Aktualisiert August 2023 – Thema: Zeit managen.

Beherrschen Sie die Zeit? Oder lassen Sie sich von der Zeit beherrschen?
Geben Sie Zeitdieben keine Chance mehr. Denn der Mensch besitzt nichts Edleres und Kostbareres als die Zeit. Nutzen wir sie besser.
Lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten die Dinge abzuschaffen, die uns Zeit stehlen aber nichts bringen, Arbeiten zu vereinfachen, die uns Nutzen bringen, damit wir Zeit für das Wesentliche haben.

Kommt es Ihnen auch manchmal so vor, als wenn die ganze Welt voller piepsender, summender und flackernder elektronischer Geräte ständig unsere Aufmerksamkeit einfordert? Ob privat oder beruflich: Smartphone, Computer, Internet, Fernseher, Radio und … und … immer und überall. Erinnern Sie sich noch? Diese technischen Wunderwerke wurden uns auch als Zeitsparer angepriesen. Doch das Gegenteil ist der Fall – es sind echte Zeitfresser! Oft schaffen wir nicht mehr das, was wir uns vorgenommen haben. Die Zeit fliegt dahin. Nur vergeht sie nicht schneller als früher, sondern wir laufen eiliger an ihr vorbei.
Wie bekommen wir es also hin, dass von unserer Zeit auch noch Leben übrigbleibt?
Machen wir uns zum Manager unserer Zeit.

Wozu Zeitmanagement?
Eine gute Frage, die aber nur Sie für sich beantworten können, bevor Sie mit der Planung Ihrer Zeit(einteilung) beginnen. Sonst kann es passieren, dass Sie keinen wirklichen Nutzen erhalten, und das wäre wiederum reine Zeitverschwendung! Durch Zeitplanung können Sie mehr Lebenszeit für das Wesentliche gewinnen – Zeit, die für Dinge zur Verfügung steht, die Ihnen wirklich wichtig sind und am Herzen liegen. Was das konkret ist, können nur Sie selbst festlegen. Aufgaben werden somit effizienter bearbeitet. Probleme und Hindernisse lassen sich dann frühzeitig erkennen, sodass Abweichungen schon mit geringem Aufwand zu korrigieren sind. Klar, man kann seine Lebenszeit nicht von Anfang bis Ende planen, ab und zu haut einem das Schicksal dazwischen, doch wir lernen, sinnvoller mit ihr umzugehen.

Menschen, die ständig zu wenig Zeit haben, wirken wichtig und werden in unserer Gesellschaft entsprechend gewürdigt. Deswegen wehren sich viele Menschen – auch unbewusst – gegen eine Zeitplanung. Sie hätten dadurch zwar mehr Zeit für sich, doch es bereitet ihnen Unbehagen, weil sie sich in ihren eigenen Augen nicht mehr so wichtig fühlen. Viele sind es auch gar nicht mehr gewohnt, Zeit für sich selbst zu haben.
Bevor Sie sich ernsthaft mit Ihrer Zeiteinplanung beschäftigen, sollten Sie die bewusste Entscheidung treffen, ob Sie wirklich mehr Zeit haben wollen. Ansonsten könnte es sein, dass Sie sich selbst boykottieren. Und dann helfen alle Zeitspartechniken nichts.

Zeit-, Selbst- und Energiemanagement ist eine wichtige Investition in unser Leben und in die Gesundheit, ebenso auch förderlich für Berufserfolg und Leistungsfähigkeit.
Die Zeit ist neben Gesundheit unser größtes Kapital. Wer gezielt in sein Selbstmanagement investiert, wohldosiert entschleunigt, innehält und prüft, dem läuft die Zeit nicht mehr unkontrolliert davon.

• Ihnen wächst die Hektik des Alltags über den Kopf?
• Sie fühlen sich überlastet, gestresst und gehetzt?
• Die Arbeit belastet Sie und Sie können in Ihrer Freizeit nicht mehr abschalten?
• Sie möchten Ihre Zeit optimaler einteilen, sich besser organisieren, aber irgendwie gelingt es nicht?
• Sie schieben Aufgaben immer wieder vor sich her und Ihre Gedanken kreisen häufig um diese unerledigten Aufgaben?

Ein gutes Zeitmanagement ist nicht nur unerlässlich für den beruflichen Erfolg, es trägt auch entscheidend zu einem glücklichen und zufriedenen Leben bei. Zielführende Arbeits- und Planungstechniken helfen, den Umgang mit der Zeit zu verbessern. Zu den üblichen Strategien gehört es, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit abzuarbeiten, große Aufgaben in kleine Teilaufgaben aufzuspalten und bestimmte Aufgaben an andere zu delegieren. Ebenso gehören Methoden zur Steigerung der Motivation und eine Erfolgskontrolle zum Zeitmanagement.

Zeitmanagement ist die systematische und disziplinierte Planung und Kontrolle der eigenen Zeitnutzung. Zeit fehlt vielen, obwohl wir im 21. Jahrhundert die höchste Lebenserwartung und die kürzesten Arbeitszeiten seit jeher haben. Durch gezielte Zeitplanung gewinnen Sie mehr Zeit, die Sie frei nutzen können. Das Mehr an verfügbarer Zeit sollte aber nicht dazu verleiten, dass Sie sie mit zusätzlicher Arbeit füllen und meinen, in bisher 12 Stunden nun 15 Stunden hineinquetschen zu wollen (es gibt Leute, die möchten eigentlich nur Zeit sparen, um noch mehr leisten zu können). Das Mehr an Zeit sollte für Erholung und Möglichkeiten dienen, wieder neue Energie zu tanken, Hobbys oder andere Vorhaben zu nutzen.

„Der Unterschied zwischen Existieren und Leben liegt im Gebrauch der Freizeit“.

Zeitplanung beinhaltet auch die Beseitigung von Störungen. Unterschieden wird zwischen inneren und äußeren Störungen. Beide können als Zeitfresser wirken. Wo liegen sie und wie können sie gezielt eliminiert werden?

• Innere Störungen sind Unlust, Übermüdung, Ängste, Sorgen, Schwatzhaftigkeit.
  Störungen, die wir selbst verursachen sind: Unordnung, schlechte Zeiteinteilung, Langsamkeit, Weitschweifigkeit, Scheinarbeit und ungenügende Fertigkeiten (beispielsweise am Computer).
• Äußere Störungen sind Unterbrechungen durch Personen, wie Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Mitbürger, Telefonanrufe und E-Mails. Oder unangemeldete Besuche und soziale Kontakte belasten das Zeitbudget, wenn sie zu viel Zeit beanspruchen.
  Störungen durch Reize sind: schlecht klimatisierter (Arbeits-) Raum, Durchzug, Rauch, Unordnung, Geräusche, Lärm, ungeliebte Musik. Visuelle Reize sind Sonne, Notizzettel, Ablageberge, Lichtquellen, Gerüche (Parfüm).

Stören Sie die ständigen Unterbrechungen in Ihrem (Büro-) Alltag auch so? Permanent klingelt das Telefon, dringende E-Mails müssen beantwortet werden, unangemeldeter Besuch steht vor der Tür und Vertreter tauchen im Büro auf (kein Besuch mehr ohne Terminabsprache!) usw. usw. Außerdem leben wir im Zeitalter der Informationsfülle. Tagtäglich werden wir mit Informationen überschwemmt, sodass wir in deren Flut fast ertrinken. Wohlwissend, dass von den vielen Nachrichten nur ganz wenige in unserem Langzeitgedächtnis bleiben. Überwiegend erhalten wir Informationsmüll, der auf dem Informationskompost verrottet. Trotzdem verbringen wir etliche Stunden damit, Nachrichten zu lesen, zu werten, zu verteilen und abzulegen. Wir ärgern uns über zu viele Informationen, überhäufen aber selbst oft andere damit. Klar, das gehört zum Geschäft natürlich irgendwie dazu, aber auf unsere Konzentration und Arbeitseffizienz wirkt sich all das negativ aus.

Wäre es nicht wunderbar, wenn Sie Ihre (Büro-) Arbeit ab sofort effizienter bewältigen könnten? Nachstehend erhalten Sie jede Menge Tipps. Wie wäre es, wenn Sie die für Sie nützlichen auswählen und kurzfristig in die Tat umsetzen würden? Bringt Ihnen garantiert mehr Lebensqualität. 

• Verteilen Sie Prioritäten – das Ziel muss klar sein! Das bedeutet, dass Aufgaben eine Klassifizierung bekommen. Teilen Sie Ihre Aufgaben ein in:
  + Wichtiges + Dringendes + Delegieren – Routine – Unwichtiges.
  Die drei ersten Bereiche müssen schnell und gewissenhaft bearbeiten werden. Danach die Routinearbeiten und Unwichtiges darf erst einmal aufgeschoben werden – oder noch besser: trennen Sie sich von Belanglosem. Tages- und Wochenpläne helfen Ihnen dabei, immer wieder die wichtigen Dinge im Blick zu behalten. Terminieren Sie so, dass Ihnen Pufferzeiten für „Unvorhergesehenes“ bleiben. Sollte eine Pause eintreten, nutzen Sie diese zur Erholung. Damit steigern Sie nicht nur Ihre Produktivität, sondern vermeiden, dass Sie wie im Hamsterrad eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.
• Erledigen Sie Kleinkram sofort! Gewöhnen Sie sich an, Arbeiten, die eine Bearbeitungszeit von maximal zwei bis vier Minuten brauchen, sofort zu erledigen; unabhängig davon, ob sie dringend sind oder nicht. Der Vorteil: Sie arbeiten effektiver, weil Sie die Aufgaben sofort vom Tisch haben. Das macht den Kopf frei für wichtige Dinge und gibt Ihnen jeden Tag ein gutes Gefühl.
• Richten Sie Ihr Handeln an den Zielen aus, die Sie sich gesetzt haben! Das heißt: Setzen Sie sich Wochen-, Monats- und Jahresziele. Überlegen Sie bei jeder Tätigkeit, die Sie in Angriff nehmen, ob sie wirklich zielführend im Sinne dieser Ziele ist. Denn entscheidend ist nicht, wie viel Sie arbeiten, sondern was Sie mit Ihrer Arbeit erreichen. Setzen Sie Ihre Zeit wie Pfeil und Bogen ein: Zielen Sie zuerst, bevor Sie handeln.
• Vereinfachen Sie – Tappen Sie nicht in die Perfektionismus-Falle! Es kommt nicht bei jeder Tätigkeit auf Formvollendung an. Sie brauchen nur genau so viel zu tun, wie nötig ist, um Ihr Ziel zu erreichen. Nur darauf kommt es an. Alles andere ist Zeitverschwendung, weil es nichts zum tatsächlichen Ergebnis beiträgt. Konzentrieren Sie sich deshalb immer auf das Wesentliche. Teilen Sie schwierige Aufgaben in Zwischenschritte auf.
• Mut zur Lücke! Selbst bei noch so perfekter Tagesplanung können Sie Unvorhergesehenes nicht vermeiden. Kalkulieren Sie deshalb einen Zeitblock für solche nicht planbaren Ereignisse ein. Verläuft der Tag doch nach Plan, nutzen Sie Pausen für Ihre ganz persönliche Entspannung. Verwenden Sie unbedingt einen Terminkalender, am besten einen elektronischen, um Struktur und Ordnung in Ihren Tagesablauf zu bringen. Synchronisieren Sie diesen elektronischen Helfer mit Ihrem Computersystem am Arbeitsplatz.
• Setzen Sie sich Zeitlimits! Aber nicht unter Druck setzen! Bevor Sie eine Aufgabe in Angriff nehmen, schätzen Sie realistisch ein, wie viel Zeit Sie dafür brauchen. Das gilt auch für Telefonate. Achten Sie diszipliniert auf die Einhaltung dieser Zeitvorgaben. Es gilt: Kein Verlegen, kein Verspäten, kein Überziehen!
• Trennen Sie sich von allem Überflüssigen! Führen Sie für die unwichtigen Aufgaben ein konsequentes Management by Papierkorb ein. Was unnötig Platz und Zeit beansprucht – weg damit. Sie trauen sich nicht so richtig? Probieren Sie es hiermit: Legen Sie nicht so Wichtiges in eine Mappe. Waren Sie acht Wochen nicht dran, werden Sie es in Zukunft auch kaum sein. Also weg damit.
• Ordnung ist das halbe Leben! Bieten Sie dem täglichen Chaos die Stirn. Bauen Sie einmal ein Ordnungssystem auf und behalten Sie es unbedingt bei. Nur dann bewältigen Sie die täglich anfallenden Routineaufgaben, ohne, dass sie Ihnen zu viel Ihrer wertvollen Zeit rauben. Schaffen Sie Standardabläufe. Beispielsweise morgens bis 10:00 Uhr keinerlei Störungen. Oder jeden Tag zwischen 9:00 und 10:00 Uhr sowie 16:00 und 17:00 Uhr die E-Mails bearbeiten und Kundenanfragen beantworten. Mitarbeitergespräche und Besuche nur an bestimmten Tagen zu bestimmten Uhrzeiten. Berücksichtigen Sie dabei Ihre persönliche Leistungskurve.
• Störungen vermeiden! Wenn Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, schalten Sie unnötige Störfaktoren ab. Leiten Sie das Telefon um, schließen Sie die Tür und beenden Sie die E-Mail-Software. So können Sie sich konzentriert mit der zu erledigenden Aufgabe beschäftigen.
• Delegieren und nicht alles kontrollieren! Unter Dauerstress gefährden Sie Ihre Gesundheit. Sie können nicht alles selber machen. Wenn ständig viel zu tun ist, wird es Zeit Arbeiten zu delegieren. Wenn Sie delegieren, dann nicht nur Aufgaben, sondern auch die Verantwortung, die übertragenen Aufgaben korrekt auszuführen. Beschränken Sie sich auf Stichproben.
• Sagen Sie nie “vielleicht”! Treffen Sie stets klare Entscheidungen. Auf Fragen sollte es für Sie nur ein JA oder NEIN geben. Verbannen Sie das ungenaue “vielleicht” aus Ihrem Wortschatz. Vielleicht ist nur ein unnötiger Zeitkiller, denn aufgeschobene Entscheidungen kommen immer wieder auf Sie zurück. Sie müssen sich also erneut damit befassen. Denken Sie daran, dass Sie auch öfter einmal NEIN sagen. Lassen Sie sich kein Image aufdrücken „das Mädchen für alles zu sein“. Bleiben Sie im Übrigen beim NEIN-Sagen stets höflich und diplomatisch.
• Sie sind auch immer noch ein Privatmensch! Schaffen Sie sich regelmäßig Freiräume für Ihr Privatleben und für kreative Phasen, in denen Sie wieder Kraft tanken und neue Ideen entwickeln.

Nichts Neues für Sie dabei? Gut, aber handeln Sie auch danach …?

Mit dem “Wissen” allein arbeiten Sie nicht effizienter. Picken Sie sich die für Sie nützlichen Anregungen einfach heraus und setzen Sie es tatsächlich um – gleich heute. Achten Sie mindestens einen Monat lang auf die Einhaltung, erst dann ist tatsächlich eine Gewohnheit daraus geworden.