Aktualisiert Juni 2023 – Thema: Manieren

Teil 2 von 3  (Teil 1)   Manieren statt Blamieren – Umgangsformen nicht nur fürs Business!

Mit einem respektvollen Umgang und guten Manieren erleichtern wir uns enorm das Leben. Desto besser wir die Spielregeln der guten Umgangsformen beherrschen, desto höher steigt unser Ansehen, wie auch unsere Chancen gesteckte Ziele zu erreichen.

Gute Umgangsformen – ein sehr komplexes Thema, bereits auf vielen tausend Seiten beschrieben. Ich möchte hier nicht zu sehr ins Detail gehen und spreche nur einige wesentliche Punkte an. Wenn Sie spezielle Fragen zu dem Thema haben, schreiben Sie mir einfach eine E-Mail.

»Gutes Benehmen setzt nur Kenntnis der Umgangsformen voraus.
Echte Höflichkeit dagegen ein feines, zartes und gewohntes Gefühl
des Wohlwollens gegenüber den Menschen.«
(C.A. Helvétius)

Auch wenn man es selber nicht bemerkt: Schlechte Manieren werden vom Gegenüber stets registriert und schaden einem früher oder später. Hier ein paar Beispiele, was immer und immer wieder missachtet wird:

A – N

Anrede
Auch wenn’s schwerfällt: Hat der/die Angesprochene einen Doppelnamen, sprechen Sie diesen immer in voller Länge aus. Ausnahme: Der Namensträger bietet Ihnen eine kürzere Variante an. Bei Menschen mit akademischen Graden ist der höchste akademische Grad der wichtigste: Herr/Frau Professor/in Dr. Martin Meier wird mit “Herr/Frau Professor/in Meier” angesprochen. Sie können das “Herr” oder „Frau“ nicht einfach weglassen.

Anrufbeantworter
Mailbox, Ansagegeräte und Warteschleifen können zum teuren (Lebens-) Zeitvertreib werden. Oft genug strapazieren sie auch unsere Geduld und Nerven. Darum gilt: Ihre eigene Ansage sollte sachlich, freundlich und relativ kurz sein und anbieten, eine Nachricht zu hinterlassen (vermeiden Sie bitte das Wort “Piepton”!). Einen Gruß und einen Dank für den Anruf nicht vergessen.
Wenn Sie selber eine Nachricht hinterlassen, beginnt diese nach dem Signalton. Fassen Sie sich bitte kurz > Name, Anliegen und Telefonnummer deutlich und langsam (!) nennen. Der Angerufene braucht Zeit zum Notieren – nicht alle sehen die Telefonnummer im Display.

Besprechungen
Immer gut vorbereitet in Besprechungen gehen! So zeigen Sie, dass Sie den Gesprächspartner respektieren. Merken Sie sich den Namen Ihres Gesprächspartners. Wenn Sie ihn nicht verstanden haben, fragen Sie gleich nach. Das ist besser, als ihn später nicht zu wissen.

Begrüßen
Aufstehen oder sitzen bleiben? Diese Frage stellt sich im Job meist gar nicht. Denn wer Besucher empfängt steht auf, um zu signalisieren: “Ich setze mich für Sie in Bewegung.” Außerdem kann so auf Augenhöhe gleichberechtigt kommuniziert werden. Falls Sie gerade ein Telefongespräch führen, das Sie nicht gleich unterbrechen können, so signalisieren Sie dem Besucher mit Gesten und Augen, dass er doch Platz nehmen möchte. Nach Beendigung des Gesprächs ist eine kurze Entschuldigung unerlässlich.
Die richtige Begrüßung: Sowohl Herren als auch Damen stehen bei der Begrüßung auf. Dass Damen bei der Begrüßung sitzen bleiben ist ein “alter Hut”. Geben Sie deutschen Gästen immer die Hand. Für andere Länder gelten andere Sitten. Nennen Sie Ihren Vor- und Zunamen. Das ist freundlicher und baut Distanz ab.
Gehen Sie auf dem Weg ins Büro/Betrieb getrost voran. Ihr Gast weiß nicht “wo’s langgeht”.
Warten Sie nicht vor der Toilette auf Besucher. Ihr Gast muss noch zur Toilette? Zeigen Sie sie ihm gegebenenfalls. Aber bleiben Sie nicht genau vor der Tür stehen, um ihn wieder abzufangen. Das ist unangenehm. Halten Sie sich lieber ein paar Meter entfernt auf.

Beschwerde (Stilvoll) gegen Unhöflichkeiten.
Situationen, in denen es häufig Grund gibt sich zu beschweren, entstehen beispielsweise auch auf Reisen. Hier einige Tipps, wie Sie sich stilvoll gegen unhöfliche Zeitgenossen wehren und sich erfolgreich beschweren:
Schnarcher: „Es tut mir leid Sie wecken zu müssen, aber Ihr Schnarchen wird für mich mit der Zeit unerträglich.“
Laute Unterhaltung oder Handygespräch: „Entschuldigen Sie bitte, dass ich Sie unterbreche. Wäre es Ihnen vielleicht möglich sich etwas leiser zu unterhalten. Ich möchte gerne lesen/arbeiten/schlafen.“
Eltern, die ihre Kinder nicht beschäftigen oder beruhigen wollen, die laut und tobend im Zug oder Flugzeug herumjagen: „Es tut mir leid, aber würden Sie bitte Ihr(e) Kind(er) beaufsichtigen und beschäftigen. Der Lärm hindert mich am Schlafen – und ich muss ausgeschlafen am Zielort ankommen. Würden Sie bitte Rücksicht darauf nehmen?“

Chaos
Wer Kundenkontakte oder Besucher im Homeoffice hat, sollte besonderen Wert auf ein gepflegtes Ambiente an seinem Arbeitsplatz legen. Ordnung oder Chaos rund um den Schreibtisch sagen einiges über das Gespür für Qualität und Professionalität eines Menschen aus. Schauen Sie sich einmal um: Dominieren als Wandschmuck die Urlaubskarten der lieben Kollegen? Wollten Sie nicht schon vor drei Monaten Ihre Telefonschnur/Kabel entwirren und die Papierberge sortieren? Und wie steht es mit den persönlichen Utensilien? Liegen sie irgendwo herum oder sind sie im Schrank verstaut?
Der Schreibtisch ist ein Arbeitsplatz, keine Dependance des Zuhauses. Persönliche Bekundung in Form von Figürchen und Muntermachern sind den Büronachbarn evtl. ein Dorn im Auge. Auch schmutzige Kaffeetassen und Essensreste auf dem Schreibtisch machen keinen guten Eindruck und sprechen für sich. Die Schubladen und Ablagen der anderen Mitarbeiter sind übrigens absolute Tabuzonen!

Dialog
Da die rein fachlichen Kenntnisse heutzutage etwas in den Hintergrund treten, bestimmen menschliche und kommunikative Möglichkeiten den Erfolg oder den Misserfolg eines Mitarbeiters im Unternehmen. Die zunehmende Mobilität erfordert auch, dass sich Menschen in verschiedenen Milieus bewegen müssen. So wird die Fähigkeit zum Dialog immer mehr ein Schlüssel zum Erfolg.

E-Mail, WhatsApp & Co.
Private Nachrichten am Arbeitsplatz können nervend bis lächerlich sein, falls jemand mitliest: “Sag mir doch mal schnell, dass du mich liebst!” Verirrte E-Mails, geknackte Passwörter – wie peinlich, wenn der unverblümte Schnack über Kollegen für alle sichtbar wird. Ganz davon abgesehen, werden in vielen Unternehmen alle E-Mails automatisch für etliche Jahre archiviert. Meistens sind private E-Mails verboten, könnten also auch eine Abmahnung mit sich bringen.

Entschuldigung
Wann ist eine Entschuldigung angebracht? Immer dann, wenn Sie ein gestörtes Verhältnis wieder in Ordnung bringen wollen. Die Ursachen für die Missstimmung können ganz unterschiedlich sein: Sei es, dass Sie einen anderen Menschen verletzt oder gekränkt haben oder dass Sie ihm/ihr auf irgendeine Weise Unannehmlichkeiten oder Schaden bereitet haben. Ob Sie dies bewusst oder unbewusst getan haben, spielt dabei keine Rolle. Die Kunst der Entschuldigung besteht darin, dass Sie
+ dem/der anderen höflich und rücksichtsvoll entgegenkommen,
+ Ihr Verständnis und Bedauern ausdrücken,
+ Ihre Versöhnungsbereitschaft signalisieren und
+ dabei trotzdem selbstbewusst und souverän wirken.
Worauf kommt es bei Ihrer Entschuldigung an? Überlegen Sie sich, was Sie sich wünschen würden, wenn Sie von einer anderen Person eine Entschuldigung erwarten. Sicherlich haben Sie in einer solchen Situation kein Interesse daran, dass sich der andere mit Ausreden aus der Affäre zu ziehen versucht oder gar zum Gegenangriff übergeht. Vielmehr hoffen wir doch auf ein offenes Fehlereingeständnis und auf ein Zeichen dafür, dass in Zukunft Besserung eintreten wird. Kurz: Wir wollen sehen und glauben, dass der andere uns und die Situation ernst nimmt und es mit seiner Entschuldigung auch ehrlich meint.
Der beste Zeitpunkt für eine Entschuldigung? Je eher Sie sich entschuldigen, desto besser. Warten Sie also nicht, bis der andere Ihre Entschuldigung einfordert. Je schneller Sie reagieren, desto weniger Zeit hat der andere, um sich in seinen Ärger hineinzusteigern. Und das wiederum ist eine gute Voraussetzung dafür, dass Ihre Entschuldigung auch akzeptiert wird. Wenn Sie sofort reagieren, können schon ein paar Worte als Entschuldigung ausreichen. Lassen Sie eine längere Zeit vergehen, kann der/die Betroffene bis dahin so missgestimmt sein, dass er/sie eine größere Geste von Ihnen erwartet.
Wie Sie bei Ihrer Entschuldigung Selbstsicherheit ausstrahlen? Sie brauchen bei Ihrer Entschuldigung nicht die Büßerhaltung einzunehmen. Aber auch eine zu lässige Haltung oder eine unbeteiligte Stimme sind nicht angebracht. Halten Sie sich bei Ihrer Entschuldigung bewusst gerade und aufrecht. Sehen Sie Ihr Gegenüber an und sprechen Sie mit fester, ernster Stimme. Dramatisieren Sie aber nicht, indem Sie sich mit Schuld überschütten. Bleiben Sie angemessen und ehrlich. So fühlt Ihr Gegenüber sich ernst genommen und kann die Aufrichtigkeit Ihrer Entschuldigung spüren. Und darauf kommt es ganz entscheidend an, damit Ihr Gegenüber Ihre Entschuldigung auch annimmt. Auf diese Weise werden Sie souverän und aufrichtig die Wogen wieder glätten.

(Geschäfts-) Essen
„Zeige mir wie Du isst, und ich sage Dir wer Du bist.“ Unsere Esssitten und Tischmanieren verraten sehr viel über uns. Gute Tischmanieren sind ein ganz wesentlicher Bestandteil der allgemeinen guten Umgangsformen und unverzichtbar.
Laden Sie selbst ein, haben Sie auch die Fäden in der Hand! Keine Experimente mit neuen Geschäftspartnern/Gästen bezüglich der Restaurantauswahl. Ein kleiner Teilnehmerkreis ist oft effektiver. Das Menü wählt meistens der Gastgeber aus. Bedenken Sie dabei abweichende Essensgewohnheiten Ihrer Gäste. Bei à la carte-Bestellungen die Gäste nicht über den Preisrahmen im Unklaren lassen. Über Geschäftliches erst reden, sobald man etwas Ordentliches im Magen hat (in Frankreich beispielsweise erst nach dem Hauptgang).

Handy/Smartphone
Outen Sie sich nicht als Handy-Junkie, sondern zeigen Sie auch Professionalität im Umgang mit Ihrem Mobiltelefon. Zum Beispiel auf der Straße, im Lokal oder im fahrenden Auto mit all den Nebengeräuschen zu telefonieren, ist eine Zumutung gegenüber dem Angerufenen. Zudem signalisiert es Desinteresse und Unwichtigkeit. Ganz davon abgesehen, dass es bei den gezwungenermaßen Mithörenden nervende Blicke dem Wichtigtuer gegenüber gibt.
AUSNAHME: Wenn Sie sich verspäten! Und wenn es nur fünf Minuten sind. Rufen Sie an und bitten um Entschuldigung! – Sollten Sie sich oft verspäten, denken Sie einmal über Ihr Zeitmanagement nach.
Smartphones gehören eingeschaltet nicht ins Restaurant! Und auf keinen Fall an Orten, an denen Menschen ihre Ruhe haben möchten, sich konzentrieren wollen oder müssen. Gute Restaurants sind darauf eingerichtet, Ihren dringenden Anruf am hinterlegten Handy entgegenzunehmen und Sie diskret herauszubitten.
Ihr privates Handy sollte im Büro auf gar keinen Fall klingeln. Und ein Vibrationsalarm ist unangebracht. Stellen Sie es aus oder höchstens auf lautlos.
Handys sind in Meetings ausgeschaltet. Da gibt es gar keine Diskussion. Wenn ein wirklich dringender Anruf erwartet wird, muss dies vor der Besprechung angekündigt werden. Wenn es klingelt, geht man sofort raus.
Man telefoniert auch nicht laut mit dem Handy, wenn andere Personen in der Nähe sind. Wenn man telefonieren muss, entfernt man sich in eine ungestörte „Ecke“! Achten Sie immer darauf, dass andere Personen NICHT belästigt bzw. zum Mithören gezwungen werden!
Und noch ein paar Unsitten: Sollten Sie nicht zu erreichen sein, gilt für den Text auf Ihrer Mailbox das Gleiche wie beim Anrufbeantworter. Nur eine Handy-Nr. zu hören (wer hat die schon im Kopf?) statt eines Namens, handelt unprofessionell. Und den Text in Deutsch und Englisch aufzusprechen, hat nur wirklich Sinn im internationalen Arbeitsumfeld. Sich beide Versionen anhören zu müssen nervt enorm. Vermeiden Sie im Geschäftsverkehr die “Trallalatöne” und “Trendtöne” auf Ihrem Handy. Spielen dürfen Sie zuhause.

Intim – Halten Sie Abstand.
Jeder Mensch hat eine Intimzone um sich herum (ca. 50 cm). Keiner mag es, wenn andere in diese Zone eindringen, ohne vorher eingeladen worden zu sein. Wenn so etwas passiert, versucht jeder sofort auszuweichen. Der Eindringling wird für seine unsensible Handlung missachtet. Halten Sie Distanz. Der “soziale Abstand” beträgt in Deutschland eine Armlänge, weniger ist Intimbereich! Gleiches gilt für persönliche Fragen: “Läuft’s jetzt wieder besser in deiner Ehe?”, hat am Arbeitsplatz nichts verloren. Schenkt Ihnen jemand Vertrauen, behalten Sie das für sich.
Machen Sie weder die Vorgesetzten noch die Kollegen zu Ihren Kumpeln. Freundliche Distanz und Contenance schafft das beste Arbeitsklima. Privates gehört in die Freizeit. Im Büro/Betrieb ist man zum Arbeiten da. Bleiben Sie mit den Kollegen so lange und mit so vielen wie möglich per Sie. Formeller Respekt erleichtert die Zusammenarbeit. Einem Vorgesetzten dürfen Sie nie das Du antragen, auch nicht als Frau. Seien Sie froh, wenn er es Ihnen nicht anträgt.

Kundengeschenk
Ein guter Kunde hat Geburtstag und Sie sollen mal wieder in letzter Minute die zündende Idee für ein passendes Geschenk haben? Da hilft eine VIP-Datei als Ideenfundus, in der bevorzugte Urlaubsziele, Hobbys, kulturelle, sportliche und literarische Vorlieben (und Abneigungen) festgehalten werden. Nie wieder bekommt dann ein Antialkoholiker eine Kiste feinsten Wein, nie wieder die ständig mit dem Gewicht kämpfende Ehefrau des Geschäftspartners die Trüffelmischung. Und zum runden Geburtstag schenken wir ab jetzt dem opernbegeisterten Jubilar kein Ticket für das Fußballendspiel mehr.

Lachen
Wer im Beruf vorankommen will, darf zum Lachen nicht in den Keller gehen. Humor ist auch als Karriere-Faktor wichtig. Aber bitte nicht den Firmenclown oder Witzeerzähler spielen! Humorvolle Mitarbeiter sind kreativer, weniger krank und bessere Teamarbeiter.

Mode   (Details siehe Outfit)
Anzüge/Kostüme/Kleidung mit extravaganten Schnitten und aus extremen Stoffen sind in den meisten Berufen nicht passend. Schnitte und Stoffe, die sich leicht von denen der Kollegen unterscheiden, sind optimal. Marineblau drückt am meisten Autorität aus. Anthrazit ist die zweitbeste Farbe. Abhängig vom Beruf sind auch andere Farben passend.

Nachzügler
Nachzügler und Zuspätkommer bei Meetings und anderen Terminen flott machen: Sagen Sie nur kurz “Guten Tag”, danach ignorieren Sie den Oft-Zuspätkommer für mindestens fünf Minuten. Auf keinen Fall geben Sie ihm eine Zusammenfassung des Geschehens. Bewährt hat sich auch, dass ihm alle wortlos zusehen, wie er sich setzt, seine Unterlagen ordnet usw. Hoffentlich lehrt ihn das Unbehagen, ab sofort pünktlich zu sein.

Namen vergessen?
Kaum hat Ihr Gegenüber seinen Namen genannt, haben Sie ihn schon wieder vergessen oder Sie haben ihn gar nicht richtig verstanden. Fragen Sie sofort nach! Entschuldigen Sie sich nicht, wenn Sie den Namen nicht verstanden haben. Schließlich hat der andere wahrscheinlich genuschelt oder zu schnell gesprochen oder nur seinen Nachnamen genannt. Sagen Sie besser: “Würden Sie mir bitte Ihren Namen noch einmal sagen?” Das ist neutral und freundlich. Und fragen Sie niemals wie “war” Ihr Name (Ihr Gegenüber lebt noch).

Fortsetzung > (3) Erfolg setzt Fachwissen, Benehmen, Höflichkeit und Taktgefühl voraus.