Aktualisiert August 2023 – Thema: E-Mails

E-Mails strömen täglich (besonders beruflich) in unseren Posteingang und gehören mittlerweile zu den größten Zeitfressern und Produktivitätskillern. Die stets größer werdende E-Mail-Flut führt dazu, dass immer weniger Zeit für das Wesentliche bleibt, nämlich für produktive Arbeit. Also werden wir das jetzt ändern!

Was nutzt ein schnelles Kommunikationsmittel, wenn der richtige Umgang im E-Mail-Verkehr nicht beachtet wird und E-Mails mehr nerven als erfreuen. Nicht wenige Unternehmen sehen sich mit Klagen ihrer Mitarbeiter/innen konfrontiert. Der stetige Anstieg des zu bewältigenden E-Mail-Aufkommens, gleichzeitig mit dem Verlangen nach permanenter Erreichbarkeit, führt zur Überlastung der Mitarbeiter/innen. Unter dem Schlagwort „Digitaler Stress“ ist dieses Thema schon länger ein Dauerbrenner.

„Früher“, das ist noch nicht einmal so lange her, erreichten uns Briefe nach zwei Tagen und es wurde mehr telefoniert. Wir waren nicht immer und überall erreichbar und hatten unsere Auszeiten. In digitalen Zeiten prasseln Informationen auf uns ein und mit E-Mails, Terminstress, Smartphones und sekundenschnellen Nachrichten per WhatsApp, Twitter etc., wären „Ruhezeiten“ für viele der reinste Horror. Natürlich war früher nicht alles besser – aber übersichtlicher. Heute machen sich immer mehr Menschen von einem „durch ihr Leben führendes“ Navigationsgerät abhängig. Bei vielen geht die multimediale Angst um, etwas zu verpassen. Jugendliche nutzen bereits digitale Terminkalender mit automatischer Erinnerung.

Wer sehnt sich da nicht oft nach einem einfacheren Alltag – ohne Qual der Wahl und ständigen Erreichbarkeit? Das ginge, wenn wir die Technik zu unserem Vorteil nutzen und uns nicht benutzen lassen würden!

Beim Blick ins E-Mail-Fach kann es einen manchmal schon gruseln. Eine neue Nachricht nach der anderen landet im Posteingang. Alte sind noch nicht beantwortet oder bereits vergessen. Man kommt mit der Bearbeitung nicht hinterher und verliert den Überblick. Das Ergebnis: Das ständige Senden und Empfangen setzt uns unter Stress. Aber das ist nicht nötig! E-Mails sind kein Teufelszeug: Man muss nur mit ihnen umgehen können.
Bis zu 100 E-Mails empfängt und verschickt ein Arbeitnehmer pro Tag – und die Zahl wird künftig noch weiter steigen. Bestimmt erhalten auch Sie täglich mehr E-Mails/Nachrichten als Ihnen lieb ist – aber WIE können Sie diese Informationsschwemme handhaben?

Die Lösung heißt Selbstorganisation. Und die funktioniert mit folgenden 12 Tipps:

1. Sie selbst haben Einfluss darauf, wie viele E-Mails und Nachrichten Sie bekommen!
   Senden Sie selbst weniger E-Mails/Nachrichten und schränken Sie den Kreis der Empfänger ein. Widerstehen Sie der Versuchung, E-Mails/Nachrichten nur mit einem Wort zu schicken, wie beispielsweise „Danke“! Benutzen Sie den »Allen antworten«-Button nicht! Es sei denn, es müssen wirklich alle wissen, was Sie zu sagen haben. Verlassen Sie sich nicht auf E-Mails, um große Entscheidungen zu treffen oder komplexe Probleme zu lösen. Das führt nur zu einem endlosen Hin und Her. Lernen Sie zu unterscheiden, welche Dinge Sie besser persönlich klären oder per E-Mail. Indem Sie selbst ein gutes E-Mail-Management anwenden werden Sie andere ermutigen, nur E-Mails zu schicken, wenn es wirklich nötig und angebracht ist.
2. Benachrichtigungsfunktion ausschalten und Bearbeitungszeiten festlegen!
   E-Mail dient Ihnen, nicht umgekehrt. Schalten Sie den Alarm, die automatische Meldung bei ständig ankommenden Nachrichten aus, damit Sie nicht immer wieder aus Ihrem Arbeitsrhythmus, aus Ihrer Konzentration herausgerissen werden. Bündeln Sie Ihre E-Mail-Nachrichten-Bearbeitung und legen Sie Zeiten fest, in denen Sie Ihren Posteingang bearbeiten. Bestimmen Sie die Zeiten selbst, zu denen Sie E-Mails/Nachrichten beantworten. Das kann 1x in der Stunde oder 2x am Tag sein, je nach Job und Aufgabe. Am besten reservieren Sie morgens und abends eine entsprechende Zeit in Ihrer Tagesplanung. Widerstehen Sie der Versuchung, ständig das Postfach aufzurufen. Jeder braucht klar definierte (Arbeits-) Pausen.
3. Von Überflüssigem konsequent trennen! Werden Sie nicht zum Daten-Messie!
   Falls Sie Hunderte von E-Mails in Ihrem Posteingang, in Gesendete, Gelöschte und Unterordnern „bunkern“ – bitte sofort aufräumen!!! Sicherlich wollen Sie nicht den Eindruck erwecken ein Daten-Messie zu sein – oder? An Ihrem Haus haben Sie mit Sicherheit auch nicht Dutzende von Briefkästen, in denen Sie ab und zu Ihre Post sortieren oder schlimmer noch, tage- und wochenlang aufbewahren.
   * Filtern Sie unerwünschte Absender direkt heraus.
   * Bestellen Sie Rundbriefe und unnötige Nachrichten ab.
   * Vermeiden Sie nach Möglichkeit sich in cc setzen zu lassen.
   * Newsletter kündigen oder nach dem Lesen sofort zuordnen oder löschen.
   * Benachrichtigungen von (sozialen) Netzwerken per Mail abstellen.
   * Übersichtliche Struktur (nicht zu viele Unterordner!) anlegen, um Mails zu sortieren. Besser noch, sie sofort in ein festgesetztes Laufwerk / Verzeichnis kopieren und Mail dann löschen.
   Denken Sie daran, Ihr Postfach regelmäßig aufzuräumen bzw. zu löschen! Unterordner, Posteingang, Gesendete und Gelöschte Objekte dann außerhalb der Tagesarbeit komprimieren. Das räumt nicht nur auf, sondern macht das Postfach zusätzlich kleiner und schneller. Wenn Sie das nicht tun, wird Ihr Postfach irgendwann überlaufen und nichts geht mehr. Sie benötigen dann bedeutend mehr wertvolle Arbeitszeit, als für das konstante Aufräumen! Übrigens werden in Unternehmen alle E-Mails automatisch auf Server jahrelang gespeichert.
4. Die aktuellste E-Mail immer zuerst lesen und E-Mail nur 1 x öffnen!
   Ist die Mail geöffnet sofort eine Entscheidung treffen, was damit zu tun ist. Auf der Stelle ausdrucken oder beantworten oder weiterleiten oder in einen digitalen Ordner kopieren und/oder löschen. Erinnerung in den elektronischen Kalender eintragen, was Sie später (Wiedervorlage) bearbeiten wollen. Setzen Sie sich dazu Termine! Alles, was nicht binnen 10 Minuten bearbeitet werden kann, wird terminiert. Der Absender erhält noch am selben Tag des Posteingangs eine Antwort, bis wann der Inhalt der E-Mail bearbeitet wird. Beispielsweise „Sie erhalten die gewünschten Unterlagen bis kommenden Freitag um 14.00 Uhr“. Dass Sie das einhalten, versteht sich von selbst. Im Posteingang sollten am Ende eines Tages gar keine oder nicht mehr als 3 E-Mails sein!
5. Mails in Ordnern/Verzeichnisse sortieren!
   Ein- und ausgehende Mails werden grundsätzlich nach den Richtlinien des Unternehmens entsprechend gespeichert. Für die Bearbeitung/Sortierung der Mails können Sie sich in Ihrem Postfach (nicht zu viele) sinnvolle Unterordner einrichten, in die neue Nachrichten verschoben werden. Welche Ordner nötig sind, überlegt sich jeder selbst, je nachdem, welchen Job und welche Aufgaben er hat. Der Posteingang sollte aufgeräumt und in diese Ordnerstruktur einsortiert werden. Damit nicht bald wieder Chaos herrscht, muss man das Sortieren beibehalten. Nichtdestotrotz müssen wichtige Mails aber entsprechend den Firmenrichtlinien (zusätzlich) in das festgelegte Laufwerk/Verzeichnis kopiert/eingestellt werden, damit andere Mitarbeiter im Netz, zur Erfüllung ihrer Aufgaben, Zugriff auf diese Daten haben. Da kein anderer an Ihr Postfach kann, liegt es in Ihrer Verantwortung, Ihren E-Mail-Schriftverkehr dementsprechend zugänglich zu machen, damit dem Unternehmen kein Schaden durch Vorenthalten von Informationen entsteht. Ihr Firmen-E-Mail-Postfach ist kein Aktenschrank und kein isolierter Datenspeicher!
6. Inhalte klar formulieren! Formulieren Sie immer sorgfältig!
   Inhalte einer E-Mail sind oft unklar formuliert. Also muss man nachfragen, was wieder per E-Mail erfolgt. Missverständliche Formulierungen wie: „Könnten Sie bitte …?“ sollten durch klare Ansagen wie: „Bitte erledigen Sie folgenden Auftrag bis zum …“ ersetzt werden. Je klarer, desto weniger Missverständnisse, denn eine E-Mail bietet weder Mimik noch Gestik, sondern nur Text. So kann einiges hineingelesen werden, was gar nicht gemeint ist. Es kommt darauf an, wie eine E-Mail verfasst ist! Am besten kurz, informativ, mit klarem Betreff, sofort zur Sache kommend, ohne Schnickschnack und unverständliche Abkürzungen. Wenn Sie beim Formulieren die wichtigsten E-Mail-Regeln befolgen, hat Ihre elektronische Post beim Empfänger garantiert gute Karten. Alle Zeit, die Sie darauf verwenden, eine E-Mail klar und deutlich zu formulieren, ist gut angelegt. Sie sollten sich diese Zeit nehmen, wie Sie es auch bei einem Brief auf Papier tun würden. Ein Sachverhalt = 1 E-Mail. Mehrere Sachverhalte = mehrere E-Mails. So wird nichts vergessen. Setzen Sie Textbausteine und Muster-E-Mails ein, wenn es nur um kurze Mitteilungen geht und Sie ein Routineschreiben vertreten können.

7. Mehr direkte Absprachen! Oft klärt man es schneller per Telefon!
   Bitte stellen Sie sich generell die Frage, ob eine E-Mail nötig ist oder ob man den Sachverhalt auch am Telefon oder im persönlichen Gespräch (schneller) klären kann. Über eine E-Mail sollten nur Fakten und Sachverhalte, die nicht weiter zu diskutieren sind, verschickt werden. Alles, was einer Abstimmung bedarf, sollte man direkt absprechen.
8. Jede E-Mail sollte wie ein offizielles Schreiben auf Papier behandelt werden!
   Also nicht einfach flüchtig etwas runterschreiben und versenden, sondern vor dem Senden noch einmal gründlich auf Rechtschreibfehler kontrollieren. Nachdenken, hat man alles Wichtige zum Thema gesagt. Mehrere Nachrichten zum gleichen Thema nerven. Korrekturlesen gilt auch für die Namen der Geschäftspartner. Wer den falsch schreibt, obwohl er in den meisten Fällen der Signatur oder E-Mail-Adresse zu entnehmen ist, wirkt unaufmerksam. E-Mails sollten kurz und bündig (aber nicht unfreundlich) gehalten werden. Besonders im Job sind längere E-Mails zeitraubend, für den Empfänger und den Versender. Wer mehr zu sagen hat, macht das über das Telefon oder im persönlichen Gespräch.
9. Wichtig ist die Betreff-Zeile > aussagefähig + sinnvoll + kurz und knackig!
   Ihre E-Mail muss empfängerfreundlich gestaltet und geschrieben sein. Ihre Betreffzeile entscheidet, ob die Nachricht überhaupt gelesen wird. Wer keine aussagekräftige Betreffzeile liefert, kann sich gleich die ganze E-Mail sparen. Überhaupt keine Angaben im Betreff zu machen ist absolutes No-Go! Vermeiden Sie in der direkten Antwort Endlosketten! Wählen Sie einen neuen Betreff, sobald es um ein neues Thema geht. Versehen Sie Ihren elektronischen Brief mit einem aussagekräftigen (aber nicht endlosen) Titel. Der Betreff ermöglicht dem Empfänger Ihrer Nachricht einen effektiven Umgang damit. Ist der Betreff aussagekräftig, hat dies den Vorteil, dass die E-Mail nach Prioritäten geöffnet und bearbeitet werden kann. Bei der heutigen E-Mail-Flut ist ein Arbeiten nach Prioritäten unumgänglich. Deshalb: Erleichtern Sie dem Empfänger mit eindeutigen, kurzen Betreffs die bessere Verwaltung.
10. Richtiger Umgang mit „cc“-Feld.
    Finger weg, heißt es auch beim allzu beliebten Feld „cc“. Es werden zu viele Mitarbeiter in Kopie gesetzt, auch die, die nur am Rande mit einem Projekt oder einer Fragestellung zu tun haben. Es ist unsinnig, im Zweifelsfall zu sagen: „Ich habe es geschickt, ob ihr es dann lest oder nicht, ist nicht meine Sache“. Daher sollte man sehr genau überprüfen, wer eine Information wirklich als Kopie benötigt. Würde man all denjenigen auch einen Brief schicken oder sie wegen des Sachverhalts anrufen? Es gilt: Wer im „cc“ steht, erhält lediglich eine Information. Darauf wird nicht geantwortet.
11. Anlagen nur verschicken, wenn es nötig ist!
    Heute ist es ein Leichtes, an eine E-Mail noch Dateien anzuhängen. Dem Computer ist es egal, wie groß diese Dateien sind (wenn es keine interne Begrenzung geben sollte). Ob Sie eine große PowerPoint-Präsentation oder eine riesige Excel-Datei ergänzen, spielt dabei keine Rolle. Leider vergisst man dabei sehr oft, dass diese großen Dateien das Firmennetzwerk belasten. Denken Sie daran und hängen Sie nur dann Dateien an Ihre E-Mails, wenn der Empfänger diese wirklich benötigt und sie auch öffnen kann. Wenn Ihre Datei sehr groß ist, verkleinern („zippen“) Sie diese. Diesbezüglich auf firmeninterne Anweisungen achten.
12. Knigge im täglichen E-Mail-Verkehr. Bildung lässt sich nicht downloaden!
    Die Kommunikation per E-Mail (beruflich) und per WhatsApp (privat) ist inzwischen üblicher als der herkömmliche Brief. Geschrieben wird was das Zeug hält. Bei einem Brief zerbricht man sich eher den Kopf was man wie schreibt. Nur per E-Mail und per WhatsApp geht’s meistens ruckzuck. Hier besteht die Gefahr, dass um der Schnelligkeit willen einige Gesetze, Empfehlungen, Regeln oder Höflichkeitsformeln missachtet werden! Aber: Höflichkeit, Korrektheit, sinn- und stilvoller Umgang sollten auch im digitalen Zeitalter fester Bestandteil einer kultivierten Kommunikation sein. Was in der brieflichen Korrespondenz gute Sitte ist, gilt auch für E-Mails und WhatsApp-Nachrichten. Eigentlich reden wir hier über Selbstverständlichkeiten. Doch immer weniger Teilnehmer am E-Mail-/WhatsApp-Verkehr wissen was sich gehört! Vermeiden Sie ebenfalls die ausschließliche Kleinschreiberei oder in ganzen Sätzen nur Großbuchstaben! Das ist nicht nur irritierend, unhöflich und schwer zu lesen, sondern strengt den Empfänger auch unnötig an. Rechtschreibregeln gehören ebenfalls berücksichtigt. E-Mails/WhatsApp-Nachrichten zählen zur zwischenmenschlichen Kommunikation. Wie bei einem persönlichen Gespräch gelten auch hier bestimmte Höflichkeitsregeln.

Bitte beachten Sie folgende Höflichkeits-Basics:

• Eine Anrede muss immer sein!
  E-Mails sind so herrlich unkompliziert, außerdem soll es immer ganz schnell gehen … Leider bleibt dabei häufig eine ordentliche Anrede auf der Strecke. Sparen Sie wirklich Zeit, wenn Sie auf eine Anrede verzichten? Jedenfalls gehört zumindest in einer geschäftlichen E-Mail eine Anrede zum guten Ton – was für den Versand von internen und externen Mails gilt. Die Empfehlungen für E-Mail-Anreden stimmen mit denen für die Brief-Korrespondenz überein. Wenn Sie jemanden in einem herkömmlichen Brief nicht mit „Hallo, Herr Müller“ anreden würden, sollten Sie dies in einer E-Mail auch nicht tun.
  Ausnahme: Sie mailen mit einer Person in ständigem Wechsel (Ping-Pong-E-Mail), um einen Sachverhalt binnen kürzester Zeit zu klären. Ab Ihrer dritten Antwort würde ein “Sehr geehrter Herr Schneider“ albern und überflüssig erscheinen. Hier können Sie auf die Anrede verzichten.
• Grußformeln ohne Abkürzungen!
  Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem Gruß, wie Sie es auch in einem Brief tun würden. Setzen Sie dabei den Gruß mit einer Leerzeile vom Text ab. Verzichten Sie auf Abkürzungen wie etwa MfG. Selbst bei internen E-Mails hinterlässt ein MfG oft einen unhöflichen Nachgeschmack. Üben Sie sich im guten Umgangston, und nehmen Sie sich bei jeder E-Mail die Zeit für einen ausgeschriebenen Gruß. Richten Sie Ihre Signatur so ein, dass ein Gruß automatisch enthalten ist. Ausnahme: Sie stehen in direktem E-Mail-Online-Kontakt: Frage-Antwort-Frage-Antwort. In diesem Fall ist es natürlich nicht notwendig jedes Mal einen Gruß hinzuzufügen.
• Wann Sie Cc durch Bcc ersetzen sollten.
  Vielen ist lediglich das „Cc“ und nicht das „Bcc“ bekannt. „Cc“ bedeutet, dass jemand eine Kopie dieser E-Mail erhält. Die eingegebene E-Mail-Adresse ist dann sowohl für den Erst-Empfänger als auch für alle im „Cc“ eingegebenen Adressaten ersichtlich. Und das ist in vielen Fällen der Haken. Oft ist es unhöflich oder unangebracht die E-Mail-Adressen allen anderen zugänglich zu machen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie versenden per E-Mail eine Ausschreibung oder schreiben an Kunden und führen alle Adressen im „Cc“ auf. Das wäre nicht besonders intelligent, wenn deren E-Mail-Adressen herumgeschickt und anderen zugänglich gemacht werden. Außerdem nehmen Sie der E-Mail das Persönliche, wenn alle sehen können wie viele Adressaten noch angeschrieben wurden.
  Deshalb: Wenn Ihre E-Mail an mehrere Personen geschickt wird, die den Verteiler nicht kennen sollen, setzen Sie deren Adressen ins „Bcc“! (Blind Carbon Copy).
• Wenn Sie um etwas bitten, vergessen Sie nicht “Bitte” zu sagen!
  Wenn jemand etwas für Sie getan hat, tut es nicht weh sich zu bedanken. Es ist immer wieder erstaunlich, wie viele Personen, die im täglichen Umgang sehr zuvorkommend sind, bei elektronischer Post ihre guten Manieren vergessen.
• Liefern Sie genügend Informationen für eine Antwort!
  Wenn Sie eine Nachricht mit einer Frage verschicken, auf die Sie eine Antwort erwarten, stellen Sie sicher, dass Sie genügend Informationen bereitgestellt haben, die es dem Empfänger ermöglichen, die E-Mail überhaupt beantworten zu können. Wenn Sie beispielsweise anfragen: „Was ist mit meiner Bestellung passiert?“, tragen Sie nicht gerade dazu bei, dem Problem wirklich auf den Grund gehen zu können. Wenn Sie technische Fragen haben, fügen Sie immer eine genaue Problembeschreibung und die verwendete Programmversion bei. Wenn Sie Fragen an einen Lieferanten haben, achten Sie darauf, dass Sie die Bestellnummer, Ihren Namen und Ihre Firma sowie weitere Details angeben, die zur Nachverfolgung Ihrer Bestellung hilfreich sind.
• Erwarten Sie keine unmittelbare Antwort!
  Allein die Tatsache, dass Sie nicht sofort eine Antwort auf eine Nachricht erhalten, bedeutet noch lange nicht, dass der Empfänger Sie ignoriert. Es könnte einfach sein, dass er/sie gar keine Zeit hatte Ihre Nachricht auch nur zu lesen, geschweige denn zu beantworten. Gedulden Sie sich eine Weile. Falls Sie dringend auf eine Antwort angewiesen sind, erwähnen Sie dies in Ihrer Nachricht. „Für eine Rückmeldung bis 15:00 Uhr wäre ich Ihnen dankbar.“ Nicht immer erhält der Versender sofort eine Antwort. Auch wenn es dringend ist: Per E-Mail sollte nicht gedrängelt werden. Im Notfall besser anrufen, das beantwortet auch die Frage, ob der Adressat überhaupt da ist.
• Schicken Sie keine sensiblen Informationen!
  Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass E-Mails kein sicheres Medium sind. Es ist nicht sehr klug, persönliche oder sensible Informationen per E-Mail oder per WhatsApp zu versenden.

Der Mensch hat drei Wege klug zu handeln:
Erstens durch Nachdenken, das ist der Edelste.
Zweitens durch Nachahmen, das ist der Einfachste.
Drittens durch Erfahrung, das ist der Bitterste.
(Konfuzius)