Aktualisiert August 2023 – Thema: Ablage – Dokumentenverwaltung
»Chaos erschaffen kann jeder.
Die Sache mit der Ordnung hingegen
braucht ein gut strukturiertes Vorgehen und ein fröhliches Herz.«
Auch im digitalen Zeitalter bleibt uns eine Dokumentenverwaltung in Datei-/Papierform nicht erspart. Trotz Computer nehmen die Papierberge nicht ab. Dabei reden wir seit etlichen Jahren vom Papierlosen Büro … Im bürokratischen Deutschland bleibt das wohl noch viele Jahre Utopie. Hört sich irgendwie verkrustet an: “Es zählt nur das was auf Papier steht und unterschrieben ist.” Gilt für viele Menschen immer noch und hat auch nachvollziehbare Gründe. Die Computerfreaks werden jetzt aufstöhnen: „Was für ein alter Hut“. Aber nicht wenige von ihnen verbringen viel Zeit mit Suchen in ihrem Wirrwarr von digitalen Verzeichnissen.
Eine strukturierte Ablage ist und bleibt eine unentbehrliche Aufgabe, nicht nur im Unternehmensalltag.
Also los geht’s: Weg mit dem Ballast und den optischen Blockaden! Vergeuden Sie Ihre Lebenszeit nicht länger mit Suchen! „Vom Ablagefrust zur Handlungslust“.
Ablage ist das verantwortungsvolle Ordnen, Sichern, Abheften, Aufbewahren und vor allen Dingen das Wiederauffinden von wichtigen Dokumenten. Ob Sie digital gespeichert und/oder in Papierform abgeheftet werden müssen, geht beruflich aus den Richtlinien der Unternehmen hervor; privat entscheiden Sie das selber.
Ein Dokument ist eine Urkunde bzw. Schriftstück oder auch ein Beweis. Dieser Nachweis bedeutet für ein Unternehmen oft bares Geld. Schriftlich festgehalten, kann manche Aussage der Geschäftspartner nachgewiesen werden und beispielsweise Preisnachlässe oder Konventionalstrafen verhindern. Eine gute Ablagestruktur und Dokumentenverwaltung stellt sicher, dass ausschließlich mit aktuellen Dokumenten zügig gearbeitet werden kann und alte Unterlagen/Vorgänge schnell zu finden sind.
Aber wer liebt schon Ablage? Die fällt meistens unter „Aufschieberitis“, bis zu dem Punkt, wo händeringend in einem Wust von Papier oder im PC gesucht werden muss … „ja wo ist es denn?“ Hektik macht sich breit, man braucht es sofort, ärgert sich über sich selbst, und schon ist der Vorsatz wieder da, nichts mehr anzusammeln. Das kennen wir doch alle – oder?
Die tagesaktuelle Dokumentenverwaltung in Datei- und/oder Papierform ist eine unverzichtbare Aufgabe im Unternehmensalltag, wie auch im privaten Bereich. Diese nicht selten unterschätzte verantwortungsvolle Tätigkeit nimmt einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Es ist eine oft ungeliebte Arbeit, die gerne verschoben wird, bis sich die Papierberge (optische Blockaden) stapeln, die Verzeichnisstruktur im PC mehr verwirrt als behilflich ist oder der E-Mail-Eingang überläuft.
Wir haben enormen Einfluss darauf, ob wir diese Arbeit mit Frust oder Lust tätigen! Eine gute (einfache) Organisation erleichtert das schnelle Wiederfinden – auch nach längerer Zeit. Kein Suchen mehr, durch sinnvolle E-Mail- und PC-Verzeichnisse, Ablageplan, Wiedervorlage, Terminierung und Aufbewahrungsfristen.
