- Feste Termine setzen.
Planen sie einen festen Termin ein, beispielsweise jeden Tag eine Stunde. Bis zu diesem Termin dürfen Sie Dinge, die nicht dringend sind, ohne schlechtes Gewissen aufschieben. Das hat auch den angenehmen Nebeneffekt, dass Sie den Kopf wieder für Wichtiges frei bekommen.
- Konsequent sein.
Ist es dann soweit, erledigen Sie die aufgeschobenen Dinge ohne Wenn und Aber. Halten Sie also Ihren Termin mit sich selber ein. Aber übertreiben (trödeln) Sie nicht: Ist die eingeplante Zeit abgelaufen, hören Sie auf und machen Sie beim nächsten Termin weiter.
- Sich motivieren.
Überlegen Sie sich etwas (Belohnung), dass Sie sich immer gönnen, wenn Sie den Termin mit sich selber eingehalten haben. Das können ein paar Pralinen sein, ein Spaziergang oder ein Besuch im Kino – was immer Sie erfreut.
Beispiel: Ein Papierstapel hat sich trotz der besten Vorsätze angesammelt. Statt zu versuchen die Unterlagen an einem Tag komplett abzulegen, nehmen Sie sich vor, erst einmal vorzusortieren oder nur die Buchstaben A bis D abzulegen. Das nimmt der Aufgabe den Schrecken, lässt Sie Ihr Ziel einfacher erreichen und motiviert zu weiteren Schritten.
Manche Tage scheinen wie verhext – da prasseln unangenehme Aufgaben nur so auf Sie nieder. Eine natürliche und nachvollziehbare Reaktion wäre die, Unangenehmes anzusammeln. Doch genau das gilt es zu vermeiden. Ansonsten wächst der Stapel mit den (ungeliebten) Aufgaben ins Uferlose. Und ganz nebenbei verlieren Sie Ihre Prioritäten aus den Augen.
Tipp: Bei Schwierigkeiten mit der zeitnahen Erledigung von (unangenehmen) Aufgaben, nehmen Sie sich vor, jeden Tag ohne großes Zögern mindestens eine davon anzugehen. Wenn die Aufgabe erledigt ist, geht es Ihnen gleich viel besser. Sie werden sehen. Erfolgreiche Menschen unterscheiden sich von weniger erfolgreichen auch dadurch, dass sie weniger “offene Schubladen” haben. Mit diesen offenen Schubladen sind unerledigte Aufgaben gemeint, die meistens von den wirklich wichtigen Aufgaben ablenken.
Verlegte Papiere, vergessene Termine, Dutzende E-Mail-Benachrichtigungen, Dauergeklingeln von Telefon/Handy/Smartphone, nette Mitarbeiter/innen, die den Kopf zur Tür hereinstecken „kann ich mal kurz stören?“ oder freundlich, aber bestimmt an die stattfindende Besprechung erinnern, die man gerade im Begriff ist zu verpassen. So oder so ähnlich sieht oft unser Arbeitsalltag aus.
Am Ende eines Tages fragen wir uns dann, was wir heute eigentlich geschafft haben? Habe ich nur (schwer) gearbeitet oder war ich auch produktiv? Allerdings fragen wir uns das immer erst am Ende eines Tages – während des Tages denken wir nicht daran. Wir fühlen uns wichtig, so viele Menschen fragen uns, brauchen uns, warten auf unsere Informationen und Antworten. Wir sind unverzichtbar, ohne uns läuft nichts – wir sind wichtig. Und wichtig sein heißt in unserer Gesellschaft meistens erfolgreich sein. Beides wollen wir gerne: Wichtig und erfolgreich sein. Und so fällt uns erst beim dritten Verschieben des Abgabetermins auf, dass mit unserem Zeitmanagement etwas nicht stimmt.
Eine (Büro-) Organisation, die besser sein könnte; ein Zeitmanagement, das nicht immer so funktioniert wie es sollte; eine Ablage, die systematischer sein dürfte und eine Wiedervorlage, die einem Aktengrab mehr ähnelt als einer Arbeitshilfe. Ordnung? Fehlanzeige. Das eigentliche Problem dabei ist: Wie und wo lernen wir Büroorganisation? Büroorganisation ist ein Stiefkind unseres Bildungssystems! Dabei sollten diese wichtigen Themen: „Wie schaffe ich Ordnung auf meinem Schreibtisch, an meinem Arbeitsplatz und in meinem Kopf?“ eigentlich die Basis für jeden Schüler, Auszubildenden, Studenten, Mitarbeiter/innen und auch für Führungskräfte sein.
