende“ Dateinamen erreicht man, dass auf einem Blick erkannt wird, um welche Dokumentenart (Angebot, Protokoll, Einladung, Pressemitteilung etc.) es sich handelt und wann das Dokument fertiggestellt wurde. Ein Stichwort schafft zusätzlich Klarheit. So muss man nicht Dutzende von Dateien anklicken und öffnen, bevor man das Dokument findet, das man braucht! Ein paar Vorschläge für Abkürzungen in Dateinamen:
    LS – Lieferschein, RE – Rechnung, Bf – Brief, AW – Antwort, NT – Nachtrag, AN – Angebot, PR – Presse, VE – Vertragsergänzung usw. 2023-05-19-AN-Becker-Bauholz
    Wichtig sind kurze prägnante Dateinamen, aus denen hervorgeht, um was es sich handelt. Verwenden Sie keinesfalls „Bandwurmsätze“ als Datei-/Verzeichnisnamen! Nicht nur Sie müssen beim „Überfliegen“ der Dateien erkennen um was es geht, sondern auch Ihre Kollegen, Kolleginnen, Mitarbeiter/innen, Chefs, Aushilfen etc. – also alle, die auch mit Zugriffserlaubnis im Netz arbeiten. Die Einstellung „Hauptsache ich finde alle meine Daten“ zeugt nicht von Teamgeist und vermittelt außerdem mangelhafte Grundkenntnisse in der Organisation.
  • Löschen Sie alle nicht mehr benötigten Nachrichten aus Ihrem E-Mail-Postfach oder schieben Sie sie in sinnvolle Unterverzeichnisse oder in ein dafür vorgesehenes Laufwerk mit Verzeichnisstruktur. Siehe dazu auch meinen Beitrag Professioneller Umgang mit E-Mails schont die Nerven.
  • Löschen Sie Dateien, die Sie nur vorübergehend genutzt haben.
  • Deinstallieren Sie nicht mehr benötigte Software. Aktualisieren Sie Software-Versionen. Aktualisierungsangebote nicht aus Zeitmangel wegdrücken.
  • Räumen Sie ab und zu Ihre “Platte” auf und werden Sie nicht zum Daten-Messie! Desto aufgeräumter, desto schneller ist Ihr Rechner. Datenmüll verlangsamt das Arbeiten.
  • Sichern Sie Ihre Daten täglich/regelmäßig! Beispielsweise auf einer externen Festplatte.
Zeit für Veränderung

Zusammenfassung:

  • Lassen Sie nicht zu, dass das Märchen vom „kreativen Chaos” Ihr Leben bestimmt. Ordnung entsteht nicht durch Aufräumen, sondern durch rationelle Gestaltung der Arbeit.
  • Halten Sie Ihren Arbeitsplatz und Ihr Arbeitsumfeld in Ordnung. Jede fachliche Qualifikation geht zum Teufel, wenn Ihr überquellender Schreibtisch den Eindruck von Schlampigkeit, Überforderung, Unübersichtlichkeit und Chaos vermittelt.
  • Denken Sie daran: Organisation bedeutet “Hilfsmittel, Werkzeug”, um Arbeiten, Probleme, Aufgabenstellungen leichter, schneller und effizienter lösen zu können.
  • Beachten Sie: Organisation ist ein optimales Mittel, die Kräfte des Einzelnen zu vervielfältigen. Ebenso Zweck und Ziel, die Stärken der Menschen produktiv zu machen und ihre Schwächen unwesentlich. Wo sind Ihre Stärken?
  • Stehlen Sie keinem die Zeit. Zur Organisation gehört auch Zeitmanagement. Reden Sie mit jemandem nur, wenn er/sie Zeit hat und bereit ist, Ihnen auch zuzuhören. (Ihr Gegenüber könnte ein Profi im Zeitmanagement sein.)
  • Setzen Sie sich Zeitlimits – aber nicht unter Druck.
  • Halten Sie sich vor Augen: Wer schlampt, vergeudet seine Zeit und die der anderen Leute. Der Sieg über das Chaos spart über 100 (Such-) Stunden im Jahr.
  • Beherzigen Sie den Grundsatz: Eine Arbeit ist erst dann beendet, wenn ihre Spuren beseitigt sind.
  • Gut strukturiert kommen Sie prima durch den Tag und haben sogar noch Pausen für sich. Eine gute Organisation ist nicht nur unerlässlich für den beruflichen Erfolg, sie trägt auch entscheidend zur Lebensqualitätsverbesserung bei.

„Die Weigerung, Unwichtiges zu tun,
ist eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg.“

Bürochaoten hinterlassen einen schlechten Eindruck!
Der Büro-Heilige „Konfuzius Chaos“

“Konfuzius Chaos” bringt seine Vorgesetzten und Kollegen dem Herzinfarkt näher. Er hat keine Probleme. Nur die Firma hat sie mit ihm. Nicht, dass er unzufrieden oder unfreundlich ist. Nein: Er strahlt immer. Auch dann, wenn er fast verzweifelt wieder eine Unterlage sucht. Ordnung ist nicht seine Stärke. Stapel unerledigter Vorgänge um ihn herum. Bleistift und Lineal in der Kaffeetasse deponiert. Die Kabelschnur erwürgt ihn fast. Ordner sind zum Abstützen da – oder gibt es dafür eine andere Verwendung?
Sie kennen diesen Kollegen/diese Kollegin bestimmt. Wehe, wenn es jemand wagen sollte seinen/ihren Schreibtisch aufzuräumen. In diesem „Fundbüro“ findet nur er/sie sich zurecht. Dass er/sie dabei Termine vergisst, Zusagen nicht unbedingt einhält, „Wichtiges“ von „Dringendem“ nicht unterscheiden kann/mag, häufig gemahnt werden muss – was soll’s? Nobody is perfect. Man kann eben nicht alles.

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz erfreut auch die Mitarbeiter im Büro nebenan. Denn wer erst eine halbe Stunde nach der Rechnung oder einer wichtigen Unterlage suchen muss, die die Kollegin dringend braucht, macht sich im Team keine Freunde.

Bürochaoten hinterlassen einen schlechten Eindruck – und das schadet der Karriere. Vorgesetzte bevorzugen ordentliche Mitarbeiter. Sie halten unordentliche Untergebene für überfordert, amateurhaft und unzuverlässig – da lässt die Beförderung lange auf sich warten.

Ein aufgeräumtes Büro mit einem organisierten Menschen schont jedermanns Nerven.

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