Dokumentenverwaltung – Ablage

»Chaos erschaffen kann jeder.
Die Sache mit der Ordnung hingegen
braucht ein gut strukturiertes Vorgehen und ein fröhliches Herz.«

Als Ablage wird im Unternehmen das Ordnen und Abheften (wie auch das wieder Auffinden) aller Dokumente bezeichnet. Ein Dokument ist eine Urkunde bzw. Schriftstück, oder auch ein Beweis. Dieser Nachweis bedeutet für ein Unternehmen oft bares Geld. Durch schriftlich verfasste Notizen kann manche Aussage der Geschäftspartner nachgewiesen und zum Beispiel Preisnachlässe bewahrt bzw. Konventionalstrafen abgewendet werden. Eine gute Dokumentenstruktur und Dokumentenverwaltung stellt sicher, dass ausschließlich mit aktuellen Dokumenten gearbeitet wird.

Aber wer liebt schon Ablage? Die fällt meistens unter „Aufschieberitis“, bis zu dem Punkt, wo im Papierberg oder im PC händeringend gesucht werden muss … „ja wo ist es denn?“ Hektik macht sich breit, man braucht es sofort, ärgert sich über sich selbst, und schon ist der Vorsatz wieder da, nichts mehr anzusammeln. Das kennen wir doch alle, oder?
Dabei ist eine tagesaktuelle Dokumentenverwaltung in Datei- und/oder Papierform aber eine unentbehrliche Aufgabe im Unternehmensalltag, wie auch in privaten Bereichen.
Diese nicht selten so unterschätzte Tätigkeit nimmt einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Es ist eine oft ungeliebte Arbeit, die gerne verschoben wird, bis sich die Papierberge (optische Blockaden) stapeln oder der Mail-Eingang überläuft.
Aber wir haben enormen Einfluss darauf, ob wir diese Arbeit mit Frust oder Lust tätigen!
Eine gute (einfache) Organisation erleichtert das schnelle Wiederfinden – auch nach längerer Zeit. Suchfaktoren minimieren Sie durch: Mail- und PC-Verzeichnisse, Ablageplan, Wiedervorlage, Terminierung, Aufbewahrungsfristen etc.

„Vom Ablagefrust zur Handlungslust“
Entdecken Sie die Freude an einem systematischen, einfachen Dokumentenmanagement!
Das Leben ist zu kurz, um es mit Suchen zu verschwenden! Vergeuden Sie nicht weiter Ihre wertvolle Energie und Lebenszeit! Ordnung mit System: Weniger suchen, schneller finden – mehr Zeit für das Wesentliche.

Büro- und Arbeitsplatzorganisation

Ob Sie angestellt oder selbständig sind, sich in der Existenzgründung befinden, oder als Privatperson eine stressfreie und klare Büroordnung und Übersicht wünschen …, ein bisschen Selbstorganisation ist nicht schwer zu lernen. Heute ist der Tag, an dem Sie den Schritt zur professionellen Ordnung und Organisation machen können.

Ist Ihr Schreibtisch zu voll? Stapeln sich darauf ungeordnete Papiere?
Läuft Ihr E-Mail-Postfach über? Fehlt Ihnen eine sinnvolle Verzeichnisstruktur?
Finden Sie zu wenig Zeit für Wesentliches und wollen sich deshalb neu organisieren?
Brauchen Sie mehr Freiraum für Ihre Projekte?
Zu viel Papier? Zu viele E-Mails? Zu viele Blätter und Notizen? Zu viele Dokumente und Unterlagen?
Zu viele Aufgaben gleichzeitig? Zu viele wichtige und unwichtige Entscheidungen?
Oder kennen Sie die Situation? Es bricht das große verzweifelte Suchen aus, wenn Sie mal eben ein bestimmtes Dokument haben möchten?
Sie wissen nicht, wie Sie die wachsende Flut von Dokumenten und Informationen bewältigen können?
Sie trauen sich nicht, Papiere wegzuwerfen und Dateien zu löschen?
Sie verlieren allmählich die Übersicht über Ihre gesamte Ablage?

Dann wird es höchste Zeit, dass Sie Ihr Ablagesystem effizienter gestalten. Weg mit dem Ballast und den optischen Blockaden! Vergeuden Sie nicht eine Sekunde länger in Ihrem Leben mit Suchen! Machen Sie jetzt endgültig Schluss mit dem (Papier) Chaos auf Ihrem Schreibtisch und im Büro! Hier ist eine verblüffend einfache und wirkungsvolle Methode, wie Sie ohne großen Aufwand eine optimale Struktur und Ordnung auf Ihrem Schreibtisch, in Ihren Unterlagen und in Ihrem Büro hinbekommen. Nie wieder zeitraubend aufräumen!

Schaffen Sie stressfrei die für Sie optimale Ordnung und Organisation für Ihr Wohlfühl-Büro. So können Sie clever vorgehen … 6 Schritte:

Schritt 1:
Schaffen Sie sich Platz und eine positive Arbeitsatmosphäre. Sie fangen also nicht zuerst mit dem Papierkram an. Erst müssen Sie die Dinge ordnen, die um Sie herum liegen. Wichtig ist, machen Sie sich frei davon, wo Sie die Dinge bisher aufbewahrt und bearbeitet haben. Es geht um Ihre 3 Arbeitsbereiche:

1. Auf dem Schreibtisch: Hier sollten Sie direkten Zugriff haben – ohne Änderung Ihrer Sitzposition! Dinge, die Sie tagtäglich mehrmals benutzen und aktuell bearbeiten.
2. Um Ihren Schreibtisch herum: Direkter Zugriff im Sitzen, aber mit Änderung der Position (vorbeugen, strecken, Stuhl drehen). Dinge für das Tagesgeschäft.
3. Im Büro: Indirekter Zugriff: Sie müssen für das Erreichen aufstehen. Weniger gebräuchliche Arbeitsmittel, Unterlagen etc.

Überlegen Sie, wo sie die Dinge effizienter beheimaten können:

• Macht dieser Gegenstand überhaupt einen Sinn? Gehört er in Ihr Büro?
• Ist der Platz in Ihrem Büro oder auf Ihrem Schreibtisch wirklich sinnvoll?
• Wo ist der beste Platz? Schreibtisch, Schublade, Regal?
• Wie werden Sie in Zukunft mit dieser Unterlage oder diesem Arbeitsmittel optimal arbeiten?
• Wie erreichen Sie einen idealen Arbeitsablauf? Hier spielen Zugriffshäufigkeit, physikalische Gesetze, menschliche Gewohnheiten eine wichtige Rolle.

Schritt 2:
Papierstapel: Unterlagen vorsortieren und richtig nach Ablageplan ablegen. Wo ist was zu finden – eindeutige Suchbegriffe (Transparenz).

• Welche Unterlagen kommen in die Papier-Ablage? Wiedervorlage?
• Ist die Aufbewahrung erforderlich? (Handels-, Finanz-, Arbeitsrecht beachten!)
• Doppelte Unterlagen vernichten.
• Aufbewahrungsfristen beachten!
• Sofort zuordnen und ablegen. Ziel: keine Suchzeiten!
• Welche Kriterien sind zum sofortigen Finden der Dokumente wichtig?

Schritt 3:
Ablagesystem: Praxisorientiert planen, optimal einrichten.

• Welches Ordnungssystem ist (für mich und andere) sinnvoll? Numerisch, chronologisch, alphabetisch, alphanumerisch, nach Sachgebieten, geographisch, nach Farben oder Symbolen?
• Ist die Ablage immer auf dem neuesten Stand?
• Werden entnommene Schriftstücke registriert? (Notizzettel/Fehlzettel abheften).
• Werden Doppelablagen vermieden?
• Mit Querverweisen arbeiten.
• Sind die Ordner leserlich beschriftet? Ist von außen zu erkennen was drin ist?
• Ordnen Sie die Dokumente (Ordner) nach Zugriffshäufigkeit.

Schritt 4:
PC- und E-Mail-Management.
So legen Sie Dateien und Mails richtig an, ab und arbeiten effektiver. Nehmen Sie Ihren Ablageplan dazu. Natürlich wird die Papierablage nicht 1:1 auf den Rechner umgelegt oder umgekehrt. Nicht alles was in Papierform vorliegt, muss als Verzeichnis auf dem Rechner sein, wenn keine Dateien vorliegen – oder umgekehrt. Stimmen Sie Ihre Papier- und digitale Ablage aufeinander ab. Entscheiden Sie bei jedem Dokument, ob es sinnvoll ist, dieses in Papierform als auch im Computer aufzubewahren (denken Sie bitte dabei an die regelmäßige, tägliche Datensicherung!!). Ordnen Sie immer nach Zugriffshäufigkeit. Und legen Sie bitte keine unzähligen Hauptverzeichnisse mit Dutzenden Unterverzeichnissen an. Entscheiden Sie sich – wie im Ablageplan – für übersichtliche, anwenderfreundliche Haupt- und Unterverzeichnisse mit Kurzbezeichnungen, die den Inhalt erkennen lassen.
Bei der Papierablage haben Sie z. B. Ordner. Auf dem Rechner legen Sie im Explorer und in Outlook Verzeichnisse an, die Ihren Bedürfnissen entsprechen. Wichtig ist, dass Sie den Mail-Eingang wie einen Briefkasten nutzen! In Ihrem Briefkasten werden Sie auch nicht tagelang Ihre Post sammeln! Beim Verlassen des Arbeitsplatzes, d. h. bei Beendigung der Tagesarbeitszeit, ist der Mail-Eingang leer (ob gelöscht oder zugeordnet oder ausgedruckt). Gelöschte und versendete (nicht zugeordnete) Mails sowie Dateien im Papierkorb max. 4 Wochen aufheben.

Schritt 5:
Ihr Schreibtisch ist Ihre Kommandozentrale. Schaffen Sie sich eine Organisation, die Ihnen jeden Tag Lust auf Ihre Arbeit macht.
Gewöhnen Sie es sich an, nach jedem Abschluss einer Aufgabe alle dafür benötigten Unterlagen konsequent wegzuräumen, indem Sie den Schreibtisch aufräumen. Sehen Sie das nicht als Last, sondern als positives Zeichen dafür, eine Aufgabe abhaken zu können.
Eine weitere Idee ist das Minuten-Prinzip. Warten Sie nicht auf den Tag, an dem Sie Ihre Arbeitsorganisation auf „mal ganz gründlich für Ordnung sorgen“ umgestellt haben, sondern nutzen Sie nach dem Minuten-Prinzip kontinuierlich kurze Pausen für das Aufräumen.

Schritt 6:
Ästhetik und Ergonomie: Schaffen Sie sich ein Wohlfühl-Büro. Raumgewinn durch schlanke Organisationsmittel. Gestalten Sie Ihr Büro, Ihren Arbeitsplatz und Schreibtisch so, dass Sie sich wohlfühlen und mit viel Freude, gesund und optimal arbeiten können. Denn Sie werden viele Stunden dort verbringen. Möbel und Stühle haben sich dem Menschen anzupassen, und nicht umgekehrt. Luftreinigende Grünpflanzen, praktische Arbeitsmittel, helle Räumlichkeiten, ausreichend Platz, Belüftung und ruhige Arbeitszone, sind natürlich optimale Voraussetzungen für ein wirtschaftliches Arbeiten.

Laut wissenschaftlicher Studien werden im Bürobereich rund ein Drittel der Gesamtarbeitszeit und bis zu 40 % der Arbeitskosten für ein bestehendes Dokumentenmissmanagement aufgewendet. Neben diesem enormen Zeit- und Kostenaufwand hat die schlechte Organisation im Bereich der Informations- und Dokumentenverwaltung auch weitere negative Auswirkungen auf das Unternehmen:
–  Dokumente gehen verloren, trotz der Anfertigung von Kopien.
–  Ein großer Platz- und Raumbedarf besteht.
–  Häufig müssen Dokumente mit erheblichem Aufwand gesucht werden.
Doch am schwerwiegendsten ist die Tatsache, dass ein schlecht organisiertes Ablagesystem die Auskunfts- und Servicefähigkeit des Unternehmens mindert.
Sie sollten also unbedingt auf ein gut funktionierendes Ablagesystem Wert legen.

Das sind die Forderungen, die man an ein Ablagesystem stellen muss:  

1. Ablage-Ordnung von Anbeginn eines Vorgangs
2. Sofort- und Schnellablage
3. Durchgehendes Ablagesystem
4. Keine Systembrüche
5. Wirtschaftlichkeit
6. Geringer Platzbedarf
7. Entbehrliches weglassen
8. Einfache Handhabung

Eine gute Ablage sollte:  

1. Sinnvoll strukturiert und übersichtlich sein.
2. Auch für andere nachvollziehbar sein.
3. Nicht veraltet sein (regelmäßiges Aussortieren, Vernichten, Auslagern).
4. Schnelles Finden ermöglichen (ohne Suchfaktor).
5. Gut zugänglich sein (häufig gebrauchte Dokumente in Schreibtischnähe).
6. Flexibel und erweiterbar sein.

Außerdem sollten Sie Mehrfachablagen vermeiden, also Daten und Dokumente nicht als Original und Kopie oder gleichzeitig auf Papier und elektronisch archivieren. Wenn Sie Ihre Daten digital verwalten, achten Sie vor allem darauf, dass Sie Ihre Verzeichnisse übersichtlich strukturieren und auch hier regelmäßig “ausmisten”.
Schließlich ist »die Basis jeder gesunden Ordnung ein Papierkorb« (Kurt Tucholsky) – wobei natürlich vertrauliche Dokumente in den Reißwolf gehören.

Wie wird eine Ablage erfolgreich verwaltet? Prioritätenmanagement
Die Flut von Dokumenten, die sich täglich über Ihren Schreibtisch und PC ergießen, zwingt Sie dazu, unzählige Mikro-Entscheidungen treffen zu müssen – und das unter Zeitdruck. Mit Prioritätenmanagement bewältigen Sie die anfallende Menge eingehender Dokumente.
Verfahren Sie am besten  >  Wegwerfen / Delegieren / Bearbeiten / Ablegen.
Werfen Sie (nach Durchsicht, Kenntnisnahme) alles weg, was Sie jederzeit unproblematisch ersetzen können (z. B. Zeitschriften, Kataloge etc.) bzw., was für Sie nur von geringem Wert und Interesse ist. Delegieren Sie, was in den Aufgabenbereich anderer fällt.
Bearbeiten Sie die Aufgaben, die Sie selbst erledigen müssen – und zwar am besten umgehend und in der Reihenfolge ihrer Dringlichkeit. Alles, was nicht weggeworfen, delegiert oder bearbeitet werden kann, gehört in die Ablage. Sammeln Sie jedoch nicht alles in einem Korb, sondern achten Sie darauf, dass jedes Dokument sofort an seinen korrekten Ablageort gelangt.

Papierarmes (?) Büro der Zukunft
Hier nur ganz kurz: „Zukunftsvision Papierloses Büro“. Die elektronische Ablage ist eine immer mehr in den Vordergrund tretende Methode. Die speziell für das Büromanagement entwickelte Software ist ein Thema für sich. Natürlich gibt es Vor- und Nachteile bei computerbasiertem Dokumentenmanagement. Platzersparnis, schneller Zugriff – aber wehe, wenn der Rechner ausfällt … Wer kennt das nicht? Aber das Papierlose Büro soll in Zukunft verwirklicht werden – wie viel Jahre es auch immer noch dauern mag …

Sicher verwenden auch Sie in Ihrem Büro bereits eine elektronische Kundendatenbank, schreiben Ihre Briefe schon lange nicht mehr mit der Schreibmaschine und versenden mehr und mehr E-Mails. Doch Quittungen, Bankbelege, Protokolle, Geschäftsberichte, Dokumente, Bewerbungen u. a. heften Sie nach wie vor ordentlich, in immer dicker werdenden Ordnern, ab, und müssen sie unter Umständen mit viel Aufwand bei Bedarf wieder heraussuchen.

Ablagesysteme gibt es viele für die Ablage von Schriftgut. Aber die Ansprüche, die heute an ein Ablagesystem gestellt werden, sind hoch. Wieso? Man hatte gehofft, dass der Computer alle Ablagesysteme, Registraturen, Aktenverwaltungen und Schriftgutverwaltungen überflüssig machen würde. Das Gegenteil ist eingetreten. Der Computer selbst ist ein fleißiger Produzent von beschriebenem Papier. Deshalb ist es wichtiger denn je, dass wir auf dem Sektor Ablagesysteme durchdachte Systeme (be)nutzen. Aktenberge sind nun mal visuelle Blockaden!

Beherzigen wir den Grundsatz: »Eine Arbeit ist erst dann fertig gestellt, wenn ihre Spuren beseitigt sind.« Die Spuren der Arbeit zu beseitigen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Gleichzeitig schaffen wir Platz für unsere nächste Aufgabe, bei der wir nicht von unnützen Aktenbergen abgelenkt werden. Ist doch alles ganz einfach, oder? Nein, einfach ist es nicht, das weiß ich selber. Aber wie kommen wir dahin? Wenn Sie bis hierhin schon den einen oder anderen „Aha, gar nicht so schwer“ Gedanken hatten, sind Sie auf dem besten Weg, die für Sie nützlichen Tipps in Ihrem Büro zu realisieren.

Beispiel eines Ablageplanes
für berufliche bzw. firmenspezifische Unterlagen in Papierform wie auch auf dem PC.
Ordner, wie auch Verzeichnisse im PC, erst anlegen, wenn auch Unterlagen bzw. Daten vorhanden sind!
Ziel eines Ablageplanes ist die übersichtliche, systematische, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des gesamten Schriftgutes nach Themenbereichen, einer im ganzen Unternehmen durchgängigen Ablagestruktur. Die Dokumente können nach unterschiedlichen Systemen abgeheftet werden. Ob in Ordnern mit farbiger Beschriftung, Markierung oder numerisch sortiert. Hauptsache die Ordner sind so beschriftet, dass von außen leserlich zu erkennen ist, was drin ist. Und die Verzeichnisse und Dateinamen im PC so klar und übersichtlich sind, dass jeder Zugriffsberechtigte mühelos alles kurzfristig findet.

Beispiel numerische Zuordnung / Sortierung:
1.   Firmenunterlagen
1.1. Dokumentation über Firmengründung
1.2. Gewerbeanmeldung
1.3. Gesellschaftervertrag
1.4. Handelsregisterauszug
1.5. Arbeitsamt, Betriebsnummer
1.6. Berufsgenossenschaft
1.7. Mietverträge, Hausordnung, Pläne
1.8. Mitgliedschaften (Kammer, Vereine, Netzwerke, Organisationen)
1.9. Versicherungen
2.   Finanzamt, Steuerbüro
2.1. Umsatzsteuer
2.2. Gewerbesteuer
2.3. Körperschaftssteuer
2.4. Lohnsteuer
3.   Verwaltung, Sekretariat
4.   Organisation
5.   Buchhaltung
6.   Personal
7.   Abteilung Einkauf
8.   Verkauf, Absatz
9.   Kunden
10. Marketing, Werbung
11.  EDV, Software, Programme
12.  Internet, Webseiten, Suchmaschinen etc.
usw. usw.

Beispiel für eine private Ablage:
Zuerst sollte es einen Ordner geben: > WICHTIGE UNTERLAGEN < (immer griffbereit halten). Darin sind z. B. alle Originale wie Familienstammbuch, Vorsorgevollmacht, Patientenverfügung, Testament, Notfallnotizen, wichtige Telefon-Nr. und Adressen etc., sowie Fotokopien vom Pass, Personalausweis, Führerschein etc. (bei Verlust schnellerer Ersatz).

Ordner Versicherungen: Krankenkasse, Kfz, Unfall, Lebensversicherung, Hausrat, Haftpflicht usw., mit Policen, Korrespondenz, Bescheinigungen. Fotos der Wohnungseinrichtung und der Wertsachen.

Ordner Rente: Altersvorsorge, Renteninformationen, Rentenbescheid, Korrespondenz, Arbeitsnachweise.

Ordner Wohnung (Haus, Miet- oder Eigentumswohnung): Vertrag, Nebenkostenabrechnungen, Strom etc., Inventarliste, Reparaturen, Rechnungen, Schriftverkehr etc.

Ordner Zeugnisse: Alle Originale und Lebenslauf in A 4-Hüllen, und je 2 Fotokopien (man weiß ja nie, ob man sie kurzfristig benötigt …)

Ordner Bank: Tagesauszüge, Korrespondenz, Pins, Kopie der Kreditkarten etc.

Ordner Schriftverkehr mit Register A-Z: Alles was Privat an sonstiger Korrespondenz anfällt.

Und noch was … 

• Sammeln Sie keine Unterlagen, um sie irgendwann einmal zu lesen.
• Arbeiten Sie mit Wegwerffristen.
• Arbeiten Sie mit Wiedervorlage (Mappe, Kalender, digital).
• Setzen Sie sich und anderen Termine (Pufferzeiten einkalkulieren)!
• Trennen Sie sich regelmäßig von veraltetem Prospektmaterial, Katalogen u. ä.
• Formulieren Sie Ihren Schriftverkehr kurz und prägnant. Das spart Papier und Zeit.
• Vermeiden Sie Doppel- und Mehrfachablagen.
• Vermeiden Sie unnötige Kopien. Richten Sie Verteiler ein oder arbeiten Sie mit Querverweisen.
• Machen Sie zweimal jährlich einen Check-up Ihrer Ablage.
• Stellen Sie allgemein gültige Ablageregeln auf. Überlegen Sie vorher genau, was für Ihr Unternehmen an Dokumenten bzw. Dateien anfallen, bevor Sie einen Ablageplan bzw. Verzeichnisse erstellen. Der Zugriff muss nach eindeutigen Suchbegriffen erfolgen. Für alle Benutzer muss die Ablage wie auch die Dateien gleich transparent sein.
• Stimmen Sie Ihre Papier- und digitale Ablage aufeinander ab. Entscheiden Sie bei jedem Dokument, ob es sinnvoll ist, dieses in Papierform als auch im Computer aufzubewahren.
• Ordnen Sie Ihre Dokumente und Dateien entsprechend der Zugriffshäufigkeit.
• Achten Sie auf Ihre Datensicherung!
• Bitte an Aufbewahrungsfristen denken, die man jederzeit aus dem Internet googeln kann.