Die Zeit vergeht nicht schneller als früher, aber wir laufen eiliger an ihr vorbei. Zeitkillern und Zeitdieben keine Chance mehr! Gestalten Sie Ihre wertvolle Zeit sinnvoll. Denn der Mensch besitzt nichts Edleres und Kostbareres als die Zeit. Wir können Zeit nicht managen, sondern nur uns selbst. Zeitmanagement bedeutet Selbstmanagement und Stressvermeidung.

Wozu Zeitmanagement?

Eine entscheidende Frage, die nur Sie für sich beantworten können, bevor Sie mit der Planung Ihrer Zeit beginnen. Andernfalls kann es passieren, dass Sie keinen wirklichen Nutzen erhalten, und das wäre wiederum reine Zeitverschwendung! Durch systematisches Zeitmanagement können Sie sehr viel Zeit gewinnen – Zeit, die für Dinge zur Verfügung steht, die Ihnen wirklich wichtig sind. Was das konkret ist, müssen Sie selbst festlegen! Zudem erreichen Sie durch Zeitplanung eine Konzentration auf das Wesentliche. Aufgaben werden somit effizienter bearbeitet. Probleme und Hindernisse lassen sich dann schon frühzeitig erkennen, so dass Abweichungen schon mit geringem Aufwand zu korrigieren sind. Durch Zeitplanung werden Sie die Ihnen zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller verbringen.

Menschen, die ständig zu wenig Zeit haben, wirken wichtig und werden in unserer Gesellschaft entsprechend gewürdigt. Deswegen wehren sich viele Menschen – vielleicht auch unbewusst – gegen das Zeitmanagement. Dann hätten sie plötzlich mehr Zeit und wären dadurch in ihren eigenen Augen nicht mehr so wichtig. Anderen Menschen bereitet die Aussicht Unbehagen, tatsächlich mehr Zeit für sich selbst zu haben. Wir sind es oft schon gar nicht mehr gewohnt, Zeit für uns selbst zu haben. Bevor Sie sich ernsthaft mit Zeitmanagement beschäftigen, sollten Sie die bewusste Entscheidung treffen, ob Sie wirklich mehr Zeit haben wollen. Ansonsten könnte es sein, dass Sie sich selbst boykottieren. Und dann helfen alle Zeitspartechniken nichts.

Zeit-, Selbst- und Energiemanagement ist das wichtigste Investment für Berufserfolg, Leistungsfähigkeit, Leben und Gesundheit.
Beherrschen Sie die Zeit? Oder lassen Sie sich von der Zeit beherrschen? Die Zeit ist neben Gesundheit unser größtes Kapital. Wer gezielt in sein Selbstmanagement investiert, wohldosiert entschleunigt, innehält und prüft, dem läuft die Zeit nicht mehr unkontrolliert davon.

Ihnen wächst die Hektik des Alltags über den Kopf?
Sie fühlen sich überlastet, gestresst und gehetzt?
Die Arbeit belastet Sie und Sie können in Ihrer Freizeit nicht mehr abschalten?
Sie möchten Ihre Zeit optimaler einteilen, sich besser organisieren, aber irgendwie gelingt es nicht?
Sie schieben Aufgaben immer wieder vor sich her und Ihre Gedanken kreisen häufig um diese unerledigten Aufgaben?

Ein gutes Zeitmanagement ist nicht nur unerlässlich für den beruflichen Erfolg, es trägt auch entscheidend zu einem glücklichen und zufriedenen Leben bei. Zielführende Arbeits- und Planungstechniken helfen, den Umgang mit der Zeit zu verbessern. Zu den üblichen Strategien gehört es, die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit abzuarbeiten, große Aufgaben in kleine Teilaufgaben aufzuspalten und bestimmte Aufgaben an andere abzugeben (Delegieren). Ebenso gehören Methoden zur Steigerung der Motivation und eine Erfolgskontrolle zum Zeitmanagement.

Zeitmanagement ist die systematische und disziplinierte Planung und Kontrolle der eigenen Zeitnutzung. Sie können täglich erstaunlich viel Zeit gewinnen, so dass mehr Zeit für die “wichtigen” Dinge in Beruf und Freizeit bleibt. Zeit fehlt allen, obwohl wir im 21. Jahrhundert die höchste Lebenserwartung und die kürzesten Arbeitszeiten seit jeher haben. Zu wenig Zeit zu haben scheint für viele erfolgreiche Menschen das Hauptproblem zu sein. Durch gezielte Zeitplanung gewinnen Sie mehr Zeit, die Sie frei nutzen können. Das Mehr an verfügbarer Zeit sollte aber nicht dazu führen, dass Sie noch mehr Zeit für zusätzliche Arbeit freimachen, so dass Sie in den 12 Stunden, die Sie täglich arbeiten, die Arbeit von 15 Stunden hineinquetschen wollen (es gibt Leute, die möchten eigentlich nur Zeit sparen, um nachher noch mehr leisten zu können).
Vielmehr sollte Zeitmanagement mehr Zeit für Vorhaben schaffen, die einem selber als Person wichtig sind. Zeitmanagement sollte daher letztlich mehr Zeit für Erholung und Möglichkeiten, wieder neue Energie zu tanken, Hobbys oder andere Vorhaben freimachen. „Der Unterschied zwischen Existieren und Leben liegt im Gebrauch der Freizeit“.

Zeitmanagement beinhaltet auch das Beseitigen von Störungen. Unterschieden wird zwischen inneren und äußeren Störungen. Beide können als Zeitblockierer wirken. Wo liegen diese Zeitfresser, und wie können sie gezielt eliminiert werden?

Innere Störungen sind Störungen, die psychologisch bedingt sind, wie Unlust, Übermüdung, Ängste, Sorgen, Schwatzhaftigkeit.
Störungen, die wir selbst verursachen, sind Unordnung am eigenen Arbeitsplatz, schlechte Zeiteinteilung, Langsamkeit, Weitschweifigkeit, Scheinarbeit, ungenügende Fertigkeiten (z.B. am Computer).

Äußere Störungen sind Störungen durch Personen, wie Vorgesetzte, Kollegen, Kunden, Mitbürger, Telefonanrufe. Oder unangemeldete Besuche unterbrechen die Arbeit, E-Mails belasten zunehmend das Zeitbudget. Soziale Kontakte können belasten, wenn sie zu viel Zeit beanspruchen.
Störungen durch Reize sind schlecht klimatisierter Arbeitsraum, Durchzug, Rauch, Unordnung, Geräusche, Lärm, ungeliebter “Musikteppich”. Visuelle Reize sind Sonne, Notizzettel, Ablageberge, Lichtquellen, Gerüche (Parfüm).

Stören Sie die ständigen Unterbrechungen in Ihrem (Büro-) Alltag auch so? Permanent klingelt das Telefon, dringende E-Mails müssen beantwortet werden, unangemeldeter Besuch und Vertreter tauchen im Büro auf (kein Besuch mehr ohne Terminabsprache!) usw. usw.
Hinzu kommt, dass die ganze Welt voller piepsender, summender und flackernder elektronischer Geräte ist, die ständig unsere Aufmerksamkeit „verlangen“: Handys, Computer, Fernseher, Radios und und und … immer und überall!
Erinnern Sie sich noch? Fast jedes dieser technischen Wunderwerke wurde uns auch als Zeitsparer angepriesen. Handys sind praktisch, weil man keine Telefonzelle suchen muss, Computer erleichtern die Arbeit … Wenn man das alles einzeln betrachtet, mag das stimmen. Doch im Großen und Ganzen ist eher das Gegenteil der Fall: Viele Geräte sind echte Zeitfresser. Oft schaffen wir nicht mehr das, was wir uns vorgenommen haben.

Außerdem leben wir im Zeitalter der Informationsfülle. Tagtäglich werden wir mit Informationen berieselt (Gießkannenprinzip). Wir ertrinken fast in einer Informationsflut, und wir wissen: Von den unzähligen Informationen bleibt nur ganz wenig im Langzeitgedächtnis. Überwiegend erhalten wir Informationsmüll, der auf dem Informationskompost verrottet. Ungezählte Stunden verbringen wir damit, Informationen zu lesen, zu werten, zu verteilen und abzulegen. Wir ärgern uns über zu viele Informationen, überschwemmen aber selbst oft andere damit. Klar, das gehört zum Geschäft natürlich irgendwie dazu, aber auf Ihre Konzentration und Arbeitseffizienz wirkt sich all das negativ aus.

Wie wäre es, wenn Sie Ihre (Büro-) Arbeit ab sofort effizienter bewältigen könnten? Wäre das nicht ein guter Vorsatz, den kurzfristig in die Tat umzusetzen? Hier sind einige Tipps dazu:

• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Prioritäten – das Ziel muss klar sein! Verteilen Sie Prioritäten. Das bedeutet, dass Aufgaben eine Klassifizierung bekommen. Teilen Sie Ihre Aufgaben zum Beispiel ein in • Wichtiges • Dringendes • Delegieren • Routine • Unwichtiges. Die drei ersten Bereiche müssen Sie schnell und gewissenhaft bearbeiten. Danach die Routinearbeiten und Unwichtiges darf erst einmal aufgeschoben werden, oder – noch besser – trennen Sie sich von ihm. Tages- und Wochenpläne helfen Ihnen dabei, immer wieder die wichtigen Dinge im Blick zu behalten. Terminieren Sie so, dass Ihnen Pufferzeiten für „Unvorhergesehenes“ bleiben. Sollte eine Pause eintreten, nutzen Sie diese zur Erholung. Damit steigern Sie nicht nur Ihre Produktivität, sondern vermeiden, dass Sie wie im Hamsterrad eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.
• Erledigen Sie Kleinkram sofort! Gewöhnen Sie sich an, Arbeiten, die eine Bearbeitungszeit von maximal zwei bis vier Minuten brauchen, sofort zu erledigen – unabhängig davon, ob sie dringend sind oder nicht. Der Vorteil: Sie arbeiten effektiver, weil Sie die Aufgaben sofort vom Tisch haben. Das macht den Kopf frei für wichtige Dinge und gibt Ihnen jeden Tag ein gutes Gefühl.
• Richten Sie Ihr Handeln an den Zielen aus, die Sie sich gesetzt haben! Das heißt: Setzen Sie sich Wochen-, Monats- und Jahresziele. Überlegen Sie bei jeder Tätigkeit, die Sie in Angriff nehmen, ob sie wirklich zielführend im Sinne dieser Ziele ist. Denn entscheidend ist nicht, wie viel Sie arbeiten, sondern was Sie mit Ihrer Arbeit erreichen. Setzen Sie Ihre Zeit wie Pfeil und Bogen ein: Zielen Sie zuerst, bevor Sie handeln.
• Vereinfachen Sie – Tappen Sie nicht in die Perfektionismus-Falle! Perfektionismus vergeudet Zeit. Es kommt nicht bei jeder Tätigkeit auf Formvollendung an. Sie brauchen bei jeder Tätigkeit nur genau so viel zu tun, wie nötig ist, um Ihr Ziel zu erreichen. Nur darauf kommt es an. Alles andere ist Zeitverschwendung, weil es nichts zum tatsächlichen Ergebnis beiträgt. Konzentrieren Sie sich deshalb immer auf das Wesentliche. Teilen Sie schwierige Aufgaben in Zwischenschritte auf.
• Mut zur Lücke! Selbst bei noch so perfekter Tagesplanung können Sie Unvorhergesehenes nicht vermeiden. Kalkulieren Sie deshalb einen Zeitblock für solche nicht planbaren Ereignisse ein. Verläuft der Tag doch nach Plan, nutzen Sie diese Zeitblöcke für Ihre ganz persönliche Entspannung. Tipp: Verwenden Sie unbedingt einen Terminkalender, am besten einen elektronischen, um Struktur und Ordnung in Ihren Tagesablauf zu bringen. Synchronisieren Sie diesen elektronischen Helfer mit Ihrem Computersystem am Arbeitsplatz im Büro.
• Setzen Sie sich Zeitlimits! Aber nicht unter Druck setzen! Bevor Sie eine Aufgabe in Angriff nehmen, schätzen Sie realistisch ein, wie viel Zeit Sie dafür brauchen. Das gilt auch für Telefonate. Achten Sie diszipliniert auf die Einhaltung dieser Zeitvorgaben. Es gilt: Kein Verlegen, kein Verspäten, kein Überziehen!
• Trennen Sie sich von allem Überflüssigen! Führen Sie für die unwichtigen Aufgaben ein konsequentes Management by Papierkorb ein. Was unnötig Platz und Zeit beansprucht – weg damit. Sie trauen sich nicht so richtig? Probieren Sie es hiermit: Legen Sie nicht so Wichtiges in eine Mappe. Waren Sie acht Wochen nicht dran, werden Sie es in Zukunft auch kaum sein. Also weg damit.
• Ordnung ist das halbe Leben! Bieten Sie dem täglichen Chaos die Stirn. Bauen Sie einmal ein gründliches Ordnungssystem auf und behalten Sie es unbedingt bei. Nur dann bewältigen Sie die täglich anfallenden Routineaufgaben, ohne dass sie Ihnen zuviel Ihrer wertvollen Zeit rauben. Schaffen Sie Standardabläufe. Z. B. morgens bis 10:00 Uhr keinerlei Störungen. Oder jeden Tag zwischen 9:00 und 10:00 Uhr sowie 16:00 und 17:00 Uhr die E-Mails bearbeiten und Kundenanfragen beantworten. Mitarbeitergespräche und Besuche nur an bestimmten Tagen zu bestimmten Uhrzeiten. Berücksichtigen Sie dabei Ihre persönliche Leistungskurve.
• Störungen vermeiden! Wenn Sie eine wichtige Aufgabe erledigen, schalten Sie unnötige Störfaktoren ab. Leiten Sie das Telefon um, schließen Sie die Tür und beenden Sie die E-Mail-Software. So können Sie sich konzentriert mit der zu erledigenden Aufgabe beschäftigen.
• Delegieren und nicht alles kontrollieren! Unter Dauerstress ist schon so manches Unternehmen an die Wand gefahren. Sie können nicht alles selber machen. Wenn dauernd viel zu tun ist, wird es Zeit, einen Mitarbeiter einzustellen, bzw. Arbeiten zu delegieren. Wenn Sie delegieren, dann nicht nur Aufgaben, sondern auch die Verantwortung, die übertragenen Aufgaben korrekt auszuführen. Beschränken Sie sich auf Stichproben.
• Sagen Sie nicht “vielleicht”! Treffen Sie stets klare Entscheidungen. Auf Fragen sollte es für Sie nur ein JA oder NEIN geben. Verbannen Sie das ungenaue “vielleicht” aus Ihrem Wortschatz. Vielleicht ist nur ein unnötiger Zeitkiller, denn aufgeschobene Entscheidungen kommen immer wieder auf Sie zurück. Sie müssen sich also erneut damit befassen. Denken Sie daran, dass Sie auch öfter mal NEIN sagen. Lassen Sie sich kein Image aufdrücken „das Mädchen für alles zu sein“. Bleiben Sie im Übrigen beim NEIN-Sagen stets höflich und diplomatisch.
• Sie sind auch immer noch ein Privatmensch! Schaffen Sie sich regelmäßig Freiräume für Ihr Privatleben und für kreative Phasen, in denen Sie wieder Kraft tanken und neue Ideen für Ihr Geschäft entwickeln.

Nichts Neues für Sie dabei? Gut, aber handeln Sie auch danach …?

Mit dem “Wissen” allein arbeiten Sie nicht effizienter. Picken Sie sich die für Sie nützlichen Anregungen einfach heraus und setzen Sie es tatsächlich um – gleich heute. Achten Sie mindestens einen Monat lang auf die Einhaltung, erst dann ist tatsächlich eine Gewohnheit daraus geworden.