Aktualisiert August 2023 – Thema: Büro-Organisation – Teil 1 von 3

Organisation ist die konsequente Einhaltung von Standards.
Im Geschäftsleben organisiert zu sein ist ein enormer Wettbewerbsvorteil und bringt nachhaltigen Geschäftserfolg. Lebensqualitätsverbessernd ist Organisation übrigens auch im Privatleben.

Eine schlechte Organisation verursacht Chaos, Mitarbeiterfrust, schlampiges Arbeiten, Suchen von Dateien und Unterlagen und mindert zudem die Auskunfts- und Servicesfähigkeit eines Unternehmens, was überflüssige Kosten und einen enormen Imageschaden bewirkt. Den Unternehmen kostet das Hinnehmen von Unordnung und strukturlosem Vorgehen jährlich Hunderttausende von Euros.

Nicht nur der Schreibtisch, sondern Ihr gesamtes Büro/Betätigungsfeld sollte eine professionelle Arbeitsatmosphäre ausstrahlen. Dabei gilt: Je ordentlicher desto besser. Jeder einzelne Raum sollte „Augenschön“ sein, also auf den ersten Blick angenehm und aufgeräumt wirken. Ein Büro ist keine Baustelle. Berge von Ausdrucken, Geschäftsdokumenten, Notizen, (Fach-) Zeitschriften etc. stellen lästige Informationsgräber dar, vor allen Dingen, wenn die Stapel überwiegend aus Unterlagen zu längst erledigten Aufträgen, Werbesendungen oder bloß “interessanten” Zeitungsartikeln bestehen.
Überquellende Schreibtische mit Aktennotizen im Papierstapel, Post-it-Terror, angefangene Arbeiten, offen herumliegende Aktenordner, Essensreste, Getränkeflaschen, Kaffeetassen, verstreute Schreibutensilien, Unterlagen auf dem Fußboden verteilt usw. usw., vermitteln kein Vertrauen in Ihre Arbeitsorganisation.

Trotz digitaler Arbeitsplätze kämpfen (Büro-) Menschen nach wie vor gegen das tägliche Chaos, das sie selbst fabrizieren. In den Augen des Betrachters: Vermittlung von Schlampigkeit! Stellt sich die Frage: Nur auf dem Schreibtisch oder auch in der Arbeit, im Projekt, in der Aufgabenerfüllung? Lassen Sie nicht zu, dass das Märchen vom „kreativen Chaos” Ihr Leben bestimmt.

Im hektischen Arbeitsalltag kann man schnell den Überblick verlieren. Unter hoher Arbeitsbelastung bleibt oft zu wenig Zeit den Arbeitstag so zu strukturieren, dass Projekte, Aufgaben, Termine und Besprechungen übersichtlich bleiben. Dabei ist mangelnde Organisation Sand im Arbeitsgetriebe. Hinzu kommen „Aufreger“ wie ein ungünstiges Arbeitsumfeld, mangelhafte Zusammenarbeit, schlechte Organisation und chaotische Zustände der Arbeitsplätze manch Ihrer Kollegen, Kolleginnen und Chefs. Immer öfter wird über die Notwendigkeit geklagt, einen Teil der eigenen Arbeitszeit mit dem Auffangen von Schlamperei und der schlechten Organisation anderer verbringen zu müssen. Man leistet Schadensbegrenzung für das Unternehmen, indem man das Chaos, das andere verursachen, beseitigt (Gedankt wird es selten). Diese Chaoten halten unternehmerisches, ganzheitliches Denken und organisatorisches, strukturiertes Arbeiten scheinbar für überflüssig oder sind ihren Aufgaben nicht gewachsen.

Was ist/heißt Organisation? Darüber gibt es Hunderte von Büchern, Abhandlungen und Vorträge. Deshalb nur kurz: Organisation ist Bewerkstelligung – planmäßig gestalten, ordnen, einrichten, aufbauen. Im Begriff “Organisation” steckt die griechische Wurzel “Organon”, was so viel bedeutet wie “Hilfsmittel, Werkzeug”. Das bedeutet also, Organisation soll nicht im Mittelpunkt stehen, sondern Werkzeug und Hilfsmittel sein, um Arbeiten, Projekte, Probleme und Aufgabenstellungen leichter, schneller und effizienter lösen zu können. Organisation verlangt Methode, Genauigkeit, Zuverlässigkeit, Fleiß, Sparsamkeit, Ordnung, Takt, Wissen und die Fähigkeit, die Mittel den Zwecken anzupassen.

Ordnung halten bringt einen massiven Zeitgewinn und spart Geld. Häufig hört man die Ausrede: „Ich habe so viel zu tun und keine Zeit Ordnung zu halten.“ Es stimmt, dass kurzfristig oft die Zeit fehlt. Langfristig kostet Unordnung aber mehr Zeit als das Aufräumen kurzfristig gekostet hätte. In schlecht organisierten Büros entfallen jährlich Dutzende Tage, an denen Mitarbeiter/innen “sinnlose Dinge treiben”. Ein Schrecken für alle Personalchefs. Dabei übersehen viele Menschen, dass ein chaotischer Arbeitsplatz ein “Karrierekiller” sein kann. Geschäftsführer größerer Unternehmen in Deutschland sehen einen direkten Zusammenhang zwischen “Ordnung und Produktivität”. Ordentliche Mitarbeiter werden bei Beförderungen bevorzugt.

Wer meint, sein übervoller Schreibtisch signalisiere besonders gute Auslastung, der ist auf dem Holzweg. Denn die Signalwirkung ist eine ganz andere: „Hier arbeitet ein Papier-Messie mit Sammelwut und Dokumenten-Nostalgie.“ Oder schlimmer noch: „Was für ein Chaot, wie kann der/die noch produktiv arbeiten?“ Außerdem erzeugen unordentliche Räume Misstrauen bei fremden Besuchern. Ein sauberes Erscheinungsbild weckt Vertrauen in die Kompetenz und Zuverlässigkeit. Studien belegen, dass ordentliche Menschen generell bessere Anstellungs- und schließlich Aufstiegschancen haben, weil ihnen mehr Entscheidungsfreude zugetraut wird. Denn versäumte Termine, verschlampte Unterlagen und fehlender Zugriff auf wichtige Informationen kosten nicht nur Geld und Nerven, sondern vergraulen früher oder später auch Kunden und Geschäftspartner. Ein ordentlicher Schreibtisch und ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld fördert also nicht nur die Effizienz, sondern steigert auch die Karrierechancen.

„Wer sich nicht selbst organisiert, dem rückt das Chaos die Möbel.“

Besucher, Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter oder der Chef sehen in der Umsetzung von organisierter Arbeit:

• Erhöhte Arbeitszufriedenheit
• Reduzierte Personalkosten
• Gesenkte Verwaltungskosten
• Verbesserte Übersicht
• Optimierte Teamarbeit
• Zeitgewinn durch geprüfte Methoden
• Raumgewinn durch schlanke Organisationsmittel

Zudem dient ein übersichtlicher Schreibtisch, ein aufgeräumtes Büro oder auch eine ordentliche Werkstatt der Gefahrenabwehr und setzt zugleich auch positive Energien frei!

Ästhetik und Ordnung wirken entlastend, befreiend und sind dem konzentrierten Arbeiten zuträglich:

• Sie sind weniger abgelenkt und erledigen einzelne Aufgaben zügiger.
• Sie haben einen besseren Überblick über anstehende Aufgaben.
• Sie sehen sich nicht vor unüberwindlich wirkenden Bergen von Anforderungen.

Jede Sache braucht ihren festen Platz.
Und nach Gebrauch legen Sie es auch genau an diesen Platz zurück.

Haben Sie solche Worte schon einmal gehört? „Oh, wie sieht es denn hier im Büro aus?”
Weil

• sich dauerhaft Papierstapel bilden,
• Zettel und Unterlagen auf Schreibtisch und Boden umherfliegen,
• loses Papierwerk in Regalen verstreut ist,
• Kaffeetassen, Getränkeflaschen, Essensreste etc. Ihren Arbeitsplatz zieren,
• Sie Dokumente nicht wiederfinden,
• Sie den Überblick über Ihre Termine und Aufgaben verlieren,
• Sie keine Zeit mehr für Ihre Kernaufgaben haben,
• Sie sich dauerhaft gestresst und unter Zeitdruck fühlen,
• Sie Ihre wertvolle Zeit mit Suchen verschwenden müssen!

Das Leben ist zu kurz, um es mit Suchen, Stress und Ärger zu verbringen! Vergeuden Sie nicht weiter Ihre wertvolle Energie und Lebenszeit!
Was motiviert Sie? Wie kommen Sie “in Fluss” und gehen mit mehr Leichtigkeit an ungeliebte, aber notwendige Tätigkeiten heran? Finden Sie Ihren “Motivationsschlüssel”! Organisation lässt sich lernen! Dann bleibt Ihnen mehr Zeit für all das, was das Leben für Sie lebenswert macht. Auch wenn Sie ein Aufräum-Muffel sein sollten, nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für den “Büroputz”. Sie werden staunen, wie zügig Ihnen die Arbeit von der Hand geht, wenn Sie nicht erst zeitaufwendig suchen oder aufräumen müssen.

Teil 2 > Tipps für eine effiziente (Büro-) Organisation – steigert Ihr Wohlbefinden und Ihre Karrierechancen. Ein aufgeräumter Schreibtisch vermeidet Suchen, Stress und Ärger.