Ablage – wer kennt dieses „heißgeliebte” Thema beruflich und privat nicht?

28. Oktober 2017 0
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Aktualisiert August 2023 – Thema: Ablage – Dokumentenverwaltung

»Chaos erschaffen kann jeder.
Die Sache mit der Ordnung hingegen
braucht ein gut strukturiertes Vorgehen und ein fröhliches Herz.«

Auch im digitalen Zeitalter bleibt uns eine Dokumentenverwaltung in Datei-/Papierform nicht erspart. Trotz Computer nehmen die Papierberge nicht ab. Dabei reden wir seit etlichen Jahren vom Papierlosen Büro … Im bürokratischen Deutschland bleibt das wohl noch viele Jahre Utopie. Hört sich irgendwie verkrustet an: “Es zählt nur das was auf Papier steht und unterschrieben ist.” Gilt für viele Menschen immer noch und hat auch nachvollziehbare Gründe. Die Computerfreaks werden jetzt aufstöhnen: „Was für ein alter Hut“. Aber nicht wenige von ihnen verbringen viel Zeit mit Suchen in ihrem Wirrwarr von digitalen Verzeichnissen.
Eine strukturierte Ablage ist und bleibt eine unentbehrliche Aufgabe, nicht nur im Unternehmensalltag.
Also los geht’s: Weg mit dem Ballast und den optischen Blockaden! Vergeuden Sie Ihre Lebenszeit nicht länger mit Suchen! „Vom Ablagefrust zur Handlungslust“.

Ablage ist das verantwortungsvolle Ordnen, Sichern, Abheften, Aufbewahren und vor allen Dingen das Wiederauffinden von wichtigen Dokumenten. Ob Sie digital gespeichert und/oder in Papierform abgeheftet werden müssen, geht beruflich aus den Richtlinien der Unternehmen hervor; privat entscheiden Sie das selber.
Ein Dokument ist eine Urkunde bzw. Schriftstück oder auch ein Beweis. Dieser Nachweis bedeutet für ein Unternehmen oft bares Geld. Schriftlich festgehalten, kann manche Aussage der Geschäftspartner nachgewiesen werden und beispielsweise Preisnachlässe oder Konventionalstrafen verhindern. Eine gute Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung stellt sicher, dass ausschließlich mit aktuellen Dokumenten zügig gearbeitet werden kann und alte Unterlagen/Vorgänge schnell zu finden sind.

Aber wer liebt schon Ablage? Die fällt meistens unter „Aufschieberitis“, bis zu dem Punkt, wo händeringend in einem Wust von Papier oder im PC gesucht werden muss … „ja wo ist es denn?“ Hektik macht sich breit, man braucht es sofort, ärgert sich über sich selbst, und schon ist der Vorsatz wieder da, nichts mehr anzusammeln. Das kennen wir doch alle – oder?
Die tagesaktuelle Dokumentenverwaltung in Datei- und/oder Papierform ist eine unverzichtbare Aufgabe im Unternehmensalltag, wie auch im privaten Bereich. Diese nicht selten unterschätzte verantwortungsvolle Tätigkeit nimmt einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Es ist eine oft ungeliebte Arbeit, die gerne verschoben wird, bis sich die Papierberge (optische Blockaden) stapeln, die Verzeichnisstruktur im PC mehr verwirrt als behilflich ist oder der E-Mail-Eingang überläuft.

Wir haben enormen Einfluss darauf, ob wir diese Arbeit mit Frust oder Lust tätigen! Eine gute (einfache) Organisation erleichtert das schnelle Wiederfinden – auch nach längerer Zeit. Kein Suchen mehr, durch sinnvolle E-Mail- und PC-Verzeichnisse, Ablageplan, Wiedervorlage, Terminierung und Aufbewahrungsfristen.

„Vom Ablagefrust zur Handlungslust“.
Entdecken Sie die Freude an einem systematischen, einfachen Dokumentenmanagement!
Das Leben ist zu kurz, um es mit Suchen zu verschwenden! Vergeuden Sie nicht weiter Ihre wertvolle Energie und Lebenszeit! Ordnung mit System: Weniger suchen, schneller finden – mehr Zeit für das Wesentliche.

Büro- und Arbeitsplatzorganisation.
Ob Sie angestellt oder selbstständig sind, sich in der Existenzgründung befinden oder als Privatperson eine stressfreie und klare Büroordnung und Übersicht wünschen, ein bisschen Selbstorganisation ist nicht schwer zu lernen. Heute ist der Tag, an dem Sie den Schritt zur professionellen Ordnung und Organisation machen können.

  • Ist Ihr Schreibtisch zu voll? Stapeln sich darauf ungeordnete Papiere?
  • Läuft Ihr E-Mail-Postfach über? Fehlt Ihnen eine sinnvolle Verzeichnisstruktur?
  • Finden Sie zu wenig Zeit für Wesentliches und wollen sich deshalb neu organisieren?
  • Brauchen Sie mehr Freiraum für Ihre Projekte?
  • Zu viel Papier? Zu viele E-Mails? Zu viele Blätter und Notizen? Zu viele Unterlagen?
  • Zu viele Aufgaben gleichzeitig? Zu viele wichtige und unwichtige Entscheidungen?
  • Sie suchen oft verzweifelt ein bestimmtes Dokument?
  • Sie wissen nicht, wie Sie die Flut von Dokumenten/Informationen bewältigen können?
  • Sie trauen sich nicht Papiere wegzuwerfen und Dateien zu löschen?
  • Sie verlieren allmählich die Übersicht über Ihre gesamte Ablage?

Dann wird es höchste Zeit, dass Sie Ihr Ablagesystem effizienter gestalten. Weg mit dem Ballast und den optischen Blockaden! Vergeuden Sie nicht länger Lebenszeit mit Suchen! Machen Sie jetzt endgültig Schluss mit dem (Papier) Chaos auf Ihrem Schreibtisch! Hier ist eine verblüffend einfache und wirkungsvolle Methode, wie Sie ohne großen Aufwand eine optimale Struktur und Ordnung auf Ihrem Schreibtisch, in Ihrem PC und in Ihren Unterlagen hinbekommen. Nie wieder zeitraubend aufräumen und suchen!

Verwirklichen Sie sich stressfrei Ihr Wohlfühl-Büro – mit einer optimalen Ordnung und perfekten Organisation. Mit diesen 6 Schritten gehen Sie clever vor:

  1. Schritt
    Sie beginnen damit, sich Platz für eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen und fangen nicht mit dem Papierkram an. Zuerst müssen Sie die Dinge ordnen, die um Sie herumliegen. Wichtig ist, machen Sie sich frei davon, wo Sie die Dinge bisher aufbewahrt und bearbeitet haben. Wie erreichen Sie einen idealen Arbeitsablauf? Hier spielen Zugriffshäufigkeit, physikalische Gesetze und menschliche Gewohnheiten eine wichtige Rolle. Es geht um Ihre 3 Arbeitsbereiche:
    Auf dem Schreibtisch: Hier sollten Sie direkten Zugriff haben – ohne Änderung Ihrer Sitzposition! Dinge, die Sie tagtäglich mehrmals benutzen und aktuell bearbeiten.
    Um Ihren Schreibtisch herum: Zugriff im Sitzen, aber mit Änderung der Position (vorbeugen, strecken, Stuhl drehen). Dinge für das Tagesgeschäft.
    Im Büro: Sie müssen für das Erreichen aufstehen. Weniger gebräuchliche Arbeitsmittel, Unterlagen etc.
    Überlegen Sie, wo sie die Dinge effizienter beheimaten können.
    Macht dieser Gegenstand überhaupt einen Sinn? Gehört er in Ihr Büro?
    Ist der Platz in Ihrem Büro oder auf Ihrem Schreibtisch wirklich sinnvoll?
    Wo ist der beste Platz? Schreibtisch, Schrank, Schublade, Regal?
    Wie werden Sie in Zukunft mit diesen Arbeitsmitteln und Unterlagen optimal arbeiten?
  2. Schritt Ablagesystem: Praxisorientiert planen, optimal einrichten.
    Welches Ordnungssystem ist sinnvoll? Numerisch, chronologisch, alphabetisch, alphanumerisch, nach Sachgebieten, geographisch, nach Farben oder Symbolen?
    Ablageplan erstellen. Wo ist was zu finden? Eindeutige Suchbegriffe (Transparenz).
    Ordner leserlich beschriften. Von außen muss zu erkennen sein was drin ist.
    Ordner nach Zugriffshäufigkeit sortieren.
    Entnommene Schriftstücke werden registriert. Notizzettel/Fehlzettel/Querverweise. Doppelablagen sind zu vermeiden.
    Die Ablage sollte immer auf dem neuesten Stand sein.
  3. Schritt
    Papierstapel: Unterlagen vorsortieren/zuordnen und konsequent nach Ablageplan ablegen. Unter Berücksichtigung von:
    Welche Kriterien sind zum sofortigen Finden der Dokumente wichtig?
    Welche Unterlagen kommen in die Ablage? Wiedervorlage? Einscannen?
    Ist die Aufbewahrung erforderlich? Handels-, Finanz-, Arbeitsrecht beachten!
    Aufbewahrungsfristen einhalten!
    Doppelte Unterlagen vernichten. Mit Querverweisen arbeiten.
    Ziel: keine Suchzeiten!
  4. Schritt
    PC- und E-Mail-Management.
    Nehmen Sie Ihren Ablageplan dazu. Natürlich wird die Papierablage nicht 1:1 auf den Rechner umgelegt oder umgekehrt. Nicht alles was in Papierform vorliegt muss als Verzeichnis/Datei auf dem Rechner sein. Und was an Dateien besteht muss nicht immer in Papierform vorliegen. Stimmen Sie Ihre Papier- und digitale Ablage aufeinander ab. Entscheiden Sie bei jedem Dokument ob es sinnvoll ist, dieses in Papierform als auch im Computer aufzubewahren (denken Sie bitte dabei an die regelmäßige, tägliche Datensicherung!). Ordnen Sie immer nach Zugriffshäufigkeit. Und legen Sie bitte keine unzähligen Hauptverzeichnisse mit Dutzenden Unterverzeichnissen an. Entscheiden Sie sich – wie im Ablageplan – für übersichtliche, anwenderfreundliche Haupt- und Unterverzeichnisse mit Kurzbezeichnungen, die den Inhalt leicht erkennen lassen.
    Bei der Papierablage haben Sie Ordner. Auf dem Rechner legen Sie beispielsweise im Explorer und in Outlook Verzeichnisse an, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Wichtig ist, dass Sie den E-Mail-Eingang wie einen Briefkasten nutzen! In Ihrem Briefkasten werden Sie auch nicht tagelang Ihre Post sammeln! Bei Beendigung der Tagesarbeitszeit sollte der E-Mail-Eingang leer sein – ob gelöscht oder zugeordnet oder ausgedruckt. Gelöschte, versendete und nicht zugeordnete Mails sowie Dateien im Papierkorb sollten Sie nicht länger als vier Wochen aufheben. Siehe dazu auch meinen Beitrag Professioneller Umgang mit E-Mails schont die Nerven.
  5. Schritt
    Ihr Schreibtisch ist Ihre Kommandozentrale. Schaffen Sie sich eine Organisation, die Ihnen jeden Tag Lust auf Ihre Arbeit macht. Gewöhnen Sie es sich an, nach jedem Abschluss einer Aufgabe alle dafür benötigten Unterlagen konsequent wegzuräumen, indem Sie den Schreibtisch aufräumen. Sehen Sie das nicht als Last, sondern als positives Zeichen dafür, eine Aufgabe abhaken zu können.
    Eine weitere Idee ist das Minuten-Prinzip. Warten Sie nicht auf den Tag, an dem Sie mal ganz gründlich Ordnung machen wollen, sondern nutzen Sie nach dem Minuten-Prinzip kontinuierlich kurze Pausen für das Aufräumen.
  6. Schritt
    Ästhetik und Ergonomie. Ihre Ziele: ein Wohlfühl-Büro und Raumgewinn durch schlanke Organisationsmittel. Gestalten Sie Ihr Büro, Ihren Arbeitsplatz und Schreibtisch so, dass Sie sich wohlfühlen und mit viel Freude, gesund und optimal arbeiten können. Denn Sie werden viele Stunden dort verbringen. Möbel und Stühle haben sich dem Menschen anzupassen und nicht umgekehrt. Luftreinigende Grünpflanzen, praktische Arbeitsmittel, helle Räumlichkeiten, ausreichend Platz, Belüftung und ruhige Arbeitszone sind natürlich optimale Voraussetzungen für ein wirtschaftliches Arbeiten.

Laut wissenschaftlicher Studien werden im Bürobereich rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und bis zu 40 % der Arbeitskosten für ein bestehendes Dokumentenmissmanagement aufgewendet. Neben diesem enormen Zeit- und Kostenaufwand hat die schlechte Organisation im Bereich der Informations- und Dokumentenverwaltung auch weitere negative Auswirkungen auf das Unternehmen:
– Dokumente gehen verloren.
– Ein großer Platz- und Raumbedarf besteht.
– Häufig müssen Dokumente mit erheblichem Aufwand gesucht werden.
Doch am schwerwiegendsten ist die Tatsache, dass ein schlecht organisiertes Ablagesystem die Auskunfts- und Servicefähigkeit des Unternehmens mindert.
Sie sollten also unbedingt auf ein gut funktionierendes Ablagesystem Wert legen.

Eine gute Ablage sollte:
+ Sinnvoll strukturiert und übersichtlich sein. Einfache Handhabung.
+ Auch für andere nachvollziehbar sein. Transparent.
+ Nicht veraltet sein – regelmäßiges Aussortieren, Vernichten, Auslagern.
+ Schnelles Finden ermöglichen – ohne Suchfaktor.
+ Gut zugänglich sein – häufig gebrauchte Dokumente in Schreibtischnähe.
+ Flexibel und erweiterbar sein.

Mehrfachablagen sind zu vermeiden; also Daten und Dokumente nicht als Original und Kopie oder gleichzeitig auf Papier und elektronisch archivieren. Wenn Sie Ihre Daten digital verwalten, achten Sie vor allem darauf, dass Sie Ihre Verzeichnisse übersichtlich strukturieren, regelmäßig aktualisieren und bereinigen.

Was hat Ablage mit Prioritätenmanagement zu tun?
Die Flut von Dokumenten/Nachrichten, die sich täglich über unseren Schreibtisch/PC ergießen, zwingen uns dazu, unzählige Entscheidungen treffen zu müssen – und das unter Zeitdruck. Mit Prioritätenmanagement werden die anfallenden Mengen bewältigt.
Verfahren Sie am besten > *Wegwerfen *Delegieren *Bearbeiten *Ablegen.

  • Werfen Sie nach Durchsicht und Kenntnisnahme alles weg, was Sie jederzeit unproblematisch ersetzen können (Zeitschriften, Kataloge etc.) oder was für Sie nur von geringem Wert und Interesse ist.
  • Delegieren Sie, was in den Aufgabenbereich anderer fällt.
  • Bearbeiten Sie die Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen, umgehend in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit.
  • Alles, was nicht bearbeitet, delegiert oder weggeworfen werden kann, gehört in die Ablage/Wiedervorlage/eingescannt. Sammeln Sie jedoch nicht alles in einem Korb, sondern achten Sie darauf, dass jedes Dokument sofort an seinen korrekten Platz kommt.

Papierarmes Büro in Zukunft?
Hier nur ganz kurz: „Zukunftsvision Papierloses Büro“. Die elektronische Ablage ist eine immer mehr in den Vordergrund tretende Methode. Die speziell für das Büromanagement entwickelte Software ist ein Thema für sich. Natürlich gibt es Vor- und Nachteile bei computerbasiertem Dokumentenmanagement. Platzersparnis, schneller Zugriff – aber wehe, wenn der Rechner ausfällt … Wer kennt das nicht? Aber das Papierlose Büro soll in Zukunft verwirklicht werden – wie viele Jahre es in Deutschland auch noch dauern mag …

Sicher verwenden auch Sie in Ihrem Büro bereits eine elektronische Kundendatenbank, schreiben Ihre Briefe schon lange nicht mehr mit der Schreibmaschine und versenden mehr und mehr E-Mails. Doch Verträge, Quittungen, Bankbelege, Protokolle, Geschäftsberichte, Dokumente, Bewerbungen etc. heften Sie nach wie vor ordentlich, in immer dicker werdenden Ordnern ab, und müssen sie unter Umständen mit viel Aufwand bei Bedarf wieder heraussuchen.
Die Ansprüche, die heute an ein Ablagesystem gestellt werden, sind hoch. Wieso? Man hatte gehofft, dass der Computer alle Ablagesysteme, Registraturen, Aktenverwaltungen und Schriftgutverwaltungen überflüssig machen würde. Doch das Gegenteil ist eingetreten. Der Computer selbst ist ein fleißiger Produzent von beschriebenem Papier. Deshalb ist es wichtig, dass wir ein durchdachtes Ablagesystem (be)nutzen.

Aktenberge sind nun einmal visuelle Blockaden! Beherzigen wir den Grundsatz: »Eine Arbeit ist erst dann fertiggestellt, wenn ihre Spuren beseitigt sind.« Die Spuren der Arbeit zu beseitigen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Gleichzeitig schaffen wir Platz für unsere nächste Aufgabe, bei der wir nicht von Aktenbergen abgelenkt werden. Ist doch ganz einfach – oder? Wenn Sie bis hierhin schon den einen oder anderen „oh, gar nicht so schwer“ Gedanken hatten, sind Sie auf dem besten Weg, die für Sie nützlichen Tipps in Ihrem Büro umzusetzen.

Beispiel eines Ablageplanes
für firmenspezifische Unterlagen in Papierform wie auch auf dem PC.

Wobei Ordner sowie Verzeichnisse im PC erst angelegt werden, wenn auch Unterlagen/Daten vorhanden sind! Ziel eines Ablageplanes ist die übersichtliche, systematische, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des gesamten Schriftgutes einer im ganzen Unternehmen durchgängigen Ablagestruktur. Das System wird meistens von den Firmen vorgegeben. Ob Dokumente in Ordnern abzuheften oder/und in eine PC-Verzeichnisstruktur einzupflegen sind: Hauptsache, die Ordner sind von außen gut lesbar beschriftet und die PC-Verzeichnisstruktur und die Dateinamen sind klar und übersichtlich, sodass jeder Zugriffsberechtigte mühelos alles kurzfristig finden kann.

Numerische Zuordnung / Sortierung:
1.   
Firmenunterlagen
1.1. Dokumentation über Firmengründung
1.2. Gewerbeanmeldung
1.3. Gesellschaftervertrag
1.4. Handelsregisterauszug
1.5. Arbeitsamt, Betriebsnummer
1.6. Berufsgenossenschaft
1.7. Mietverträge, Hausordnung, Pläne
1.8. Mitgliedschaften (Kammer, Vereine, Netzwerke, Organisationen etc.)
1.9. Versicherungen
2.    Finanzamt, Steuerbüro
2.1. Umsatzsteuer
2.2. Gewerbesteuer
2.3. Körperschaftssteuer
2.4. Lohnsteuer
3.    Verwaltung, Sekretariat
4.    Organisation
5.    Buchhaltung
6.    Personal
7.    Abteilung Einkauf
8.    Abteilung Verkauf, Absatz
9.    Kunden
10.  Marketing, Werbung
11.  EDV, Software, Programme
12.  Internet, Webseiten, Suchmaschinen etc.
usw. usw.

Beispiel für eine private Ablage.
Auch hier gilt, nicht alles doppelt und dreifach auf PC und in Ordnern.

  • Zuerst sollte es einen Ordner WICHTIGE UNTERLAGEN geben – immer griffbereit halten. Darin befinden sich beispielsweise alle Originale wie Familienstammbuch, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Testament, Notfallnotizen, wichtige Telefon-Nr. und Adressen sowie Fotokopien vom Pass, Personalausweis, Führerschein etc. (bei Verlust schnellerer Ersatz).
  • Ordner Versicherungen: Krankenkasse, Kfz, Unfall, Lebensversicherung, Hausrat, Haftpflicht usw., mit Policen, Korrespondenz, Bescheinigungen. Fotos der Wohnungseinrichtung und der Wertsachen.
  • Ordner Rente: Altersvorsorge, Renteninformationen, Rentenbescheid, Korrespondenz, Arbeitsnachweise.
  • Ordner Wohnung (Haus, Miet- oder Eigentumswohnung): Vertrag, Nebenkostenabrechnungen, Strom, Heizung, Inventarliste, Reparaturen, Rechnungen, Schriftverkehr etc.
  • Ordner Zeugnisse: Alle Originale und Lebenslauf in A 4-Hüllen und je 2 Fotokopien (man weiß ja nie, ob man sie kurzfristig benötigt).
  • Ordner Bank: Tagesauszüge, Korrespondenz, Pins, Kopie der Kreditkarten etc.
  • Ordner Schriftverkehr mit Register A-Z: Alles was Privat an sonstiger Korrespondenz anfällt.

 Und noch etwas …

  • Sammeln Sie keine Unterlagen, um sie irgendwann einmal zu lesen.
  • Arbeiten Sie mit Wegwerffristen.
  • Arbeiten Sie mit Wiedervorlage (Mappe, Kalender, digital).
  • Setzen Sie sich und anderen Termine (Pufferzeiten einkalkulieren)!
  • Trennen Sie sich regelmäßig von veraltetem Prospektmaterial, Katalogen u. ä.
  • Formulieren Sie Ihren Schriftverkehr kurz und prägnant. Das spart Papier und Zeit.
  • Vermeiden Sie Doppel- und Mehrfachablagen.
  • Vermeiden Sie unnötige Kopien. Arbeiten Sie mit Querverweisen.
  • Machen Sie zweimal jährlich einen Check-up Ihrer Ablage.
  • Stellen Sie allgemein gültige Ablageregeln auf. Überlegen Sie vorher genau, was für Ihr Unternehmen bzw. privat an Dokumenten und/oder Dateien anfallen, bevor Sie einen Ablageplan bzw. Verzeichnisse erstellen. Der Zugriff muss nach eindeutigen Suchbegriffen erfolgen. Für alle Benutzer muss die Ablage wie auch die Dateien gleich transparent sein.
  • Stimmen Sie Ihre Papier- und digitale Ablage aufeinander ab. Entscheiden Sie bei jedem Dokument ob es sinnvoll ist, dieses in Papierform als auch im Computer aufzubewahren.
  • Ordnen Sie Ihre Dokumente und Dateien entsprechend der Zugriffshäufigkeit.
  • Achten Sie auf Ihre Datensicherung!
  • Bitte an Aufbewahrungsfristen denken, die man jederzeit aus dem Internet googeln kann.

»Die Basis jeder gesunden Ordnung ist ein Papierkorb«
(Kurt Tucholsky)

 Wobei natürlich vertrauliche Dokumente in den Reißwolf gehören.

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